Glossaire

Les comptes fournisseurs (souvent abrégés en AP pour ‘Accounts Payable’) désignent les montants que l’entreprise doit encore payer à ses fournisseurs pour des biens ou services reçus mais non réglés. Ces créances apparaissent au bilan sous la rubrique ‘solde à payer’. Les variations du total des comptes fournisseurs par rapport à la période précédente sont indiquées dans le tableau des flux de trésorerie.

Les comptes clients (Accounts Receivable – AR) désignent les créances d’une entreprise. Ils comprennent les montants que l’entreprise doit recevoir de ses clients pour des biens ou services achetés à crédit (généralement à 30 jours). Tant que le paiement n’a pas été effectué, ces créances sont considérées comme des actifs à court terme dans le bilan.

Une interface de programmation d’application (API) est un ensemble de règles et de protocoles permettant à deux applications, ensembles de données ou dispositifs de communiquer entre eux. La principale différence entre une API et un service web réside dans leur mode de communication. Une API qui utilise les protocoles REST ou SOAP pour communiquer via Internet est considérée comme un service web. En revanche, une API qui fonctionne sur un autre type de réseau, comme un réseau interne, n’est pas classée comme un service web.

EDI, ou Échange de Données Électroniques, désigne le transfert électronique de données entre systèmes et applications. Cela peut inclure des informations financières, logistiques ou commerciales, telles que des factures, des contrats, des confirmations de commande ou des bons de livraison. Les échanges EDI suivent des normes standardisées, garantissant que les systèmes logiciels des entreprises communiquent dans un langage numérique commun.

Un système d’archivage électronique permet de stocker, indexer, classer et gérer des documents et données numériques tout en garantissant leur intégrité et leur préservation tout au long de leur cycle de vie. Les archives numériques doivent respecter des normes légales strictes, ce qui implique que les données ne peuvent ni être modifiées ni corrompues. Une sécurité rigoureuse est également essentielle.

Une facture électronique est un fichier structuré au format UBL ou XML (et non un e-mail avec PDF) envoyé d’une entreprise à une autre via le réseau sécurisé et régulé de PEPPOL. Ce système permet de traiter la facture électroniquement depuis le système de l’expéditeur jusqu’à celui du destinataire. Grâce à l’automatisation du processus, les erreurs humaines et les tâches manuelles sont éliminées.

La facturation électronique, ou e-facturation, désigne le processus d’émission et de réception de factures sous forme électronique plutôt que sur support papier. L’objectif de la facturation électronique est de simplifier et d’accélérer le processus de facturation entre entreprises.

Avec la facturation électronique, les données sont créées, traitées, envoyées et reçues de manière entièrement numérique. Ce processus peut se dérouler dans différents formats standardisés, tels que le PDF, le XML, ou d’autres formats d’échange de données électroniques (EDI).

Le modèle des quatre coins s’applique à la facturation électronique. En plus de l’émetteur et du destinataire, ce modèle inclut également le prestataire de services de l’émetteur (le fournisseur de services de facturation) et celui ou ceux du destinataire. Ce modèle réduit les charges administratives liées au processus de facturation pour les deux parties. L’émetteur envoie ses factures dans un format unique, tandis que le prestataire de services de facturation s’assure que la facture parvienne au destinataire dans le format requis.

Un fournisseur d’identité (IdP) est un service qui stocke et gère les identifiants numériques de connexion. Par exemple, utiliser vos identifiants Google pour vous connecter à un autre service illustre bien le rôle d’un IdP. Les entreprises utilisent un fournisseur d’identité pour permettre à leurs employés ou utilisateurs d’accéder aux ressources numériques. Grâce à un IdP, cet accès peut être facilement géré en ajoutant ou supprimant des autorisations. Un IdP assure également un niveau élevé de sécurité.

L’interopérabilité se produit lorsqu’un système, un produit ou une organisation peut fonctionner de manière fluide avec d’autres systèmes, produits ou organisations indépendants, sans restrictions d’accès ou de mise en œuvre, que ce soit aujourd’hui ou dans le futur. Cette compatibilité permet de créer un réseau et de faciliter l’échange de données entre différents programmes. Elle repose sur l’utilisation de normes ouvertes, telles que XML et SQL, qui sont des exemples courants de formats de données et de protocoles.

Les factures sont stockées sur un serveur accessible depuis la Belgique, même si ce serveur est situé à l’étranger. Elles peuvent être facilement consultées via une fonction de téléchargement et des aperçus dans les archives. L’identité de l’émetteur ainsi que le contenu des factures, y compris les montants et les dates, sont immuables et ne peuvent plus être modifiés. Chaque facture possède également une authenticité vérifiable, par exemple grâce à des filigranes et des numéros de document uniques.

La plateforme Mercurius sert de hub pour toutes les factures électroniques envoyées par des entreprises ou des organisations aux institutions publiques belges. Elle assure le transfert des factures électroniques entre les systèmes des fournisseurs et ceux des administrations et services publics. Les fournisseurs publics qui n’utilisent pas encore la facturation électronique peuvent également accéder à un portail web qui leur permet d’envoyer manuellement des factures électroniques dans le format structuré obligatoire.

Le terme “Order-to-Cash” (O2C) désigne le processus de gestion des commandes d’une entreprise, depuis la réception de la commande par le client jusqu’à son exécution complète. De nombreuses entreprises investissent beaucoup d’efforts dans l’optimisation de ce cycle, car il impacte l’ensemble des opérations, de la chaîne d’approvisionnement à la gestion des stocks et au flux de trésorerie. Un goulot d’étranglement à une étape du processus peut entraîner des problèmes pour d’autres unités. Un cycle O2C fluide est donc essentiel pour garantir une expérience client de qualité.

Le réseau PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) permet aux entreprises d’échanger entre elles des documents électroniques standardisés. Vos dossiers et ceux du destinataire sont-ils enregistrés sur le réseau ? Vous pouvez ensuite envoyer une facture électronique directement depuis vos comptes vers les comptes du destinataire. Cela permet d’éviter les erreurs humaines et de garantir que les factures électroniques sont automatiquement introduites dans les dossiers dans la plupart des cas.

Les entités qui utilisent le réseau PEPPOL, y compris les expéditeurs et les destinataires de factures et de documents d’achat.

 Security Assertion Markup Language est l’une des normes les plus couramment utilisées pour l’échange de données d’authentification. Elle permet une authentification unique sécurisée, où les utilisateurs ne doivent se connecter qu’une seule fois pour accéder ensuite à plusieurs applications sans avoir à ressaisir leurs identifiants. Un autre avantage majeur est la fluidité de l’expérience utilisateur, grâce à un accès rapide aux applications via un seul jeu d’identifiants.

Le Single Sign-On (SSO) permet aux utilisateurs de se connecter une seule fois pour accéder à toutes les applications associées. Après cette connexion initiale, le logiciel SSO gère automatiquement l’authentification pour les autres applications. Les principaux avantages de l’authentification unique incluent une sécurité renforcée, une simplification de l’expérience utilisateur et une réduction des pertes de temps liées à la réinitialisation des mots de passe ou aux demandes de support. Le SSO est souvent combiné avec une authentification à deux facteurs pour une sécurité accrue.

 ou 2FA est une méthode de vérification de l’identité d’un utilisateur. Ce faisant, vous devez franchir avec succès deux étapes à chaque fois pour accéder à quelque chose. La première étape consiste généralement à saisir un nom d’utilisateur et un mot de passe. La deuxième étape peut varier, par exemple un code PIN ou SMS. L’application d’authentification à deux facteurs la plus utilisée au monde ? Google Authenticator.L’authentification à deux facteurs (2FA) est une méthode de vérification de l’identité qui exige que l’utilisateur passe par deux étapes distinctes pour accéder à un service. La première étape implique généralement la saisie d’un nom d’utilisateur et d’un mot de passe. La deuxième étape peut varier, comme un code PIN, un code envoyé par SMS, ou une confirmation via une application dédiée. Parmi les applications les plus populaires pour l’authentification à deux facteurs, Google Authenticator est largement utilisé.

Avec la montée en popularité de la signature électronique, l’horodatage devient plus crucial que jamais. Ce mécanisme associe une date et une heure précises à une donnée numérique, indiquant le moment exact où une action a été réalisée. Par exemple, il permet aux entreprises de consigner la date de signature d’une facture ou d’un contrat, et de limiter la responsabilité dans des transactions où le facteur temps est essentiel. Dans ce contexte, il est également crucial que l’horodatage soit correctement sécurisé.

Par défaut, les factures papier ou PDF sont échangées selon un modèle à deux coins, où les deux parties conviennent souvent tacitement du format de la facture et de la connexion technique. En revanche, la facturation électronique repose sur un modèle à quatre coins. Ce modèle inclut non seulement l’expéditeur et le destinataire, mais également le prestataire de services de l’expéditeur (le fournisseur de services de facturation) et les prestataires de services du destinataire (tels que les logiciels ERP, les prestataires de paiement, etc.), qui participent également au cycle de facturation.

Universal Business Language est une bibliothèque ouverte de documents commerciaux en XML, conçue pour faciliter les échanges dans les domaines de l’approvisionnement et du transport. Le format UBL permet l’échange international de documents commerciaux tels que les bons de commande et les factures, renforçant ainsi la coopération entre fabricants, fournisseurs, grossistes et détaillants. Grâce à UBL, ces acteurs peuvent synchroniser électroniquement leurs processus.

Extensible Markup Language est un langage informatique utilisé depuis 1998 pour faciliter l’échange de données sur Internet. Il s’agit d’une norme du W3C (World Wide Web Consortium) qui permet de représenter des données structurées en texte brut. Bien que similaire au HTML en termes de fonction et de structure, XML est un langage plus flexible et ouvert, permettant la création de balises personnalisées. Les fichiers XML sont couramment utilisés dans la facturation électronique en raison de leur capacité à structurer et à échanger des informations de manière standardisée.