Le bon déroulement de la facturation est essentiel pour la trésorerie d’une entreprise. Cependant, dans certains cas, il peut s’avérer coûteux et fastidieux. De plus en plus d’entreprises choisissent donc la facturation numérique ou e-invoicing. Mais alors, quelle est la différence entre les deux ?
La différence entre les factures numériques et électroniques
Les factures numériques englobent toutes les formes de factures qui ne sont pas sur papier et sont lisibles par des personnes. En résumé : toute facture que vous pouvez envoyer, visualiser et traiter numériquement. Une facture électronique, en revanche, est préparée dans un format de données structuré, envoyée automatiquement et ensuite traitée électroniquement dans un système comptable.
Données structurées et données non structurées
Une facture électronique est un ensemble de données structurées dans un format EDI, UBL, XML ou autre. Les factures électroniques sont générées et envoyées sans intervention humaine. Comme la facture peut être envoyée directement à la comptabilité, le processus est rapide, peu coûteux, et la marge d’erreur est extrêmement faible.
En revanche, une facture PDF est un fichier de données non structuré, généré à partir de données saisies dans un ERP ou via un lien vers d’autres processus. Sur la base de ces données, le progiciel de gestion intégré crée la facture, qui est ensuite convertie en PDF et envoyée au client. Ce processus peut être entièrement automatisé par le biais d’une intégration ERP ou d’une API.
Attention : toutes les factures numériques ne sont pas identiques
La plupart des entreprises belges utilisent la facturation numérique. Pour ce faire, les grandes et moyennes entreprises optent généralement pour un système automatisé fourni par un prestataire de services de facturation. Mais pourquoi ce choix ?
L’intégrité et la garantie de l’authenticité de la facture sont des conditions essentielles pour qu’une facture numérique soit juridiquement valable. Malheureusement, un PDF « ordinaire » n’offre pas cette garantie, car il peut être modifié avec une certaine dextérité. De nombreuses entreprises ne respectent pas les règles sans le savoir, ce qui les rend vulnérables à la fraude.
Que vous choisissiez la facturation numérique ou l’e-facturation, un partenariat avec un fournisseur de services de facturation reconnuvous permet de garantir l’authenticité et l’intégrité des factures. Cela se fait en ajoutant automatiquement à chaque facture émise un horodatage et/ou un lien sécurisé vers un portail client en ligne. Dans les deux cas, la facturation légale est assurée à 100 %.
Two-corner contre four-corner
UUne facture numérique, que vous envoyez manuellement en pièce jointe à un e-mail ou via votre logiciel de comptabilité, est échangée par défaut entre deux parties distinctes. C’est ce qu’on appelle un modèle à deux coins. Dans ce modèle, l’expéditeur et le destinataire se mettent généralement d’accord (souvent tacitement) sur le format de la facture et la connexion technique.
En revanche, la facturation électronique utilise un modèle à quatre coins. Outre l’expéditeur et le destinataire, les fournisseurs de services de l’expéditeur (comme le fournisseur de services de facturation) et le destinataire font également partie du cycle. Cela inclut des acteurs tels que les prestataires de services de paiement, les services de relance ou les agences de recouvrement. Si le destinataire ne fait pas appel à un prestataire de services, on se retrouve alors avec un modèle à trois coins de facto.
Le grand avantage du modèle à quatre coins ? Il élimine toutes les charges administratives liées au processus de facturation, tant pour l’expéditeur que pour le destinataire. L’expéditeur envoie ses factures dans n’importe quel format, et le prestataire de services de facturation de l’expéditeur veille à ce que la facture parvienne automatiquement au destinataire dans le format souhaité.
Facturation électronique via le réseau européen Peppol
La facturation électronique s’effectue par l’intermédiaire du réseau PEPPOL, un réseau européen qui permet aux entreprises de se facturer mutuellement à l’aide d’un protocole standardisé. L’avantage de ce système réside dans sa rapidité et dans le fait que le format de sortie de l’expéditeur peut être automatiquement traduit selon les exigences de forme du récepteur.
Les 5 points forts de la facturation électronique
- Traitement de tous les formats
- Échange de données en temps réel
- Délai d'exécution plus court par facture
- Gain de temps et réduction des erreurs
- Une solution à l'épreuve du temps
Les deux options présentent des avantages. Une entreprise qui n’envoie que des factures B2B peut préférer la facturation électronique. En revanche, une entreprise qui facture principalement des particuliers optera souvent pour la facturation numérique entièrement automatisée avec horodatage. Dans la pratique, de nombreuses entreprises choisissent un modèle hybride combinant facturation électronique et portail client numérique.
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