Tous ceux qui envoient des factures via Peppol savent que le moindre écart de structure peut déjà entraîner un message d’erreur. Vous le remarquez en particulier sur les factures indiquant plusieurs pourcentages de TVA, par exemple 6 % et 21 %. En théorie, cela semble simple, mais dans la pratique, de nombreux points d’accès sont encore confrontés à ce problème.
Que pouvez-vous lire sur cette page ?
Codes TVA à Peppol
Une facture Peppol ne comprend pas simplement la TVA sur une ligne, mais par le biais d’une ventilation de la TVA par taux. Pour chaque taux de TVA utilisé, créez un TaxSubtotal séparé avec :
- Montant imposable: le montant total par taux (hors TVA).
- Montant de la taxe: le montant correspondant de la TVA
- Catégorie fiscale: le code et le taux de TVA corrects
| Codes TVA de Peppol | Signification |
|---|---|
| S | Standard (21%, 12% ou 6%). |
| AE | Indique que le taux normal de TVA est transféré au destinataire de la facture. |
| Z | Tarif zéro. |
| E | Exonéré d’impôt. |
| G | Exportation exonérée, pas de TVA. |
| O | Services hors du champ d’application de la taxe. |
| K | Exonération de la TVA pour les livraisons intracommunautaires de biens et les prestations de services dans l’EEE. |
Important : chaque TaxSubtotal contient des montants arrondis à deux décimales. Les points d’accès Peppol doivent le valider.
Comment construire une structure de TVA correcte à Peppol ?
Dans le cadre de Peppol, il est essentiel d’établir une cartographie correcte des catégories de TVA. Les codes fiscaux utilisés dans votre ERP doivent être correctement traduits dans les catégories fiscales Peppol et correctement placés dans l’UBL.
Le rôle d’un point d’accès ou d’un fournisseur de services est de traiter techniquement les données ERP fournies correctement et de les positionner dans l’UBL afin que la facture puisse être validée et délivrée via Peppol.
Ce qu’un point d’accès ne fait pas, c’est déterminer quelle catégorie de TVA s’applique à un produit ou à un service. Cette logique fiscale reste entièrement du ressort de l’entreprise elle-même. En d’autres termes, si les données de votre ERP sont correctement configurées, le point d’accès veillera à ce qu’elles soient correctement introduites dans le format Peppol.
Pourquoi les taux de TVA multiples posent-ils un tel problème à Peppol ?
Il est fréquent qu’une facture comporte des taux de TVA différents. Pensez à un fournisseur qui facture à la fois des produits alimentaires (6 %) et des matériaux d’emballage (21 %). Dans une facture PDF classique, vous placez simplement deux lignes de TVA l’une en dessous de l’autre, et c’est tout. Avec Peppol, cela fonctionne différemment.
Chaque facture dans Peppol est construite dans un format XML, basé sur le standard UBL (Universal Business Language). Cela signifie que les taux de TVA ne sont pas de simples lignes de texte, mais des éléments de données structurés.
C’est souvent là que le bât blesse : de nombreux points d’accès ne structurent pas ces données correctement, ce qui peut entraîner le rejet de la facture par le réseau ou par le destinataire.
En outre, la norme Peppol et la législation sur la TVA exigent que la TVA soit calculée et arrondie par catégorie sur la base de la somme des montants nets par catégorie de TVA. Concrètement, cela signifie que
Additionnez toutes les lignes de la facture à 21 % et calculez la TVA sur ces lignes.
Additionnez toutes les lignes de facture à 6 % et calculez la TVA sur ces lignes.
Vous éviterez ainsi des différences de cent entre les lignes individuelles et le montant total, ce qui pourrait entraîner des erreurs et des rejets.
Qu’en est-il des remises ? Lorsqu’une facture contient une remise, telle qu’un escompte, une remise commerciale ou une remise de quantité, la logique de la TVA doit être appliquée correctement par type de remise. Par exemple, une remise en espèces n’est pas traitée de la même manière qu’une remise commerciale et doit être structurée correctement dans l’UBL afin d’éviter les erreurs dans Peppol et la comptabilité.
En résumé : les taux de TVA et les remises multiples rendent une facture complexe, et un calcul correct de l’en-tête par catégorie de TVA ainsi qu’une logique de TVA correcte pour les remises sont essentiels pour que les factures Peppol soient conformes.
Quelles sont les erreurs de TVA les plus fréquentes à Peppol ?
Avec les factures Peppol, certaines erreurs de TVA courantes peuvent entraîner le rejet d’une facture :
Calculer la TVA à partir de la ligne et non de l’en-tête
→ Toujours calculer par catégorie de TVA sur la somme des lignes concernées. Par exemple : additionnez toutes les lignes à 21 % et calculez la TVA sur celles-ci, de même pour les lignes à 6 %. Dans le cas contraire, des différences de cent apparaissent entre les lignes et le total.La remise sur document n’est pas correctement répartie par taux de TVA
→ Une remise globale doit être répartie au prorata par taux de TVA ou appliquée entièrement à un taux de TVA.Code TVA erroné
→ Utilisez toujours la catégorie fiscale correcte. Un code incorrect entraîne des erreurs de validation et peut entraîner le rejet d’une facture.Plus de deux décimales
→ Peppol accepte jusqu’à deux décimales pour les montants de TVA. Seuls le prix et la quantité peuvent contenir plus de décimales.
Pour un être humain, ces détails peuvent sembler insignifiants, mais dans le cadre de l’UBL structurée de Peppol, ce sont des raisons suffisantes pour qu’un point d’accès rejette une facture lors de la validation.
Exemple de calcul
Situation
- Produit A : 2 × 100,00 € à 21 % de TVA
- Produit B : 3 × 50,00 € à 6 % de TVA
- Remise générale : 2%.
Calcul
- Catégorie de TVA (21%) 1 filet = €200.00 → TVA €42.00
- Catégorie de TVA (6%) 2 net = €150.00 → TVA €9.00
- Remise totale = 7,00
- Part de 21 % = 4,00 € de réduction
- Action de 6 % = 3,00 € de réduction
Après réduction
- Taux de 21% : net €196.00 → TVA €41.16
- Taux de 6% : net €147.00 → TVA €8.82
Totaux des factures
- Taxable = 343,00
- TVA = 49,98
- Total = 392,98
Cette facture est correctement validée dans Peppol, car chaque catégorie de TVA est ventilée séparément et arrondie à deux décimales.
Quel est le rôle du point d'accès ?
Un point d’accès garantit que les factures sont techniquement correctement traitées et échangées via Peppol. Cela signifie qu’un bon point d’accès vérifie que la structure UBL est valide avant d’envoyer une facture. Par exemple, les récapitulatifs de TVA sont automatiquement validés et il est vérifié que chaque pourcentage a été calculé correctement. La facture ne sera transmise que si elle est entièrement conforme à la norme Peppol BIS.
Notez que même si une facture est techniquement correcte, des erreurs de logique commerciale peuvent se produire. Par exemple : l’UBL peut être correcte, mais si les catégories de TVA dans le système ERP sont mal définies, ou si les montants sont incorrects, le client peut rejeter la facture ou des erreurs comptables peuvent se produire.
Par conséquent, lors du choix d’un point d’accès, il est important de prendre en compte à la fois la validation technique et la capacité à travailler avec des valeurs ERP correctement définies, afin que vos factures soient correctes à la fois sur le plan technique et sur le fond.
Que se passe-t-il lorsque les choses tournent mal ?
Peppol ne désapprouve pas les erreurs de TVA ou les factures; cette tâche incombe au point d’accès ou au prestataire de services. Dans un scénario idéal, lorsque vous voulez envoyer une facture et qu’elle contient des erreurs structurelles, votre propre point d’accès devrait la rejeter et vous fournir un retour d’information.
Avec Nymus, vous pouvez utiliser la plateforme Nymus pour visualiser toutes les factures rejetées, y compris les commentaires sur ce qui n’a pas fonctionné. Cela vous permet de trouver rapidement les factures qui nécessitent une correction manuelle.
Si une facture est techniquement correcte au sens de Peppol, mais que les montants ou les remises sont incorrects, elle peut tout de même être envoyée au client final. Dans ce cas, le client peut rejeter la facture ou des erreurs comptables peuvent survenir.
Il est donc important de choisir un point d’accès qui :
Valide que la facture est correctement construite selon les normes Peppol
Fournit des outils supplémentaires, tels qu’un outil AP pour vérifier les montants, les remises et les correspondances à trois voies.
Chez Nymus, nous proposons des solutions pour les factures entrantes et sortantes. C’est ainsi que vous détectez :
Paiements excessifs ou insuffisants sur les factures entrantes
Factures ne correspondant pas à la commande ou à la quantité livrée
Situations nécessitant une intervention manuelle
En bref : un point d’accès qui valide et fournit des outils intelligents permet d’éviter les erreurs, de gagner du temps et d’assurer la sécurité et l’efficacité de vos processus financiers.
Liste de contrôle : voici comment préparer une facture Peppol correcte
Spécifiez chaque catégorie de taxe séparément : assurez-vous que chaque taux de TVA est affiché correctement.
Utilisez la bonne catégorie de taxe : un code incorrect entraîne des erreurs de validation ou de comptabilité.
Calculer la TVA au niveau de l’en-tête : additionner toutes les lignes ayant le même taux de TVA avant de calculer la TVA.
Répartir les remises sur documents au prorata : répartir une remise globale sur les taux de TVA appropriés ou l’appliquer intégralement à un taux de TVA.
Arrondissez à 2 décimales : Peppol accepte jusqu’à 2 décimales.
Vérifiez le mappage ERP : assurez-vous que les codes fiscaux dans l’ERP sont correctement liés aux catégories fiscales de Peppol.
Validation de l’UBL par Nymus : cette procédure est spécifique aux clients de Nymus. Chaque UBL est vérifié avant d’être envoyé ou reçu via Peppol.
Principaux enseignements
Peppol est souvent présenté comme un « bouton que vous activez d’un seul clic », mais dans la pratique, il est souvent beaucoup plus complexe. En particulier pour les grandes entreprises disposant de plusieurs systèmes ERP, de structures de facturation complexes et d’un volume de facturation élevé.
Un point d’accès qui connaît bien la structure de la TVA à Peppol et la législation peut jouer un rôle crucial en évitant les erreurs et en veillant à ce que les processus se déroulent sans heurts.
Chez Nymus, nous sommes spécialisés dans les solutions de facturation électronique pour les grandes entreprises ayant des processus de facturation complexes, y compris le traitement correct des données de TVA dans Peppol afin que les factures soient correctes à la fois techniquement et financièrement.
Des questions sur Peppol ou sur le traitement de la TVA ? N’hésitez pas à nous contacter et nous verrons ensemble comment vos processus de facturation peuvent fonctionner parfaitement.
Questions fréquemment posées
FAQ
Existe-t-il une liste des codes TVA belges pour Peppol ?
Une vue d’ensemble peut être trouvée dans la liste de codes Peppol UNCL5305. Pour les exceptions ou les entrées spéciales, vous pouvez inclure l’explication dans le champ exemptionReason de l’UBL, comme vous le feriez pour un PDF.
Pouvez-vous combiner différents codes fiscaux, y compris "O" ?
Le code fiscal « O » (pas de TVA) ne peut pas être combiné avec d’autres codes fiscaux dans la même facture, car aucun numéro de TVA ne peut être associé à « O ». Parfois, le « E » est toléré avec le « O », mais les versions futures de Peppol assouplissent cette restriction.
Pouvez-vous comptabiliser les factures d'achat qui ne passent pas par Peppol ?
Oui, surtout pendant les trois premiers mois de l’année, si vous êtes vous-même actif sur Peppol et que les factures sont conformes aux règles habituelles en matière de TVA. Il suffit d’enregistrer correctement dans vos comptes.
Comment l'autoliquidation de la TVA est-elle affichée dans Peppol ?
Pour l’autoliquidation de la TVA, le code AE est utilisé avec une TVA de 0 %. Le traitement ultérieur (rapports, comptabilité) est effectué dans votre propre système.
Le numéro de TVA doit-il avoir un format exact ?
Oui, dans l’UBL, le numéro de TVA doit être transmis sans points ni espaces, par exemple : 0456758458.
Arrondir les décimales : au niveau détaillé ou au niveau total ?
L’arrondi à deux décimales est obligatoire au niveau de la ligne et de l’en-tête. Seuls le prix par unité et le nombre sont autorisés à avoir plus de décimales. Cela permet d’éviter les différences entre l’expéditeur et le destinataire.
Existe-t-il un champ pour les différences d'arrondi ?
Oui, Peppol dispose d’un champ pour arrondir les différences. Ce champ n’est souvent pas nécessaire en raison d’une faible tolérance, mais il peut être utilisé si la différence est plus importante et doit être explicitement signalée.
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