E-archiving
Elektronisch archiveren: veilig, snel en overzichtelijk
Elektronisch archiveren maakt het makkelijk om je digitale documenten, zoals facturen, veilig en gestructureerd op te slaan. Zo voldoe je eenvoudig aan de wetgeving en heb je snel toegang tot je gegevens. Met Nymus heb jij – als verzender of ontvanger – altijd toegang tot een gebruiksvriendelijk digitaal archief.
Waarom kiezen voor e-archiving met Nymus?
Certified legal signing
Documenten worden automatisch ondertekend met een rechtsgeldig certificaat en timestamp, erkend door de Belgische overheid.
Vlot beheer
Breng orde in je archiveringsstructuur en stel duidelijke regels in per entiteit. Vind documenten snel terug.
Rechtsgeldig e-archief
Voldoe aan Europese archiveringsregels en bewaar documenten minstens 10 jaar, zowel papier als elektronisch verzonden.
Toegang voor zender en ontvanger
Beide partijen hebben snel toegang tot documenten via een gebruiksvriendelijk online portaal.
Veilig gebruikersbeheer
Ken rechten toe aan gebruikers, handig voor bedrijven met meerdere entiteiten.
Onze klanten
Krachtige features voor veilige documentbewaring
Langdurige bewaring
Bewaar je documenten veilig voor 10+3 jaar in een legaal, cloudgebaseerd archief, verspreid over meerdere servers voor extra zekerheid.
Volledig rechtsgeldig
Je voldoet moeiteloos aan alle Europese archiveringsregels, met certificaten en timestamps die erkend worden door de Belgische overheid.
Slim zoeken
Vind elk document in een handomdraai met slimme filters en parameters zoals documenttype of dossier – je hebt alles binnen handbereik.
Gebruiksvriendelijk portaal
Zowel jij als de ontvanger hebben eenvoudig toegang tot documenten, zodat je snel kunt bekijken of downloaden wat je nodig hebt.
Start met veilige en efficiënte documentbewaring
Bewaar je documenten langdurig in een digitaal archief dat voldoet aan alle wettelijke eisen. Dankzij slimme zoekfuncties en veilige opslag heb je altijd en overal toegang tot je gegevens, zonder gedoe.
FAQ
Veelgestelde vragen
E-archiving, of elektronisch archiveren, is het digitaal opslaan en beheren van documenten zoals facturen, contracten en rapporten. Dit zorgt ervoor dat documenten veilig bewaard blijven, snel toegankelijk zijn en voldoen aan wettelijke archiveringsregels.
Met een digitaal archief voorkom je:
- Verlies of beschadiging van papieren documenten
- Tijdsverlies bij het zoeken naar facturen of contracten
- Risico’s op non-compliance bij een audit of fiscale controle
Dankzij Nymus e-archiving bewaar je documenten langdurig, overzichtelijk en veilig volgens de strengste normen.
De wettelijke bewaartermijnen verschillen per land en documenttype. In de EU geldt meestal een termijn van minimaal 10 jaar voor facturen en financiële documenten. Onze oplossing biedt standaard 10+3 jaar bewaring.
Ja, ons elektronisch archief is volledig rechtsgeldig, het voldoet aan bepaalde eisen. Nymus zorgt ervoor dat:
- Alle documenten worden voorzien van een digitale handtekening (certified legal signing).
- Timestamps de authenticiteit van documenten bewijzen.
- De opslag voldoet aan de Europese archiveringsregels en GDPR-normen.
Dit betekent dat je e-archief voldoet aan de eIDAS-verordening, waardoor digitaal ondertekende en gearchiveerde documenten dezelfde rechtswaarde hebben als papieren versies.
Bij Nymus bepaal jij wie toegang heeft tot het digitale archief. Dit wordt geregeld via veilig gebruikersbeheer, waarbij je:
- Toegangsrechten per gebruiker of afdeling kunt instellen.
- Specifieke documenten alleen beschikbaar kunt maken voor bevoegde medewerkers.
- Een audit trail hebt om te zien wie wanneer toegang heeft gehad tot een document.
Dit is ideaal voor bedrijven met meerdere entiteiten of internationale vestigingen, waar niet iedereen dezelfde documenten mag inzien.
Dankzij slimme zoekfuncties en filters in het Nymus-archief kun je documenten in enkele seconden terugvinden. Je kunt zoeken op:
- Documenttype (factuur, contract, rapport, etc.)
- Datum of periode
- Bedrag, klantnaam of dossiernummer
Ja, zowel digitale als gescande papieren documenten kunnen worden opgeslagen en opgevraagd binnen het systeem.
Nymus garandeert maximale beveiliging van je documenten via:
- End-to-end encryptie: Je documenten zijn versleuteld en beschermd tegen cyberaanvallen.
- Gedecentraliseerde opslag: Archieven worden verspreid over meerdere beveiligde servers om gegevensverlies te voorkomen.
- Automatische back-ups: Automatische back-ups zorgen ervoor dat je documenten nooit verloren gaan.
Dit zorgt ervoor dat je archief betrouwbaar, toegankelijk en beschermd is tegen datalekken of ongeautoriseerde toegang.
Ja, Nymus biedt eenvoudige integraties met ERP- en boekhoudsystemen zoals:
- SAP
- Microsoft Dynamics
- Exact Online, Plenion, Organi
Hierdoor kunnen facturen en andere documenten automatisch worden opgeslagen en opgehaald, zonder dat je handmatig bestanden hoeft te uploaden of te exporteren.
