Le bon déroulement de la facturation est essentiel à la trésorerie d’une entreprise. Cependant, dans certains cas, il s’agit également d’un processus coûteux et fastidieux. De plus en plus d’entreprises optent donc pour la facturation numérique ou e-invoicing. Mais encore une fois, quelle est la différence entre les deux ?
La différence entre les factures numériques et électroniques
Sous les factures numériques comprennent toutes les formes defactures qui sont ne sont pas sur papier et lisibles par des personnes. En bref : toute facture que vous pouvez envoyer, visualiser et traiter numériquement. Unefacture électronique est une facture préparée dans un format de données structurées, est envoyé automatiquement et ensuite traitées électroniquement dans un système comptable.
Données structurées et données non structurées
Une facture électronique n’est rien d’autre qu’un ensemble de données structurées dans un format EDI, UBL, XML ou autre. Les factures électroniques sont générées et envoyées sans intervention humaine. Comme la facture peut être envoyée directement à la comptabilité, le processus est rapide, peu coûteux et la marge d’erreur est extrêmement faible.
Une facture PDF est un fichier de données non structuré, alimenté par des données saisies dans un ERP ou via un lien vers d’autres processus. Sur la base de ces données, le progiciel de gestion intégré crée la facture, qui est ensuite convertie en PDF et envoyée au client. Ce processus peut être entièrement automatisé par le biais d’une intégration ERP ou d’une API.
Attention : toutes les factures numériques ne sont pas identiques
La plupart des entreprises belges utilisent la facturation numérique. Pour ce faire, les grandes et moyennes entreprises optent généralement pour un système automatisé par l’intermédiaire d’un prestataire de services de facturation. Mais pourquoi ce choix ?
L’ intégrité et la garantie de l’authenticité de la facture sont des conditions essentielles pour qu’une facture numérique soit juridiquement valable. Malheureusement, un PDF “ordinaire” n’offre pas cette garantie, car vous pouvez déjà le modifier avec un peu de dextérité. Tant d’entreprises ne respectent pas les règles sans le savoir. En outre, cela les rend vulnérables à la fraude.
Que vous choisissiez la facturation numérique ou l’e-facturation : en partenariat avec un fournisseur de services de facturation reconnu vous pouvez garantir l’authenticité et l’intégrité des factures en ajoutant automatiquement à chaque facture émise un horodatage et/ou un lien sécurisé vers un portail client en ligne. Dans les deux cas, la facturation légale est de 100 %.
Two-corner contre four-corner
Une facture numérique, que vous envoyez manuellement en pièce jointe à un e-mail ou via votre logiciel de comptabilité, est échangée par défaut entre deux parties différentes. C’est ce qu’on appelle un modèle à deux coins. Ce faisant, l’expéditeur et le destinataire se mettent d’abord d’accord (souvent tacitement) sur le format de la facture et la connexion technique.
La facturation électronique utilise un modèle à quatre coins. Outre l’expéditeur et le destinataire, le(s) fournisseur(s) de services de l’expéditeur (le fournisseur de services de facturation) et le destinataire font également partie du cycle. Pensez aux prestataires de services de paiement, aux services de relance ou à une agence de recouvrement. Si le destinataire ne fait pas appel à un prestataire de services, il existe de facto un modèle à trois coins.
Le grand avantage d’un modèle à quatre angles ? Il supprime toutes les charges administratives liées au processus de facturation, tant pour l’expéditeur que pour le destinataire. L’expéditeur envoie ses factures ponctuellement dans n’importe quel format. Le prestataire de services de facturation de l’expéditeur veille à ce que la facture parvienne automatiquement au destinataire dans le format souhaité.
Facturation électronique via le réseau européen Peppol
La facturation électronique se fait par l’intermédiaire du réseau PEPPOL, un réseau européen qui permet aux entreprises de se facturer mutuellement à l’aide d’un protocole standardisé. L’avantage de ce système réside dans sa rapidité, mais aussi dans le fait que le format de sortie de l’expéditeur peut être automatiquement traduit dans les exigences de forme du récepteur.
Les 5 points forts de la facturation électronique
- Traitement de tous les formats
- Échange de données en temps réel
- Délai d'exécution plus court par facture
- Gain de temps et réduction des erreurs
- Une solution à l'épreuve du temps
Les deux options présentent des avantages. Une entreprise qui n’envoie que des factures B2B peut préférer la facturation électronique. Pour une entreprise qui facture essentiellement à des particuliers, la facturation numérique entièrement automatisée avec horodatage est souvent la bonne solution. Dans la pratique, de nombreuses entreprises optent pour un modèle hybride et un portail client numérique.
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