Lorsque les entreprises passent à la facturation électronique via Peppol, la question se pose tôt ou tard : puis-je envoyer des pièces jointes avec une facture électronique ? Pensez à un fichier Excel, à des bons de travail, à des relevés de temps ou simplement à une copie PDF de la facture. Bonne nouvelle : oui, vous le pouvez. À condition de respecter un certain nombre de conditions.
Que pouvez-vous lire sur cette page ?
Comment cela fonctionne-t-il exactement ?
Les factures de Peppol sont envoyées dans un format structuré tel que l’UBL (Universal Business Language). Les pièces jointes ne sont pas envoyées « séparément » comme dans un courrier électronique, mais sont techniquement intégrées dans le format XML de la facture. Cela se fait par le biais de l’encodage base64, où les fichiers tels que les PDF ou les ordres de travail sont convertis en texte afin qu’ils s’intègrent en toute sécurité dans le fichier XML. Pensez-y :
- Une version PDF de la facture pour un contrôle visuel
- Un ordre de travail signé
- Un relevé de temps ou un document d’achèvement
Le destinataire reçoit tout en un seul paquet structuré. C’est un grand avantage de travailler avec Peppol : la communication est entièrement numérique et structurée.
En savoir plus : Qu’est-ce que Peppol et comment fonctionne-t-il ?
Qu'est-ce que le cryptage base64 ?
Base64 est un moyen de traduire des fichiers binaires (tels qu’un PDF ou une image) en une chaîne de lettres et de chiffres qui peut être intégrée dans le fichier XML de la facture. Cela garantit que la pièce jointe peut être transmise correctement et en toute sécurité au sein du réseau Peppol.
Le logiciel que vous utilisez se charge automatiquement de cette conversion. Il est donc important que votre fournisseur de services ou votre point d’accès prenne en charge l’intégration de base64 afin que vos pièces jointes parviennent effectivement au destinataire et puissent être traitées correctement.
Quelles sont les restrictions concernant les pièces jointes de Peppol ?
1. Limitation de la taille
La taille totale de la facture (y compris les pièces jointes) ne doit généralement pas dépasser 10 Mo. Il s’agit d’une limite utilisée par de nombreux points d’accès, dont celui de Nymus.
2. Types de fichiers :
Seuls les types de fichiers pertinents pour l’entreprise et techniquement supportés peuvent être ajoutés. Tenez-en compte :
- PDF, XML, PNG, TXT
- XLS(X) peut, mais n’est pas toujours sûr – vérifiez avec votre client au préalable.
- Les ZIP ou les formats non lisibles sont souvent rejetés.
3. Pas de WeTransfer :
Peppol n’est pas une plateforme de partage de fichiers. Les pièces jointes doivent être fonctionnelles et directement liées au contenu de la facture.
Que diriez-vous d'une version PDF de la facture de Peppol ?
Certaines entreprises aiment inclure un PDF pour vérification humaine. Techniquement, c’est possible, mais.. : Dans Peppol, ce sont les données structurées du XML qui priment, et non le PDF.
Le destinataire n’a donc aucune obligation de faire quoi que ce soit avec le PDF. Considérez-le comme un supplément visuel, mais pas comme le document officiel.
Cela signifie également que vous n’archivez pas le PDF, mais que vous archivez l’UBL puisqu’il s’agit du document officiel.
Que se passe-t-il si mon client demande une pièce jointe ?
Dans ce cas, il est important que
- Votre logiciel de facturation électronique (comme celui de Nymus) prend en charge les pièces jointes suivantes
- Votre point d’accès les structure correctement dans l’UBL
- Vous savez quels types sont autorisés par le récepteur
Chez Nymus, par exemple, nous pouvons paramétrer certaines pièces jointes pour qu’elles soient automatiquement ajoutées aux factures sur la base de règles, de modèles ou d’exigences du client.
Les avantages de Peppol avec les pièces jointes
L’envoi de pièces jointes par l’intermédiaire de Peppol présente plusieurs avantages par rapport aux envois manuels ou séparés :
1. Tout dans un seul fichier
La facture et les documents pertinents sont envoyés ensemble dans un paquet structuré. Plus besoin d’envoyer des courriels ou des PDF séparés.
2. Moins d’erreurs et de malentendus
Les pièces jointes étant liées à la facture elle-même, elles ne se perdent pas et ne sont pas déconnectées. Votre client a toujours le bon contexte à portée de main.
3. Traitement plus rapide
Les systèmes comptables ou ERP peuvent reconnaître automatiquement les pièces jointes et les lier à la bonne facture. Cela accélère le traitement et réduit le travail manuel.
4. Amélioration de la piste d’audit
Toutes les informations sont regroupées dans un seul document numérique, ce qui permet de disposer d’enregistrements clairs et complets, utiles pour les audits ou les contrôles internes.
5. Une communication plus professionnelle
Vous montrez que votre processus de facturation est automatisé et fiable. C’est un atout, en particulier pour les clients qui veillent à la conformité.
Qu'est-ce que cela signifie pour votre processus de facturation ?
Devez-vous modifier votre processus de facturation ? Cela dépend de votre fournisseur de logiciel et de la manière dont vous utilisez Peppol. Avec la bonne configuration, vous pouvez Pièces jointes de Peppol automatiquement, directement à partir de votre logiciel de comptabilité.
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Vous voulez vous assurer que votre flux de facturation électronique est à l’épreuve du temps ? Inclure des pièces jointes, des remises ou des conditions supplémentaires ? Chez Nymus, nous sommes des spécialistes de la facturation électronique et de Peppol. Nous aidons les entreprises, étape par étape, à mettre en place un processus conforme et pratique.
N’hésitez pas à nous contacter pour une vérification de votre flux de factures actuel ou une démonstration.
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