Lorsque les entreprises passent à la facturation électronique via Peppol, la question se pose tôt ou tard : puis-je envoyer des pièces jointes avec une facture électronique ? Pensez à un fichier Excel, à des bons de travail, à des feuilles de temps ou simplement à une copie PDF de la facture. Bonne nouvelle : oui, vous le pouvez. À condition de respecter certaines conditions.
Que pouvez-vous lire sur cette page ?
Comment cela fonctionne-t-il exactement ?
Les factures de Peppol sont envoyées dans un format structuré tel que l’UBL (Universal Business Language). Les pièces jointes ne sont pas envoyées « séparément » comme dans le cas d’un courrier électronique, mais sont techniquement intégrées dans le format XML de la facture. Cela se fait par le biais de l’encodage base64, où les fichiers tels que les PDF ou les ordres de travail sont convertis en texte afin qu’ils s’intègrent en toute sécurité dans le fichier XML. Pensez à :
- Une version PDF de la facture pour un contrôle visuel
- Un ordre de travail signé
- Un document d’enregistrement des temps ou d’achèvement
Le destinataire reçoit tout en un seul paquet structuré. C’est un grand avantage de travailler avec Peppol : la communication est entièrement numérique et structurée.
En savoir plus : Qu’est-ce que Peppol et comment fonctionne-t-il ?
Qu'est-ce que le cryptage base64 ?
Base64 est un moyen de traduire des fichiers binaires (tels qu’un PDF ou une image) en une chaîne de lettres et de chiffres qui peut être intégrée dans le fichier XML de la facture. Cela garantit que la pièce jointe peut être transmise correctement et en toute sécurité au sein du réseau Peppol.
Le logiciel que vous utilisez se charge automatiquement de cette conversion. Il est donc important que votre fournisseur de services ou votre point d’accès prenne en charge l’incorporation de base64, afin que vos pièces jointes parviennent effectivement au destinataire et puissent être traitées correctement.
Quelles sont les restrictions concernant les pièces jointes de Peppol ?
1. Limitation de la taille
La taille totale de la facture (y compris les pièces jointes) ne doit généralement pas dépasser 10 Mo. Cette limite est imposée par de nombreux points d’accès, dont celui de Nymus. À Peppol même, la limite des messages complets est d’environ 100 Mo, mais les points d’accès peuvent donc rejeter des volumes de fichiers inférieurs. Nous vous recommandons donc de ne pas envoyer plus de 10 Mo.
2. Types de fichiers :
Seuls les types de fichiers pertinents pour l’entreprise et techniquement supportés peuvent être ajoutés. Tenez compte de ce qui suit :
- PDF, XML, PNG, TXT
- XLS(X) peut, mais n’est pas toujours sûr – vérifiez avec votre client au préalable.
- Les ZIP ou les formats non lisibles sont souvent rejetés.
3. Pas de WeTransfer :
Peppol n’est pas une plateforme de partage de fichiers. Les pièces jointes doivent être fonctionnelles et directement liées au contenu de la facture.
Que diriez-vous d'une version PDF de la facture de Peppol ?
Certaines entreprises aiment inclure un PDF pour vérification humaine. Techniquement, c’est possible, mais.. : Dans Peppol, ce sont les données structurées du XML qui priment, et non le PDF.
Le destinataire n’a donc aucune obligation de faire quoi que ce soit avec le PDF. Considérez-le comme un supplément visuel, mais pas comme le document officiel.
Cela signifie également que vous n’archivez pas le PDF, mais plutôt l’UBL puisqu’il s’agit du document officiel.
Que se passe-t-il si mon client demande une pièce jointe ?
Dans ce cas, il est important que
- Votre logiciel de facturation électronique (comme celui de Nymus) prend en charge les pièces jointes suivantes
- Votre point d’accès les structure correctement dans l’UBL
- Vous savez quels types sont autorisés par le récepteur
Chez Nymus, par exemple, nous pouvons paramétrer certaines pièces jointes pour qu’elles soient automatiquement ajoutées aux factures sur la base de règles, de modèles ou d’exigences du client.
Les avantages de Peppol avec les pièces jointes
L’envoi de pièces jointes via Peppol présente plusieurs avantages par rapport aux envois manuels ou séparés :
1. Tout dans un seul fichier
La facture et les documents pertinents sont envoyés ensemble dans un paquet structuré. Plus d’e-mails ou de PDF séparés.
2. Moins d’erreurs et de malentendus
Les pièces jointes étant liées à la facture elle-même, elles ne se perdent pas et ne sont pas déconnectées. Votre client a toujours le bon contexte à portée de main.
3. Traitement plus rapide
Les systèmes comptables ou ERP peuvent reconnaître automatiquement les pièces jointes et les lier à la bonne facture. Cela accélère le traitement et réduit le travail manuel.
4. Meilleure piste d’audit
Toutes les informations sont regroupées dans un seul document numérique, ce qui garantit des enregistrements clairs et complets – utiles pour les audits ou les contrôles internes.
5. Une communication plus professionnelle
Vous montrez que votre processus de facturation est automatisé et fiable. C’est un atout, en particulier pour les clients qui veillent à la conformité.
Qu'est-ce que cela signifie pour votre processus de facturation ?
Devez-vous modifier votre processus de facturation ? Cela dépend de votre fournisseur de logiciel et de la manière dont vous utilisez Peppol. Avec la bonne configuration, vous pouvez Pièces jointes de Peppol automatiquement, directement à partir de votre logiciel de comptabilité.
Vous voulez en savoir plus ?
Vous voulez vous assurer que votre flux de facturation électronique est à l’épreuve du temps ? Inclure des pièces jointes, des remises ou des conditions supplémentaires ? Chez Nymus, nous sommes des spécialistes de la facturation électronique et de Peppol. Nous aidons les entreprises, étape par étape, à mettre en place un processus conforme et pratique.
N’hésitez pas à nous contacter pour une vérification de votre flux de factures actuel ou une démonstration.
Questions fréquemment posées
FAQ
Existe-t-il des règles pour l'envoi d'un PDF intégré dans Peppol ?
Le PDF n’est pas obligatoire. Plus de 10 % des fichiers UBL ne contiennent pas de PDF, ce qui signifie que certains destinataires ne peuvent pas lire la facture dans son intégralité. Choisissez un point d’accès qui génère automatiquement un PDF sur la base de l’UBL. Chez Nymus, nous créons un PDF par défaut afin que la facture soit toujours disponible dans son intégralité.
Puis-je mettre une facture en attente pour y ajouter une pièce jointe ?
Chez Nymus, cette fonctionnalité est disponible via le portail Nymus. Cependant, toutes les solutions
n’offrent pas la possibilité de mettre les factures en attente, de sorte que
peut varier d’un système à l’autre.
Pourquoi le numéro de facture diffère-t-il parfois en XML et en PDF ?
Le champ UBL <cbc:ID> définit le numéro de facture officiel de Peppol. Des préfixes ou des suffixes peuvent être attribués automatiquement aux PDF à des fins internes.
Les clients disent qu'ils n'ont pas reçu la facture. Que se passe-t-il alors ?
Vérifiez via les messages IMR/MLR si le point d’accès a reçu la facture. Chez Nymus, les clients peuvent consulter toutes les factures envoyées via le portail. Si une facture est répertoriée comme « envoyée », le problème se situe au niveau du système du destinataire.
Comment envoyer des conditions générales ?
Peppol prend en charge les pièces jointes au format PDF et le texte dans le champ <cbc:Note>. Les deux options sont conformes.
Est-il possible d'ajouter plusieurs pièces jointes à une même facture ?
Oui, une facture Peppol peut contenir plusieurs pièces jointes, pour autant que la taille totale du fichier ne dépasse pas les limites autorisées et que chaque pièce jointe soit correctement décrite. Mais dans la pratique, nous constatons que certains points d’accès n’acceptent qu’une seule pièce jointe.
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