Rexel est un grossiste et distributeur de produits et services électriques, présent sur les marchés résidentiel, tertiaire et industriel. Avec un volume de facturation d’environ 1 million de documents, l’évolutivité n’était pas un simple atout, mais une condition sine qua non. Rexel travaille en outre avec un environnement hérité présentant de nombreuses exceptions typiques : des factures d’acompte aux bons de commande obligatoires, en passant par les numéros de client et GLN génériques.
Secteur
Commerce de gros
Volume de facturation
1 million
environnement ERP
ERP hérité
Régions
Belgique et Luxembourg
Produits Nymus
Nymus Connect
Découvrez de première main comment s’est déroulé le processus de mise en œuvre et quels en ont été les résultats concrets pour l’équipe financière.
Rexel évolue dans un environnement complexe et étendu, comportant de nombreuses exceptions dans le système ERP (AS400) qui sont caractéristiques de la manière dont Rexel établit ses factures. Citons notamment les factures d’acompte, les bons de commande obligatoires à remettre aux clients, ainsi que les numéros génériques de client et de GLE.
Avec un volume de près d’un million de documents par an, l’évolutivité était donc cruciale. Non seulement dans le scénario idéal, mais tout autant lors des périodes où de grandes quantités de documents sont envoyées simultanément. Et tout aussi important : les exceptions au flux standard devaient toutes rester valables, même avec de tels volumes.
Kimberly Van Impe, responsable des processus et de la qualité chez Rexel : il ne s’agissait pas seulement de prendre en compte un aspect technique, mais surtout de s’assurer que les exceptions correspondaient parfaitement aux exigences de Rexel.
Rexel recherchait un partenaire capable de voir au-delà de l’aspect technique. Un partenaire ayant une vision d’ensemble, capable de réfléchir avec eux à la numérisation, à Peppol et à l’évolutivité. C’est en Nymus que Rexel a trouvé ce partenaire.
Concrètement, Rexel transmet des données ainsi que des documents XML et PDF à Nymus via (S)FTP. Nymus se charge de la conversion vers le format approprié : pour les envois Peppol, cela implique une conversion au format UBL. Si nécessaire, Nymus convertit également les factures dans un format permettant leur envoi par e-mail ou, le cas échéant, par courrier postal.
Nymus fait ainsi office de couche qui traduit la complexité de l’environnement AS400 et les exceptions spécifiques au client en factures correctes et prêtes à être envoyées, quel que soit le canal.
Chez Rexel, le rôle de Nymus va au-delà de la simple gestion de la facturation sortante et entrante de l’entreprise. Via Isabora, Rexel met à la disposition de ses propres clients un logiciel de facturation leur permettant, à leur tour, d’envoyer et de recevoir des factures. Pour Isabora également , Nymus fait office de point d’accès Peppol, garantissant ainsi la conformité légale de la facturation des clients de Rexel.
Par ailleurs, Nymus se charge également de la facturation de la filiale luxembourgeoise de Rexel, également via Peppol, tant pour l’envoi que pour la réception.
Rexel effectue aujourd’hui avec succès ses facturations via le réseau Peppol, tant en Belgique qu’au Luxembourg. Et ce, dans les deux sens : aussi bien pour l’envoi que pour la réception des factures. La complexité de l’environnement AS400 et les spécificités propres à chaque client (factures d’acompte, bons de commande obligatoires, numéros de client et GLN génériques) ne constituent plus un obstacle : Nymus convertit systématiquement ces particularités en messages Peppol corrects et prêts à être envoyés, quels que soient le volume ou l’entité concernée.
Une solution est également prévue pour Isabora, le logiciel de facturation que Rexel propose à ses propres clients : Nymus fait office de point d’accès Peppol, ce qui permet aux clients de Rexel d’émettre des factures conformes à la législation via Isabora, sans que Rexel ait à gérer lui-même la complexité du système Peppol. Ainsi, Nymus prend en charge non seulement la facturation interne de Rexel, mais également celle de l’ensemble de son réseau de clients qui effectuent leurs facturations via Isabora.
Si un problème de contenu survient néanmoins avec une facture XML, celui-ci est, selon Kimberly, résolu assez rapidement. Nymus veille toujours à ce que le client reçoive sa facture dans les meilleurs délais.
Découvrez ce que Nymus peut concrètement apporter à votre organisation. Pas de démonstration générique, mais un entretien portant sur votre situation spécifique.
Solutions
Pour aller plus loin
Hoe ga je om met complexe e-invoicing scenario’s? Dat lees je in deze whitepaper. Vul het formulier in en krijg direct toegang tot de whitepaper.
