Glossaire

Accounts Payable (souvent abrégé en AP) signifie littéralement “les comptes à payer”. La comptabilité d’exercice traite donc de tous les montants dus aux fournisseurs pour des biens ou des services reçus mais non encore payés. La somme de tous les montants impayés dus aux fournisseurs est présentée comme le solde à payer dans le bilan. La fluctuation du total des AP par rapport à la période précédente apparaît dans le tableau des flux de trésorerie.

Accounts Receivable (AR) signifie littéralement “comptes à recevoir”. Le compte d’exploitation concerne donc les recettes ou les paiements en suspens qu’une entreprise recevra des clients qui ont acheté des biens ou des services à crédit (30 jours dans de nombreux cas). Tant que le paiement des biens ou des services n’a pas été effectué, les comptes débiteurs (CD) sont traités comme des actifs à court terme dans le bilan.

Une interface de programmation d’application (API) est une interface logicielle qui permet à deux applications, ensembles de données ou appareils de communiquer entre eux. La différence entre une API et un service web réside dans le réseau. Une API qui communique sur Internet sur la base du protocole REST ou SOAP est un service web. Une API qui communique via un autre réseau, par exemple un réseau interne, n’est pas un service web.

EDI signifie Electronic Data Interchange (échange de données électroniques) : l’échange électronique de données entre systèmes et applications. Il peut s’agir de données financières, logistiques ou commerciales, par exemple des factures, des contrats, des confirmations de commande ou des bons de livraison. La messagerie EDI suit une norme agréée de sorte que les systèmes logiciels des entreprises qui communiquent entre elles parlent le même langage numérique.

Un système d’archivage électronique est utilisé pour stocker, indexer, classer et gérer des documents et des données électroniques, tout en assurant leur préservation et leur intégrité tout au long de leur cycle de vie. Les archives numériques doivent répondre à des exigences légales strictes en ce sens que les données stockées ne peuvent être ni modifiées ni corrompues. Une sécurité stricte est également primordiale.

Une facture électronique est techniquement un fichier UBL ou XML structuré (et donc pas un e-mail avec pdf) envoyé d’une entreprise à une autre via le réseau sécurisé et réglementé de PEPPOL. La facturation électronique permet, à partir du système de l’expéditeur, de traiter électroniquement la facture dans l’autre système. Le processus de facturation électronique étant entièrement automatique, les erreurs humaines et les actions manuelles fastidieuses sont éliminées.

La facturation électronique, également connue sous le nom de facturation électronique, fait référence au processus d’envoi et de réception de factures au format électronique plutôt que sur papier. Le but de la facturation électronique est de simplifier et d’accélérer le processus de facturation entre entreprises.

Avec la facturation électronique, les données de facturation sont créées, traitées, envoyées et reçues électroniquement. Cela peut être fait dans divers formats standardisés, tels que PDF, XML ou d’autres formats d’échange de données électroniques.

Le modèle des quatre coins est appliqué à la facturation électronique. Outre l’expéditeur et le destinataire, le fournisseur de services de l’expéditeur (le fournisseur de services de facturation) et le(s) fournisseur(s) de services du destinataire font également partie du cycle de communication. Le modèle four-corner supprime toutes les charges administratives liées au processus de facturation, tant pour l’expéditeur que pour le destinataire. L’expéditeur envoie ses factures dans un format unique. Le prestataire de services de facturation veille à ce que la facture parvienne au destinataire dans le format souhaité.

Un fournisseur d’identité (IdP) est un service qui stocke et gère les identifiants de connexion numériques. Pensez à l’utilisation de vos identifiants de connexion à Google pour vous connecter à un autre service. Les entreprises font appel à un fournisseur d’identité pour donner à leurs employés ou à leurs utilisateurs l’accès aux ressources numériques. Avec un IdP, cet accès peut être géré en ajoutant ou en supprimant des autorisations. Un IdP s’accompagne invariablement d’une sécurité forte.

Il y a interopérabilité lorsqu’un système, un produit ou une organisation peut fonctionner avec d’autres systèmes, produits ou organisations indépendants (aujourd’hui ou à l’avenir) sans aucune restriction d’accès ou de mise en œuvre. Cette compatibilité mutuelle facilite la création d’un réseau et l’échange de données provenant de différents programmes. Il utilise des normes ouvertes. XML et SQL ne sont que deux exemples de formats de données et de protocoles couramment utilisés.

Les factures sont stockées sur un serveur accessible depuis la Belgique, même si le serveur est situé à l’étranger. Ils peuvent être facilement lus via une fonction de téléchargement et des aperçus dans les archives. L’identité de l’émetteur des factures et leur contenu, y compris les montants et les dates, ne peuvent plus être modifiés. Chaque facture possède également une authenticité démontrable, par exemple grâce à des filigranes et des numéros de document uniques.

La plate-forme Mercury est la salle de courrier électronique pour toutes les factures électroniques envoyées par des entreprises ou des organisations aux institutions publiques belges. La plateforme est responsable du transfert des factures électroniques entre les logiciels des fournisseurs et ceux des administrations et des services publics. Les fournisseurs publics qui ne pratiquent pas encore la facturation électronique disposent également d’un portail web qui leur permet d’envoyer manuellement des factures électroniques dans le format structuré (obligatoire).

Le terme “Order-to-cash” ou O2C fait référence au système de gestion des commandes d’une entreprise, depuis le moment où un client passe une commande jusqu’à son exécution. De nombreuses entreprises consacrent beaucoup d’énergie à l’optimisation du cycle O2C, car il peut affecter les opérations de l’ensemble de l’entreprise : de la chaîne d’approvisionnement à la gestion des stocks et au flux de trésorerie. S’il y a un goulot d’étranglement quelque part, cela peut créer des problèmes pour d’autres unités. Un cycle O2C lubrifié est donc également crucial pour une bonne expérience client.

Le réseau PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) permet aux entreprises d’échanger entre elles des documents électroniques standardisés. Vos dossiers et ceux du destinataire sont-ils enregistrés sur le réseau ? Vous pouvez ensuite envoyer une facture électronique directement depuis vos comptes vers les comptes du destinataire. Cela permet d’éviter les erreurs humaines et de garantir que les factures électroniques sont automatiquement introduites dans les dossiers dans la plupart des cas.

PEPPOL-participants. Entités participant au réseau PEPPOL. Cela inclut l’expéditeur et le destinataire des factures et des documents d’achat.

SAML (Security Assertion Markup Language) est l’une des normes les plus populaires pour l’échange de données d’authentification. SAML permet une ouverture de session unique sécurisée. Les utilisateurs doivent s’authentifier une fois, après quoi ils n’ont plus besoin de se connecter. Un autre avantage clé est la fluidité de l’expérience utilisateur, grâce à l’accès rapide aux applications à l’aide d’un seul jeu d’identifiants.

Single Sign-On, ou SSO, signifie que les utilisateurs finaux n’ont à se connecter qu’une seule fois. Le logiciel SSO assure ensuite l’authentification automatique des autres applications. Les principaux avantages de l’authentification unique sont une sécurité très fiable, la simplicité pour l’utilisateur final et la réduction des pertes de temps dues à la réinitialisation des mots de passe ou aux demandes d’assistance. La solution SSO est souvent associée à une authentification à deux facteurs.

L’authentification à deux facteurs ou 2FA est une méthode de vérification de l’identité d’un utilisateur. Ce faisant, vous devez franchir avec succès deux étapes à chaque fois pour accéder à quelque chose. La première étape consiste généralement à saisir un nom d’utilisateur et un mot de passe. La deuxième étape peut varier, par exemple un code PIN ou SMS. L’application d’authentification à deux facteurs la plus utilisée au monde ? Google Authenticator.

Avec la popularité croissante de la signature électronique, l’horodatage est plus pertinent que jamais. Le mécanisme d’horodatage associe une date et une heure à une donnée informatique et précise le moment où une action a été effectuée. Cela permet aux entreprises, par exemple, d’enregistrer le moment où une facture ou un contrat est signé, ou de réduire la responsabilité potentielle lorsqu’il s’agit de transactions sensibles au facteur temps. Dans ce contexte également, il est très important que l’horodatage soit correctement sécurisé.

Une facture papier ou une facture PDF est échangée par défaut entre deux parties. C’est ce qu’on appelle un modèle à deux coins. Ce faisant, les deux parties conviennent (souvent tacitement) du format de la facture et de la connexion technique. La facturation électronique utilise un modèle à quatre coins. Outre l’expéditeur et le destinataire, le prestataire de services de l’expéditeur (le prestataire de services de facturation) et les prestataires de services du destinataire (logiciel ERP, prestataires de paiement, etc.) font également partie du cycle.

UBL (Universal Business Language) est une bibliothèque ouverte de documents commerciaux XML conçus pour la correspondance nécessaire dans les domaines de l’approvisionnement et du transport. Le format électronique UBL permet l’échange international de documents commerciaux tels que les bons de commande et les factures, ce qui améliore la coopération entre les fabricants, les fournisseurs, les grossistes et les détaillants. En effet, ils peuvent aligner électroniquement leurs processus.

XML (Extensible Markup Language) est un langage informatique utilisé depuis 1998 pour simplifier l’échange de données sur Internet. Il s’agit d’une syntaxe standard du W3C (World Wide Web Consortium) qui permet de représenter des données structurées sous forme de texte brut. En termes de fonction et de structure, le XML est assez proche du HTML, mais il s’agit d’un langage amélioré et plus ouvert qui permet la création de nouvelles balises (markup). Les fichiers XML sont souvent utilisés pour la facturation électronique.