Rexel is groothandel en distributeur van elektrische producten en diensten, actief in de residentiële, tertiaire en industriële markt. Met een factuurvolume van ongeveer 1 miljoen documenten, was schaalbaarheid geen nice-to-have maar een randvoorwaarde. Rexel werkt bovendien met een legacy-omgeving met heel wat typische uitzonderingen: van voorschotfacturen tot verplichte bestelbonnen en generieke klant- en GLN-nummers.
Sector
Groothandel
Factuurvolume
1 miljoen
ERP-omgeving
Legacy ERP
Regio's
België & Luxemburg
Nymus producten
Nymus Connect
Hoor uit de eerste hand hoe het implementatietraject verliep en wat het concreet opleverde voor het finance-team.
Rexel werkt met een complex en uitgebreid landschap, met heel wat uitzonderingen in het ERP-systeem (AS400) die typisch zijn voor de manier waarop Rexel factureert. Denk aan voorschotfacturen, verplichte bestelbonnen die mee moeten naar klanten, en generieke klant- en GLE-nummers.
Bij een volume van bijna een miljoen documenten per jaar was schaalbaarheid daarom cruciaal. Niet enkel in het ideale scenario, maar net zo goed op momenten waarop grote hoeveelheden documenten tegelijk verstuurd worden. En net zo belangrijk: de uitzonderingen op de standaardflow moesten stuk voor stuk blijven kloppen, ook bij die volumes.
Kimberly Van Impe, proces- en kwaliteitsverantwoordelijke bij Rexel: het was niet alleen een technische opzet waar rekening mee gehouden moest worden, maar vooral de uitzonderingen die voor Rexel echt helemaal moesten kloppen.
Rexel zocht een partner die verder keek dan de techniek. Een partij met zicht op het totaalplaatje, die kon meedenken over digitalisering, Peppol en schaalbaarheid. Dat vond Rexel in Nymus.
Concreet levert Rexel data, XML- en PDF-documenten aan via (S)FTP aan Nymus. Nymus zorgt voor de transformatie naar het juiste formaat: voor Peppol-verzending betekent dat een omzetting naar UBL. Waar nodig transformeert Nymus facturen ook naar een formaat dat via e-mail, of indien noodzakelijk nog via de post, verstuurd wordt.
Nymus fungeert zo als de laag die de complexiteit van het AS400-landschap en de klantspecifieke uitzonderingen vertaalt naar correcte, verzendklare facturen, ongeacht het kanaal.
Nymus’ rol reikt bij Rexel verder dan de eigen uitgaande en inkomende facturatie. Rexel stelt via Isabora een facturatiepakket ter beschikking aan zijn eigen klanten, waarmee die op hun beurt facturen kunnen versturen en ontvangen. Ook voor Isabora treedt Nymus op als Peppol Access Point, zodat de facturatie van Rexels klanten wettelijk conform verloopt.
Daarnaast verzorgt Nymus ook de facturatie van de Luxemburgse entiteit van Rexel, eveneens via Peppol voor zowel verzending als ontvangst.
Rexel factureert vandaag succesvol via het Peppol-netwerk, zowel in België als in Luxemburg. En dat in beide richtingen: zowel voor het versturen als het ontvangen van facturen. De complexiteit van het AS400-landschap en de klantspecifieke uitzonderingen (voorschotfacturen, verplichte bestelbonnen, generieke klant- en GLN-nummers) vormen daarbij geen obstakel meer: Nymus vertaalt die eigenheden consequent naar correcte, verzendklare Peppol-berichten, ongeacht het volume of de entiteit.
Ook voor Isabora, het facturatiepakket dat Rexel aan zijn eigen klanten aanbiedt, is een oplossing voorzien: Nymus treedt op als Peppol Access Point zodat Rexels klanten via Isabora wettelijk conform kunnen factureren, zonder dat Rexel zelf die Peppol-complexiteit moet dragen. Zo ontzorgt Nymus niet alleen de eigen facturatie van Rexel, maar ook die van het bredere klantennetwerk dat via Isabora factureert.
Wanneer zich toch een inhoudelijk issue voordoet bij een XML-factuur, wordt dat volgens Kimberly vrij snel getackeld. Nymus zorgt er steeds voor dat de klant zo snel mogelijk alsnog zijn factuur ontvangt.
Bekijk wat Nymus concreet kan betekenen voor jouw organisatie. Geen generieke demo, wel een gesprek over jouw specifieke situatie.
Producten
Verdieping
Hoe ga je om met complexe e-invoicing scenario’s? Dat lees je in deze whitepaper. Vul het formulier in en krijg direct toegang tot de whitepaper.