Ontvang facturen
Ontvang facturen via alle mogelijke kanalen
Efficiënt en foutloos facturen ontvangen, ongeacht het kanaal? Onze oplossing zorgt ervoor dat je leveranciersfacturen automatisch worden verwerkt, ongeacht of ze binnenkomen via Peppol, post, e-mail, andere platformen of een leveranciersportaal. Zo bespaar je tijd, minimaliseer je fouten en behoud je grip op je administratie.
Ontvang facturen via alle mogelijke kanalen
Inkomende facturen automatisch herkennen en verwerken, direct vanuit je inbox.
Peppol
Rechtstreeks en veilig facturen ontvangen via het Peppol-netwerk, zonder handmatige verwerking.
Post
Papieren facturen kunnen eenvoudig worden gescand en automatisch verwerkt.
Leveranciersportaal
Leveranciers kunnen zelf facturen uploaden en de status volgen via een gebruiksvriendelijk portaal.
Andere platformen
Ontvang facturen via externe netwerken en platforms zoals Basware, Ariba en andere e-procurement systemen.
Onze klanten
Hoe werkt het?
1. Facturen binnenhalen en herkennen
Of het nu een e-factuur via Peppol is, een PDF in je mailbox of een papieren factuur op je bureau – onze oplossing haalt ze op en herkent de gegevens met OCR-technologie.
E-facturen worden automatisch ingelezen, terwijl PDF- en papieren facturen worden omgezet naar digitale data. Inkomende documenten worden geclassificeerd en klaargezet voor verdere verwerking in het systeem.
2. Boeken, matchen en goedkeuren
Facturen worden automatisch gecodeerd en via 3-way matching gekoppeld aan de juiste inkoopgegevens. Inkoopnummers worden herkend en vergeleken met ontvangstgegevens uit je ERP. Indien nodig kunnen medewerkers correcties aanbrengen.
Budgethouders krijgen een melding en kunnen facturen eenvoudig controleren, goedkeuren of afwijzen via een gebruiksvriendelijke webapplicatie. Zo behoud je altijd de controle.
3. Betalen en archiveren
Na goedkeuring wordt de factuur doorgestuurd naar je financieel/ERP-systeem voor betaling. Eenmaal verwerkt wordt de factuur digitaal gearchiveerd en blijft deze toegankelijk voor toekomstige audits, rapportages of controles.
Dankzij een gestroomlijnd en geautomatiseerd proces verlopen betalingen soepel en voorkom je vertragingen.
Jouw voordelen: handige features voor eenvoudige factuurverwerking
3-way matching
Zorg voor automatische validatie en koppeling van facturen aan inkoopgegevens, voor optimale controle.
Scan en herken (OCR)
Converteer papieren facturen en e-mails automatisch naar digitale gegevens voor eenvoudiger verwerking.
Automatische notificatie e-mails
Houd je team op de hoogte met automatische meldingen voor goedkeuring en acties.
Boekingsvoorstellen
Verhoog de efficiëntie door automatische boekingsvoorstellen die snel kunnen worden goedgekeurd.
Intelligente workflow
Automatiseer het goedkeuringsproces met slimme workflows voor snellere afhandeling.
ERP-onafhankelijk
Integreer naadloos met elk ERP-systeem zonder beperkingen.
Geen tijd meer verliezen aan factuurverwerking?
Of je nu facturen ontvangt via e-mail, Peppol of andere kanalen, wij zorgen voor een naadloze verwerking. Ontdek hoe je met één oplossing al je inkomende facturen efficiënt kunt beheren en verwerken.
FAQ
Veelgestelde vragen
Ja, dat kan. Papieren facturen kunnen gedigitaliseerd worden via een eenvoudige werkwijze in drie stappen. Eerst worden de papieren facturen handmatig gescand. Daarna worden de gegevens op deze scans automatisch uitgelezen en herkend met behulp van OCR-software. Zodra de informatie correct is uitgelezen en geverifieerd, worden de facturen doorgestuurd naar Easy Invoice voor verdere verwerking in je digitale flow. Zo maak je ook van papieren documenten een efficiënt onderdeel van je elektronische facturatieproces.
Ja, onze oplossing ondersteunt zowel lokale als internationale facturatiekanalen, zodat je overal vandaan eenvoudig facturen kunt ontvangen.
De verwerking van inkomende facturen gebeurt volledig geautomatiseerd. Wanneer een factuur binnenkomt, wordt deze automatisch herkend en gedigitaliseerd, ongeacht het formaat of kanaal (bijvoorbeeld PDF via e-mail, papier of leveranciersportalen). Het systeem vergelijkt de factuur met de bijbehorende inkooporder en zorgt voor een automatische goedkeuring of afwijzing. Indien nodig, wordt de factuur doorgestuurd naar de verantwoordelijke voor verdere actie. Zo wordt het hele proces versneld en fouten geminimaliseerd.
Ja, onze oplossing ondersteunt verschillende kanalen voor het ontvangen van facturen, zelfs als leveranciers geen Peppol gebruiken. Dit omvat het automatisch verwerken van PDF-facturen via e-mail, het scannen en digitaliseren van papieren facturen, en het direct uploaden van facturen via leveranciersportalen. Ook integraties met platforms zoals Basware en Ariba zijn mogelijk. Zo profiteer je van geautomatiseerde verwerking, ongeacht het kanaal.”
Als een factuur afwijkt van de bestelling, wordt dit automatisch gedetecteerd en krijgt de juiste medewerker een melding. Afhankelijk van de fout kan de factuur worden gecorrigeerd en opnieuw ter goedkeuring worden aangeboden. Zo voorkom je vertragingen en fouten in de verwerking.
Nee, er is geen limiet op het aantal facturen dat je kunt ontvangen. Het systeem is schaalbaar en kan meegroeien met jouw organisatie, of je nu enkele honderden of tienduizenden facturen per jaar verwerkt. Hoe meer facturen je ontvangt, hoe groter de nood aan een AP-tool om je processen te automatiseren en fouten te minimaliseren.
3-way matching controleert of de factuur overeenkomt met de inkooporder en de ontvangstbevestiging. Afwijkingen, zoals prijsverschillen of ontbrekende leveringen, worden automatisch gedetecteerd, waardoor fouten en ongewenste betalingen worden voorkomen. Dit versnelt de goedkeuringsprocessen, vermindert handmatig werk en zorgt voor een efficiëntere en betrouwbare factuurverwerking.
Goedkeuringsflows worden automatisch aangestuurd op basis van vooraf ingestelde regels. Facturen worden toegewezen aan de juiste personen voor goedkeuring, afhankelijk van bedragen, afdelingen of andere criteria. Dit versnelt het proces en voorkomt fouten.
