In de digitale wereld van vandaag is efficiëntie vaak de nummer 1 prioriteit. Er valt voor veel bedrijven winst te boeken door over te stappen op e-invoicing. En in België verloopt e-invoicing via Peppol, Pan-European Public Procurement Online. Het is een netwerk dat bedrijven in staat stelt elektronische documenten veilig en efficiënt uit te wisselen met andere bedrijven en overheidsinstellingen. In dit artikel leggen we uit wat Peppol is, bespreken we hoe het werkt, hoe je je aansluit op het netwerk en wat de voordelen zijn wanneer je het gebruikt.
Wat kan je lezen op deze pagina?
Wat is Peppol?
Peppol is een netwerk dat bedrijven en overheden helpt om digitale documenten, zoals facturen, op een gestandaardiseerde en veilige manier uit te wisselen. Je kan het vergelijken met een internationale postdienst voor digitale documenten. In plaats van papieren facturen te sturen via de post, stuurt Peppol elektronische facturen via een beveiligd netwerk.
Hierdoor kunnen bedrijven en overheden makkelijker en sneller zaken doen. Je hoeft geen 100 verschillende formaten of systemen te onderhouden want het zorgt ervoor dat iedereen dezelfde “taal” spreekt. Daardoor is het facturatieproces veel efficiënter en betrouwbaarder.
Hoe werkt Peppol?
Om facturen te versturen via het Peppol-netwerk, maak je deze aan in je facturatie- of ERP-systeem. Zodra de factuur is gemaakt, wordt deze automatisch verzonden naar je serviceprovider. De serviceprovider verwerkt de factuur automatisch en converteert de gegevens naar het Peppol-formaat. Vervolgens wordt de e-factuur via het Access Point verstuurd naar het Access Point van je klant.
Als je klant ook een serviceprovider heeft, ontvangt deze serviceprovider de e-factuur. Zij kunnen de gegevens eventueel converteren naar een formaat dat compatibel is met hun boekhoudpakket of ERP-systeem, zonder menselijke tussenkomst. Dit hele proces verloopt volledig automatisch.
Het Peppol-formaat voor elektronische facturen
Maar wat is het Peppol-formaat nu juist? In België wordt het Peppol BIS 3.0-formaat gebruikt. Dit formaat is gebaseerd op UBL (Universal Business Language), een standaardtaal voor elektronische zakelijke documenten zoals facturen en bestellingen.
UBL zorgt ervoor dat alle documenten die via het netwerk worden uitgewisseld, dezelfde specificaties hebben. Hierdoor kunnen documenten automatisch zonder menselijke tussenkomst worden verwerkt, wat de kans op fouten verkleint en de verwerkingssnelheid verhoogt.
Waarom is Peppol opgericht?
Het systeem is opgericht door de Europese Commissie om elektronische handel eenvoudiger te maken. Het fungeert als een centraal register voor Access Points waaraan bedrijven en overheden zijn aangesloten. Dit maakt de uitwisseling van e-facturen tussen verschillende partijen mogelijk en zorgt voor een uniforme standaard voor het uitwisselen van elektronische documenten binnen Europa.
Vroeger gebruikten landen en bedrijven vaak verschillende systemen en standaarden, wat zorgde voor problemen en inefficiënties. Nu kunnen bedrijven en overheden één gestandaardiseerd systeem gebruiken, wat de samenwerking en efficiëntie sterk verbetert.
Voor wie is Peppol verplicht?
Sinds maart 2024 zijn bedrijven verplicht om facturen aan overheidsinstanties via het Peppol-netwerk te versturen. Belgische bedrijven moeten hun ondernemings- en/of btw-nummer gebruiken voor registratie binnen het Peppol-netwerk.
Voor B2B-transacties ligt de deadline iets later. Vanaf 1 januari 2026 zijn bedrijven verplicht om e-invoices uit te wisselen via het netwerk.
Hoe sluit ik me aan op het Peppol-netwerk?
Om facturen via het Peppol-netwerk te sturen en te ontvangen, moet je je aanmelden bij een Peppol Access Point. Deze Access Points werken als toegangspoorten die de verzending en ontvangst van e-facturen mogelijk maken, vergelijkbaar met hoe telecomproviders je toegang geven tot het GSM-netwerk.
Het maakt niet bij welke Access Points jouw klanten zijn aangesloten, want net zoals met berichtjes, wordt je factuur ook bezorgd als je klant een ander Access Point gebruikt. Zodra je bent geregistreerd, ontvang je een uniek Peppol ID.
Wat is een Peppol ID?
Een Peppol ID is een unieke identifier die wordt gebruikt om jouw bedrijf binnen het netwerk te identificeren. Dit ID wordt gebruikt om ervoor te zorgen dat elektronische documenten correct worden afgeleverd bij de juiste ontvanger. Het is vergelijkbaar met een telefoonnummer, maar dan specifiek voor het uitwisselen van elektronische handelsdocumenten binnen het Peppol-netwerk.
Je ID wordt meestal opgesteld met een prefix gevolgd door het ondernemingsnummer. In België is de prefix vaak ‘0208’ of ‘9925’. Het Peppol ID van Nymus is dus 0208:0845015696.
Hoe kies ik een Peppol Access Point?
De keuze voor een Peppol Access Point is belangrijker dan je misschien denkt. Veel bedrijven gaan ervan uit dat een geïntegreerde Peppol-knop in hun ERP-, facturatie- of boekhoudpakket voldoende is, maar dat is niet altijd het geval. Denk daarom goed na over je behoeften en wat je organisatie nodig heeft op het gebied van facturatie, compliance en schaalbaarheid.
Een e-serviceprovider biedt niet alleen toegang tot het netwerk, maar optimaliseert en automatiseert je volledige facturatieproces, waarvan Peppol slechts een onderdeel is. Dit kan een wereld van verschil maken voor bedrijven die werken met complexe processen of die een groot aantal facturen verwerken.
Een e-serviceprovider is de beste keuze wanneer je:
- Complexe facturatievereisten hebt: Bijvoorbeeld als je moet werken met geavanceerde belastingsregels, verschillende btw-tarieven of sectorspecifieke standaarden. Denk aan branches zoals logistiek, retail of gezondheidszorg, waar strikte regels gelden.
- Integratie met andere bedrijfsprocessen en systemen nodig hebt: Een e-serviceprovider kan naadloos integreren met systemen zoals ERP, CRM of andere boekhoudpakketten, zodat je facturatieproces volledig geautomatiseerd wordt.
- Gedetailleerde rapportage en analyse wilt: Als je inzicht wilt krijgen in je facturatieprestaties, zoals betaaltermijnen, foutpercentages of trends in betalingen, kan een e-serviceprovider waardevolle data leveren. Dit draagt bij aan betere besluitvorming en het optimaliseren van je bedrijfsprocessen.
- Over een hoog factuurvolume beschikt: Bedrijven die duizenden facturen per maand verzenden of ontvangen, hebben baat bij een robuuste en schaalbare oplossing om efficiëntie te waarborgen.
Een Peppol-knop is vaak voldoende wanneer je:
- Geen nood hebt aan extra functionaliteiten: Als je organisatie een eenvoudig facturatieproces heeft en alleen aan de basisvereisten van elektronische facturatie via het Peppol-netwerk wil voldoen, kan een geïntegreerde knop voldoende zijn.
- Over een klein facturatievolume beschikt: Voor bedrijven die slechts een beperkt aantal facturen verzenden of ontvangen, biedt een Peppol-knop een kosteneffectieve en eenvoudige oplossing.
- Een beperkte behoefte aan integratie of schaalbaarheid hebt: Voor kleinere bedrijven die geen geavanceerde koppelingen met andere systemen nodig hebben, is een basisoplossing vaak voldoende om efficiënt te blijven werken.
Veilig netwerk
Het Peppol-netwerk zorgt ervoor dat je e-invoices veilig kan uitwisselen. Het netwerk gebruikt veilige verbindingen en versleuteling om te voorkomen dat onbevoegden bij de gegevens kunnen tijdens de verzending. Bovendien moeten alle gebruikers zich houden aan strikte veiligheidsregels waardoor het netwerk nog veiliger is.
Voordelen van Peppol
Factureren via het Peppol-netwerk met e-facturen biedt bedrijven veel voordelen
- Efficiëntie: e-invoices worden automatisch verwerkt, wat tijd en kosten bespaart.
- Minder fouten: Standaardisatie helpt fouten bij handmatige invoer te voorkomen
- Compliancy: Het voldoet aan de regels voor elektronische facturatie in veel Europese landen.
- Eenvoudige uitwisseling: Bedrijven kunnen gemakkelijk facturen uitwisselen met andere bedrijven en overheidsinstellingen, ongeacht hun interne systemen.
- Kostenbesparing: minder papierwerk en administratie zorgen voor lagere kosten.
Waarom je Peppol niet moet uitstellen
Je doet er goed aan niet te wachten met de overstap van traditionele post en e-mail met PDF naar Peppol. Veel bedrijven stellen deze verandering uit tot de verplichte deadline in 2026, maar vroegtijdige integratie biedt grote voordelen.
Het brengt standaardisatie en efficiëntieverbeteringen met zich mee waardoor je operationele processen geoptimaliseerd kunnen worden, administratieve lasten verminderen en fouten in documentuitwisseling tot een minimum beperkt.
Door een vroege implementatie kan je geleidelijk vertrouwd raken met het Peppol-netwerk en eventuele uitdagingen en moeilijkheden tijdig aanpakken. Zo ben je goed voorbereid op de verplichting in 2026 en behaal je een concurrentievoordeel in de digitale wereld van vandaag.
Is het ook verplicht in andere landen?
Peppol is niet enkel in België verplicht en wordt wereldwijd steeds meer geaccepteerd en gebruikt. In Europa is het vooral populair in landen zoals Polen, Noorwegen, Portugal, Nederland en Duitsland waar het vaak verplicht is voor overheidsgerelateerde transacties.
Buiten Europa hebben landen zoals Australië, Canada, Japan en Singapore het Peppol-netwerk omarmd als standaard voor elektronische facturatie, wat bijdraagt aan de wereldwijde interoperabiliteit en acceptatie van het systeem.
Conclusie
Peppol biedt een gestandaardiseerde en efficiënte manier voor bedrijven om e-invoices en andere handelsdocumenten uit te wisselen. Door Peppol te gebruiken, kunnen bedrijven hun administratieve processen verbeteren, fouten verminderen en voldoen aan wettelijke verplichtingen.
Of je nu een klein bedrijf bent of een grote multinational, Peppol kan je helpen om je facturatieprocessen te stroomlijnen en te profiteren van de voordelen van elektronische facturatie.
Waarom kiezen voor Peppol met Nymus
Wanneer je kiest voor Peppol met Nymus, krijg je meer dan alleen een standaard Peppol Access Point. Onze oplossing biedt een totaalpakket waarmee de uitwisseling van e-facturen via het Peppol-netwerk soepel verloopt, zowel tussen bedrijven (B2B) als met overheden (B2G).
Met onze centrale toepassing wordt Peppol naadloos geïntegreerd in je facturatieproces. Zo voldoe je moeiteloos aan alle regels en kun je rekenen op een efficiënt en betrouwbaar systeem voor al je elektronische facturen.
- We zorgen ervoor dat je zonder veel interne wijzigingen aan alle regels voldoet.
- We denken mee met jou om een oplossing te bieden voor je huidige problemen.
- We ontzorgen jou volledig. Je hoeft niet wakker te liggen van alle veranderingen in technologie, wetgeving en fiscale of financiële verplichtingen.
- Dankzij onze innovatieve ingesteldheid zijn we mee met de AI en blockchain ontwikkelingen. Hierdoor staat onze technologie op punt.
- Bij Nymus staat een persoonlijke aanpak centraal. We zijn snel bereikbaar, spelen kort op de bal en kennen de organisatie van onze klanten.
UITGELICHTE ARTIKELS
