Chaque organisation en Belgique y sera tôt ou tard confrontée : la facturation électronique et les réglementations qui y sont liées. Que vous envoyiez des factures à l’administration ou à vos clients professionnels, l’utilisation correcte de cette norme détermine si vos factures peuvent être traitées automatiquement.
Dans cet article, nous expliquons ce qu’est exactement l’UBL BIS 3, pourquoi elle est importante pour les entreprises belges, comment le réseau Peppol joue un rôle à cet égard et comment vous assurer que votre organisation reste conforme, aujourd’hui et à l’avenir.
Que pouvez-vous lire sur cette page ?
Qu'est-ce que l'UBL BIS 3.0 ?
UBL signifie Universal Business Language (langage commercial universel) et BIS signifie Business Interoperability Specifications (spécifications d’interopérabilité commerciale). Ensemble, ils forment la structure standardisée des factures électroniques utilisées par Peppol et de nombreux réseaux européens. UBL BIS 3.0 est basé sur la norme européenne EN 16931 et définit comment les factures peuvent être traitées automatiquement par les humains et les logiciels.
Par exemple, une facture UBL BIS 3.0 contient :
- Données sur les clients et les fournisseurs
- Numéros de commande et de référence
- Codes et montants de TVA
- Conditions de paiement et coordonnées bancaires
- Lignes de facturation détaillées (InvoiceLine)
Pourquoi la BRI 3.0 est-elle importante pour les entreprises belges ?
Un PDF est certes joli, mais un ordinateur ne peut pas en faire grand-chose. UBL BIS 3.0 est lisible par une machine, ce qui permet aux systèmes ERP et comptables en Belgique de traiter les factures automatiquement. Cela évite les ressaisies manuelles, les erreurs et les retards.
En outre, BIS 3.0 est la norme au sein de Peppol, de sorte que lorsque vous facturez via ce réseau, il y a toujours un fichier UBL derrière. Cela garantit que vos factures peuvent être traitées automatiquement, quel que soit le logiciel utilisé par votre client ou votre fournisseur.
PDF et UBL : la différence
- PDF : visuel, lisible par l’homme, mais non traitable automatiquement.
- UBL : structuré, lisible par les logiciels, permet un traitement automatique.
Souvent, les entreprises combinent les deux : un PDF pour le contrôle visuel et un UBL pour le traitement automatique.
Structure et caractéristiques techniques
L’UBL BIS 3.0 spécifie, entre autres, ce qui suit :
- InvoiceTypeCode : par exemple, « 380 » pour une facture commerciale, « 381 » pour une note de crédit.
- CustomisationID : la spécification Peppol (urn:fdc:peppol.eu:2017:poacc:billing:3.0)
- ProfileID : le modèle d’utilisation (urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:fdc:peppol.eu:2017:poacc:billing:3.0)
- Identifiants uniques pour l’expéditeur et le destinataire, tels que les codes EDI ou GLN
- Lignes de facturation détaillées avec quantités, prix et taux de TVA
Conformité et avenir en Belgique
En Belgique, UBL BIS 3.0 est obligatoire pour la facturation B2G, et à partir du 1er janvier 2026 également pour la facturation B2B entre entreprises assujetties à la TVA. Les entreprises qui utilisent encore des versions antérieures d’UBL courent le risque que leurs factures ne soient pas acceptées automatiquement.
L’avantage du BIS 3.0 est qu’il est reconnu et normalisé au niveau international, ce qui facilite les échanges avec les clients et les fournisseurs des autres pays de l’UE.
Le format UBL évolue avec lui
L’une des principales caractéristiques de Peppol est qu’il s’agit d’une norme évolutive. Le format UBL peut intégrer de nouvelles spécifications, de nouveaux éléments ou de nouvelles règles à l’avenir pour mieux refléter la législation, les besoins pratiques ou les développements technologiques.
Pour les entreprises belges, cela signifie :
- Maintenir le logiciel à jour: assurez-vous que votre logiciel de facturation ou d’ERP reçoit des mises à jour régulières qui prennent en charge les nouvelles spécifications de Peppol.
- Point d’accès Peppol flexible: choisissez un fournisseur qui évolue activement avec Peppol afin que de nouvelles règles soient automatiquement disponibles.
- Suivi des développements: restez informé des nouvelles versions ou des modifications apportées à Peppol, afin de pouvoir adapter les processus en temps utile.
En bref : travailler avec Peppol signifie construire sur une norme vivante. Ceux qui s’organisent bien sont toujours prêts pour les futures mises à jour et peuvent facilement intégrer de nouvelles fonctionnalités dans les processus de facturation.
Le rôle des points d'accès et des fournisseurs de services électroniques
De nombreuses entreprises ne réalisent pas encore qu’un point d’accès Peppol ne les décharge pas toujours de toutes les tâches. Certains points d’accès attendent de vous que vous fournissiez vous-même une facture UBL valide, agissant principalement comme un point de passage.
Conséquence : votre équipe informatique doit créer, maintenir et actualiser les fichiers UBL en fonction de l’évolution de la norme Peppol elle-même. Cela peut entraîner un surcroît de travail et toute erreur doit être résolue en interne.
Travailler avec un fournisseur de services électroniques fiable facilite grandement ce processus :
- Le fournisseur se connecte à votre système ERP, de comptabilité ou de facturation.
- Il garantit que l’UBL est automatiquement construit correctement, y compris toutes les spécifications de Peppol.
- L’envoi et la réception des factures se déroulent sans problème et sans erreur, sans que votre équipe informatique ne doive constamment veiller aux normes.
Actuellement, de nombreuses entreprises ne l’envisagent pas encore, car Peppol n’est pas encore obligatoire et le volume sur le réseau est relativement faible. En vous préparant dès maintenant, vous vous assurez que votre organisation est prête pour la croissance et les obligations futures, sans pression supplémentaire sur les équipes internes.
Conclusion
UBL BIS 3.0 n’est peut-être pas visible pour l’utilisateur final, mais elle est au cœur d’une facturation électronique efficace, automatique et sans erreur. Ceux qui travaillent déjà avec BIS 3 gagneront du temps, éviteront les erreurs et se conformeront aux futures obligations en Belgique et dans l’UE.
FAQ :
Cela dépend du logiciel de facturation ou du fournisseur que vous utilisez. Certains systèmes génèrent automatiquement un fichier UBL prêt pour Peppol, tandis que d’autres proposent un format différent. Dans ce cas, vous pouvez convertir vous-même le fichier en UBL ou travailler avec un fournisseur de services électroniques qui le fera automatiquement pour vous. De cette manière, vous pouvez être sûr que vos factures sont envoyées ou reçues correctement, sans travail supplémentaire pour votre équipe informatique.
Oui, elle est obligatoire pour la facturation B2G aujourd’hui et, à partir du 1er janvier 2026, également pour toutes les factures B2B entre les entreprises belges assujetties à la TVA.
Peppol BIS prend en charge les factures et les notes de crédit électroniques dans un format XML standardisé et lisible par machine.
- Conformité légale : les factures sont conformes aux réglementations belge et européenne.
- Moins de travail manuel : traitement automatique dans les systèmes ERP et comptables.
- Paiements plus rapides : les factures sont traitées plus rapidement.
- Facturation transfrontalière aisée : compatible avec les clients et les fournisseurs au sein de l’UE.
En maintenant les logiciels à jour, en travaillant avec un point d’accès Peppol flexible et en suivant les évolutions de Peppol. Un fournisseur de services électroniques peut vous décharger de la plupart de ces tâches, en veillant à ce que vous respectiez toujours les spécifications les plus récentes.
Oui. De nombreuses entreprises envoient un PDF pour le contrôle visuel et un UBL pour le traitement automatique. Vous disposez ainsi d’une facture lisible pour les personnes et d’une facture traitable pour les systèmes.
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