E-archivering
Veranker uitgaande documenten in een rechtsgeldig e-archief
Verspil geen tijd en talent aan papieren processen. Archiveer transactionele of juridische document rechtsgeldig in een cloud-based e-archief, gebouwd volgens het security-by-design-principe.
Bewaar uitgaande post automatisch in een e-archief
Zijn je medewerkers vaak meer bezig met papier archiveren dan met hun kerntaken? Sla facturen en documenten voortaan automatisch en rechtsgeldig op in een cloud-based e-archief dat met glans voldoet aan de Europese wetgeving. Archiveer uitgaande facturen en documenten automatisch voor een periode van minstens 10 jaar.
E-archiving: het einde
van archivering op papier
Vervang papieren processen en metershoge bananendozen door een geautomatiseerd elektronisch archief. Traceer elk document in een vingerknip via een geavanceerde zoekfunctie, ongeacht de manier waarop het werd verzonden. Hou altijd rechtsgeldige bewijslast achter de hand in geval van een betwisting of incident.
“Door al onze uitgaande documenten automatisch te archiveren loopt het AR-proces
veel vlotter en efficiënter.
Ook zijn we zeker dat het voldoet aan
alle wettelijke regels.”
Paperless administratie
Zeg vaarwel tegen kartonnen dozen en papier. Ga volledig ‘paperless’ en archiveer al je documenten digitaal. Handig, snel én milieuvriendelijk. Je documenten zijn altijd veilig, zelfs in geval van een brand of overstroming.
Vlot en makkelijk beheer
Breng eenheid en orde in je archiveringsstructuur. Stel duidelijke archiveringsregels in per entiteit, zoals documenttype, dossier, of andere parameters. Vind specifieke documenten in een handomdraai terug.
Rechtsgeldig e-archief
Voldoe aan alle Europese regels voor een rechtsgeldige archivering. Alle uitgaande documenten en bijbehorende documenten (papier en elektronisch verzonden) worden gearchiveerd voor een periode van minstens 10 jaar.
Voor zender én ontvanger
Zowel de verzender als de ontvanger hebben toegang tot het elektronisch archief. Documenten en facturen bekijken of downloaden kan makkelijk en snel via een gebruiksvriendelijk en gepersonaliseerd online portaal.
Certified legal signing
Documenten worden automatisch ondertekend en voorzien van een rechtsgeldig certificaat en timestamp erkend door de Belgische overheid. Elke betrokkene kan de geldigheid van de handtekening makkelijk verifiëren.
Archiveer elk document
Onze e-archiving-oplossing is geschikt voor elk type document waarvoor bewaartermijnen of wettelijke regels gelden. Denk aan contracten, facturen en creditnota’s, orders, attesten en certificaten, aanbestedingen en offertes, …
Flexibele oplossing
Wil je jouw uitgaande documentenstroom digitaliseren en automatiseren? Dankzij de modulaire structuur van Nymus X stap je in waar jouw grootste behoefte ligt. Het platform evolueert mee met de groei van je bedrijf.
Veilig gebruikersbeheer
Ken rechten toe aan gebruikers, zowel aan de kant van de zender als die van de ontvanger. Handig wanneer je bedrijf meerdere entiteiten heeft. Zodra de documenten in het archief staan, is een wijziging niet langer mogelijk.
Klaar om je processen
te automatiseren?
Maak elke digitale documentenstroom 10 keer efficiënter. Eerst zien en dan geloven? Boek een gratis demo en sta versteld van de mogelijkheden.