Je stuurt een Peppol-factuur naar een grote klant, maar ze belandt nooit op de juiste afdeling. Of een klant vraagt je plots om zijn GLN-nummer te gebruiken in plaats van zijn btw-nummer en je weet niet goed wat je daarmee moet. Voor finance-teams bij bedrijven met meerdere vestigingen of entiteiten duiken dit soort vragen steeds vaker op. Tijd om uit te leggen wat een GLN-nummer precies is, wanneer je er een nodig hebt en wat het betekent voor je facturatieproces.
Wat kan je lezen op deze pagina?
Wat is een GLN-nummer?
Een GLN-nummer (Global Location Number) is een uniek nummer van 13 cijfers dat een locatie of entiteit eenduidig identificeert. Dat kan een rechtspersoon zijn, maar evengoed een functionele entiteit zoals je boekhoudafdeling, of een fysieke locatie zoals een magazijn of laadperron. Een GLN is wereldwijd uniek.
GLN-nummers bestaan al langer en worden vooral gebruikt binnen de logistiek. Met de opkomst van e-facturatie duiken ze nu ook in dat domein op. Op het Peppol-netwerk wordt een GLN geregistreerd onder het zogenaamde 0088 identifier scheme. Dat klinkt technisch, maar het betekent gewoon dat het stukje “0088” voor het nummer aangeeft: dit is een GLN. Een Peppol-identificatie op basis van een GLN ziet er dan zo uit: 0088:5412345000013.
Een handige manier om het verschil met je btw-nummer te zien: je btw-nummer is het adres van je bedrijfsgebouw, terwijl een GLN het adres is van een specifieke verdieping of zelfs een bepaald bureau daarbinnen.
Waarvoor wordt een GLN gebruikt bij Peppol?
Een GLN komt bij Peppol in twee situaties in beeld en het is belangrijk om die uit elkaar te houden.
- Je ontvangt facturen op een GLN
Wil je als organisatie facturen ontvangen per afdeling of per type factuur, bijvoorbeeld interne kosten apart van producten voor wederverkoop, dan heb je een GLN nodig. Dit speelt vooral bij bedrijven met één ondernemingsnummer maar meerdere facturatiepunten: denk aan een ziekenhuisgroep, een retailketen of een bouwgroep met verschillende entiteiten. - Je stuurt facturen naar een klant met een GLN
Hier geldt een eenvoudige regel: je gebruikt het GLN van je klant alleen als die er expliciet om vraagt voor Peppol-facturatie. In de meeste gevallen blijft het btw-nummer gewoon de standaardidentificatie. Je hoeft dus niet voor elke klant op zoek te gaan naar een GLN.
Sectoren waar dit het vaakst speelt zijn retail en FMCG (grote ketens gebruiken al GLN’s voor hun filialen en distributiecentra), de zorg, organisaties met meerdere afdelingen of kostenplaatsen en de transport- en logistieke sector.
Eén ding om in het achterhoofd te houden: ook al kun je GLN’s opzoeken, dat vervangt de vraag aan je klant niet. Een bedrijf met tientallen vestigingen heeft tientallen GLN’s en welk nummer het juiste facturatieadres is voor jouw specifieke factuur, staat in geen enkele databank. Je facturatiesoftware kan het bovendien niet automatisch afleiden uit een btw-nummer. Laat je klant het GLN dus altijd bevestigen en gebruik de opzoektools om te controleren wat je krijgt.
Wanneer heb je als bedrijf geen GLN nodig?
Voor Nymus was de ISO-certificering geen reactie op een verplichting, maar een bewuste keuze als onderdeel van de groeistrategie.
Ten eerste werkt Nymus voornamelijk met grotere bedrijven. Die bedrijven werken zelf vaak met strikte leveranciersbeoordelingen en verwachten van kritische partners een aantoonbaar niveau van informatiebeveiliging. ISO/IEC 27001 is daarvoor de erkende standaard.
Ten tweede wil Nymus zijn activiteiten uitbreiden naar het buitenland zoals Nederland. In Nederland stellen overheden ISO-certificering al vandaag als voorwaarde om als Peppol Access Point erkend te worden. Zonder certificering is die markt niet toegankelijk.
Het behalen van het certificaat was geen doel op zich, maar een bevestiging van hoe Nymus al werkte en een voorwaarde voor de volgende stap.
Wat verandert er voor bestaande klanten van Nymus?
Heb je maar één vestiging, dan hoef je geen GLN aan te vragen. Je geeft gewoon je ondernemingsnummer of btw-nummer door en daarmee kun je perfect op Peppol opereren. Voor de meeste Belgische bedrijven is dat voldoende. Een GLN wordt pas interessant zodra je facturen wil sturen naar of ontvangen op een specifiekere bestemming dan “het bedrijf als geheel”.
Hoe vraag je een GLN-nummer aan?
Een GLN vraag je aan via het online platform van GS1, de organisatie die deze nummers wereldwijd beheert en standaardiseert. In België is dat GS1 Belgium & Luxembourg, in Nederland GS1 Nederland.
Heb je al een GS1-lidmaatschap, bijvoorbeeld voor barcodes of GTIN’s op producten, dan vind je je GLN terug in je “My GS1”-omgeving. Je hoofd-GLN wordt daar automatisch aangemaakt; bijkomende GLN’s voeg je zelf toe. Hou er rekening mee dat elke GLN die je toevoegt standaard publiek raadpleegbaar is via de GLN Database van GS1 Belgilux. Wil je dat niet, dan kun je dat bij GS1 aangeven.
Een bestaand GLN kun je vaak ook terugvinden op digitale facturen, inkooporders en pakbonnen, of je vraagt het simpelweg op bij je leverancier of klant.
Hou er wel rekening mee dat een GLN aanvragen via GS1 een lidmaatschap vereist en dat daar een kost aan verbonden is. De exacte voorwaarden verschillen per land, dus check ze bij je lokale GS1-organisatie.
GLN-, btw-nummer of ondernemingsnummer: wanneer gebruik je wat?
|
Wanneer gebruiken
|
Te gebruiken identifier
|
|---|---|
|
Eén Belgisch bedrijf, één vestiging
|
Btw-nummer of KBO-nummer
|
|
Bedrijf met meerdere vestigingen of afdelingen die elk apart facturen ontvangen
|
GLN per locatie of afdeling
|
|
Buitenlands bedrijf zonder Belgisch btw-nummer op Peppol
|
Vaak een GLN of ander scheme
|
|
Klant vraagt specifiek om GLN-routing
|
Vaak een GLN of ander scheme
|
Een GLN-nummer opzoeken en verifiëren
Er zijn drie bronnen die elk een ander stuk van de puzzel oplossen.
- De GLN Database van GS1 Belgilux. Hierin kun je de GLN’s van andere bedrijven opzoeken, op GLN of bedrijfsprefix, op adres, of op bedrijfsnaam. Je hoeft geen GS1-lid te zijn: registreren voor My GS1 volstaat om te zoeken. Bedrijven kunnen er wel voor kiezen hun GLN’s niet publiek te maken, dus een leeg resultaat betekent niet dat er geen GLN bestaat.
- Verified by GS1. Dit is de wereldwijde opvolger van GEPIR. Je voert een GLN in en ziet welke organisatie erachter zit. Ideaal om te controleren of een doorgegeven nummer effectief bij je klant hoort.
- De Peppol Directory. Hiermee ga je na of een identifier, inclusief GLN’s met prefix 0088, geregistreerd is op het Peppol-netwerk. Belangrijk: publicatie in de Directory is niet verplicht en gebeurt via de SMP-dienstverlener van de ontvanger. Een partij kan dus perfect bereikbaar zijn op Peppol zonder in de Directory te staan. Gebruik de Directory om te vinden en een directe lookup om te bevestigen.
Wil je gewoon snel checken of een klant of leverancier al bereikbaar is via Peppol, dan kan dat met de Peppol Lookup-tool van Nymus. Kortom: opzoeken kan, maar geen van deze bronnen vertelt je welk GLN je klant wil gebruiken voor jouw facturen. Die bevestiging haal je bij de klant zelf, waarna je het nummer verifieert voor je het in je systeem zet.
Wat betekent dit concreet voor je ERP en facturatieproces?
Hier zit het deel dat in veel uitleg over GLN’s ontbreekt en net daar wringt het vaak bij grotere organisaties.
Heb je klanten met een GLN, dan moet je dat nummer correct opslaan in je ERP of facturatiesoftware. In complexe ERP-omgevingen zoals SAP, Business Central of Oracle is dat niet altijd out-of-the-box geregeld. Het vraagt dat je weet waar zo’n identifier thuishoort en hoe je systeem ermee omgaat.
Ontvangt je bedrijf zelf facturen via meerdere GLN’s, dan moet je accounts-payable-proces die routing aankunnen. Lukt dat niet, dan belanden facturen alsnog op de verkeerde plek of worden ze manueel doorgestuurd. En dan verlies je net het automatiseringsvoordeel waarvoor je Peppol in de eerste plaats gebruikt.
Peppol wordt vaak voorgesteld als een knop die je met één klik activeert, maar in de praktijk is dat zelden zo, zeker bij bedrijven met meerdere ERP-systemen, complexe facturatiestructuren en een hoog factuurvolume. GLN-routing is net zo’n detail dat de meeste bedrijven onderschatten bij hun Peppol-implementatie. Het zijn dan ook precies de situaties waar wij bij Nymus dagelijks mee te maken krijgen bij klanten met complexe structuren: niet de vraag wat een GLN is, maar hoe je ervoor zorgt dat elke factuur, op elke entiteit, automatisch op de juiste plek terechtkomt.
Wil je nagaan of jouw ERP- en facturatieproces klaar is voor GLN-routing? Ontdek hoe wij e-invoicing aanpakken voor organisaties met complexe structuren.
Veelgestelde vragen
FAQ
Wat is een GLN-nummer?
Een GLN-nummer, of Global Location Number, is een uniek nummer van 13 cijfers dat een locatie of entiteit identificeert. Dat kan een rechtspersoon zijn, een afdeling of een fysieke locatie zoals een magazijn. GLN’s worden uitgegeven door GS1 en zijn wereldwijd uniek.
Uit hoeveel cijfers bestaat een GLN-nummer?
Een GLN bestaat altijd uit 13 cijfers. Op het Peppol-netwerk wordt het voorafgegaan door de prefix 0088, bijvoorbeeld 0088:5412345000013.
Wat betekent prefix 0088 bij Peppol?
De prefix 0088 is het identifier scheme dat op Peppol aangeeft dat de identificatie een GLN is. Het zegt het netwerk in feite: het nummer dat volgt, is een Global Location Number.
Heb ik een GLN nodig voor e-facturatie via Peppol?
Niet noodzakelijk. Heb je één vestiging, dan volstaat je btw-nummer of ondernemingsnummer. Een GLN heb je pas nodig als je facturen per afdeling, vestiging of entiteit wil ontvangen, of als een klant je expliciet vraagt om zijn GLN te gebruiken.
Wat is het verschil tussen een GLN en een btw-nummer?
Hoe kan ik een GLN-nummer opzoeken?
Dat kan via de GLN Database van GS1 Belgilux, waar je kunt zoeken op GLN, bedrijfsprefix, adres of bedrijfsnaam na registratie voor My GS1. Wereldwijd doe je een controle via Verified by GS1, de opvolger van GEPIR. En via de Peppol Directory zie je of een GLN geregistreerd is op het netwerk. Geen van deze bronnen is volledig en ze vertellen je niet welk GLN je klant voor facturatie wil gebruiken. Vraag dat dus altijd na bij de klant en gebruik de tools om het door te geven nummer te verifiëren.
Hoeveel kost een GLN-nummer?
Een GLN aanvragen vereist een lidmaatschap bij GS1 en daar is een kost aan verbonden. De exacte prijs hangt af van het type lidmaatschap en het land waar je het aanvraagt. Een GLN van iemand anders opzoeken in de GLN Database kan wel zonder lidmaatschap.
Twijfel je over je eigen set-up?
UITGELICHTE ARTIKELS
