Qu’est-ce que Peppol et comment l’utiliser ?

Dans le monde numérique d’aujourd’hui, l’efficacité est souvent la priorité numéro un. De nombreuses entreprises ont tout à gagner à passer à la facturation électronique. En Belgique, la facturation électronique se fait par l’intermédiaire de Peppol (Pan-European Public Procurement Online). Il s’agit d’un réseau qui permet aux entreprises d’échanger des documents électroniques de manière sûre et efficace avec d’autres entreprises et agences gouvernementales. Dans cet article, nous expliquons ce qu’est Peppol, comment il fonctionne, comment se connecter au réseau et quels sont les avantages de son utilisation.

Qu'est-ce que Peppol ?

Peppol est un réseau qui aide les entreprises et les gouvernements à échanger des documents numériques, tels que des factures, de manière normalisée et sécurisée. Vous pouvez le comparer à un service postal international pour les documents numériques. Au lieu d’envoyer des factures papier par la poste, Peppol envoie des factures électroniques via un réseau sécurisé.

Les entreprises et les gouvernements peuvent ainsi faire des affaires plus facilement et plus rapidement. Vous n’avez pas besoin de gérer 100 formats ou systèmes différents, car cela garantit que tout le monde parle la même “langue”. Le processus de facturation est ainsi beaucoup plus efficace et fiable.

Comment fonctionne Peppol?

Schéma Peppol

Pour envoyer une facture via Peppol, créez-la dans votre système de facturation ou votre système ERP. Une fois la facture créée, elle est automatiquement envoyée à votre fournisseur de services. Le prestataire de services traite automatiquement la facture et convertit les données au format Peppol. La facture est ensuite envoyée via le point d’accès au point d’accès de votre client.

Si votre client a également un prestataire de services, c’est ce dernier qui recevra la facture. Ils peuvent convertir les données dans un format compatible avec leur progiciel de comptabilité ou leur système ERP, si nécessaire, sans intervention humaine. Ce processus est entièrement automatique.

Les avantages de Peppol

Mais qu’est-ce que le format Peppol ? En Belgique, le format Peppol BIS 3.0 est utilisé. Ce format est basé sur l’UBL (Universal Business Language), un langage standard pour les documents commerciaux électroniques tels que les factures et les commandes.

L’UBL garantit que tous les documents échangés sur le réseau ont les mêmes spécifications. Les documents peuvent ainsi être traités automatiquement sans intervention humaine, ce qui réduit le risque d’erreurs et augmente la vitesse de traitement.

Pourquoi Peppol a-t-il été créé?

Il a été créé par la Commission européenne pour faciliter le commerce électronique et créer une norme uniforme pour l’échange de documents électroniques en Europe. 

Auparavant, les pays et les entreprises utilisaient souvent des systèmes et des normes différents, ce qui était source de problèmes et d’inefficacité. Désormais, les entreprises et les gouvernements peuvent utiliser un système normalisé, ce qui améliore considérablement la coopération et l’efficacité.

Pour qui Peppol est-il obligatoire?

Depuis mars 2024, les entreprises doivent envoyer leurs factures aux administrations via le réseau Peppol.

Pour les transactions interentreprises, l’échéance est un peu plus tardive. À partir du 1er janvier 2026, les entreprises devront échanger des factures électroniques sur le réseau.

Comment puis-je rejoindre le réseau Peppol ?

Pour envoyer et recevoir des factures via Peppol, vous devez vous enregistrer auprès d’un point d’accès Peppol. Un point d’accès peut être comparé à un fournisseur de télécommunications qui permet l’envoi de messages. 

Peu importe que votre client soit enregistré au même point d’accès, car comme pour les messages, votre facture sera délivrée même si le client est enregistré à un autre point d’accès. Une fois inscrit, vous recevrez un identifiant Peppol.

Qu'est-ce qu'un Peppol ID

Un identifiant Peppol est un identifiant unique utilisé pour identifier votre entreprise au sein du réseau. Cet identifiant est utilisé pour s’assurer que les documents électroniques sont livrés correctement au bon destinataire. Il s’agit d’un numéro similaire à un numéro de téléphone, mais spécifiquement destiné à l’échange de documents commerciaux électroniques au sein de Peppol.

Votre identifiant est généralement composé d’un préfixe suivi du numéro de l’entreprise. En Belgique, le préfixe est souvent “0208” ou “9925”. L’identifiant Peppol de Nymus est donc 0208:0845015696.

Comment choisir un point d'accès ?

Le choix d’un point d’accès Peppol est plus important que vous ne le pensez. De nombreuses entreprises pensent qu’un bouton Peppol intégré dans leur progiciel de gestion intégré, de facturation ou de comptabilité est suffisant, mais ce n’est pas toujours le cas. Réfléchissez donc bien à vos besoins.

Un fournisseur de services électroniques ne se contente pas de fournir un accès au réseau, il optimise et automatise l’ensemble de votre processus de facturation, dont Peppol n’est qu’un élément.

Un fournisseur de services électroniques est le meilleur choix lorsque vous

  • Avoir des exigences complexes en matière de facturation , telles que des règles fiscales avancées ou des normes de facturation spécifiques à l’industrie.
  • Nécessité d’une intégration avec d’autres processus et systèmes d’entreprise
  • Vous avez besoin de rapports détaillés et d’une analyse de vos données de facturation pour une meilleure prise de décision et l’optimisation des processus d’entreprise.
  • a un volume de facturation élevé

Un bouton Peppol est souvent suffisant lorsque vous

  • Pas besoin de fonctionnalités supplémentaires
  • Le volume de facturation est faible

"Un point d'accès est un maillon essentiel de votre processus de facturation, de la même manière qu'un fournisseur de télécommunications vous relie aux autres utilisateurs du réseau. Le choix du bon point d'accès est essentiel".

Réseau sécurisé

Peppol vous permet d’échanger des documents électroniques en toute sécurité. Le réseau utilise des connexions sécurisées et le cryptage pour empêcher l’accès non autorisé aux données pendant la transmission. De plus, tous les utilisateurs doivent adhérer à des règles de sécurité strictes, ce qui rend le réseau encore plus sûr.

Les avantages de Peppol

La facturation via Peppol offre de nombreux avantages aux entreprises

  • Efficacité : les factures électroniques sont traitées automatiquement, ce qui permet d’économiser du temps et de l’argent.
  • Moins d’erreurs : la standardisation permet d’éviter les erreurs de saisie manuelle
  • Conformité : il est conforme aux règles de facturation électronique en vigueur dans de nombreux pays européens.
  • Échange facile : les entreprises peuvent facilement échanger des factures avec d’autres entreprises et organismes publics, quels que soient leurs systèmes internes.
  • Réduction des coûts : la diminution de la paperasserie et de l’administration permet de réduire les coûts.

Pourquoi ne pas repousser l'échéance de Peppol ?

Vous feriez bien de ne pas attendre pour passer du courrier traditionnel et du courrier électronique avec PDF à Peppol. De nombreuses entreprises retardent ce changement jusqu’à l’échéance obligatoire de 2026, mais une intégration précoce offre de grands avantages

Il apporte la standardisation et l’efficacité qui vous permettent d’optimiser les processus opérationnels, de réduire les charges administratives et de minimiser les erreurs dans l’échange de documents.

Une mise en œuvre précoce vous permet de vous familiariser progressivement avec Peppol et d’aborder les défis et les difficultés en temps opportun. Vous serez donc bien préparé pour l’obligation de 2026 et vous aurez un avantage concurrentiel dans le monde numérique d’aujourd’hui.

Est-il également obligatoire dans d'autres pays ?

Peppol n ‘est pas seulement obligatoire en Belgique, il est de plus en plus accepté et utilisé dans le monde entier. En Europe, il est particulièrement populaire dans des pays tels que la Pologne, la Norvège, le Portugal, les Pays-Bas et l’Allemagne, où il est souvent obligatoire pour les transactions liées au gouvernement.

En dehors de l’Europe, des pays comme l’Australie, le Canada, le Japon et Singapour ont adopté Peppol comme norme de facturation électronique, contribuant ainsi à l’interopérabilité et à l’acceptation du système au niveau mondial.

Consultez les règles de facturation électronique dans d’autres pays ici

Conclusion

Peppol offre aux entreprises un moyen standardisé et efficace d’échanger des factures électroniques et d’autres documents commerciaux. Cela vous permet d’améliorer les processus administratifs, de réduire les erreurs et de vous conformer aux obligations légales. Que vous soyez une petite entreprise ou une grande multinationale, Peppol peut vous aider à rationaliser vos processus de facturation et à profiter des avantages de la facturation électronique.

Pourquoi choisir Peppol avec Nymus

Lorsque vous choisissez Peppol avec Nymus, nous vous déchargeons complètement. Nous ne sommes pas un point d’accès standard, mais une solution complète pour votre processus de facturation. Notre objectif est d’intégrer Peppol de manière transparente dans l’ensemble de votre processus.

Nos clients n’ont pas à s’endormir sur leur processus de facturation, car nous disposons de toutes les connaissances et ressources nécessaires pour le faire à votre place. Ce sont ces facteurs qui nous distinguent des autres solutions.

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