Vous envoyez une facture Peppol à un gros client, mais celle-ci n’arrive jamais au service concerné. Ou bien un client vous demande soudainement d’utiliser son numéro GLN à la place de son numéro de TVA et vous ne savez pas trop comment vous y prendre. Pour les équipes financières des entreprises comptant plusieurs sites ou entités, ce genre de questions se pose de plus en plus souvent. Il est temps d’expliquer ce qu’est exactement un numéro GLN, quand vous en avez besoin et ce que cela implique pour votre processus de facturation.
Que pouvez-vous lire sur cette page ?
Qu'est-ce qu'un numéro GLN ?
Un numéro GLN (Global Location Number) est un numéro unique à 13 chiffres qui identifie de manière univoque un lieu ou une entité. Il peut s’agir d’une personne morale, mais aussi d’une entité fonctionnelle telle que votre service comptable, ou d’un lieu physique tel qu’un entrepôt ou un quai de chargement. Un GLN est unique au monde.
Les numéros GLN existent depuis longtemps et sont principalement utilisés dans le secteur de la logistique. Avec l’essor de la facturation électronique, ils font désormais leur apparition dans ce domaine également. Sur Sur le réseau Peppol, un GLN est enregistré selon ce qu’on appelle le schéma d’identifiant « 0088 ». Cela peut sembler technique, mais cela signifie simplement que la partie « 0088 » précédant le numéro indique qu’il s’agit d’un GLN. Un identifiant Peppol basé sur un GLN se présente alors comme suit : 0088:5412345000013.
Voici un moyen pratique de comprendre la différence avec votre numéro de TVA : votre numéro de TVA correspond à l’adresse du bâtiment de votre entreprise, tandis qu’un GLN correspond à l’adresse d’un étage spécifique, voire d’un bureau précis au sein de ce bâtiment.
À quoi sert un GLN dans le cadre de Peppol ?
Dans le cadre de Peppol, un GLN intervient dans deux situations distinctes, qu’il est important de bien distinguer.
- Vous recevez vos factures sur un GLN
Si, en tant qu’organisation, vous souhaitez recevoir des factures par service ou par type de facture, par exemple en distinguant les frais internes des produits destinés à la revente, vous avez besoin d’un GLN. Cela concerne principalement les entreprises disposant d’un seul numéro d’entreprise mais de plusieurs points de facturation : pensez par exemple à un groupe hospitalier, à une chaîne de magasins ou à un groupe de construction composé de différentes entités. - Vous envoyez des factures à un client disposant d’un GLN
Une règle simple s’applique ici : vous n’utilisez le GLN de votre client que s’il en fait la demande expresse dans le cadre de la facturation Peppol. Dans la plupart des cas, le numéro de TVA reste l’identifiant par défaut. Vous n’avez donc pas besoin de rechercher un GLN pour chaque client.
Les secteurs où cette situation se rencontre le plus souvent sont le commerce de détail et les produits de grande consommation (les grandes chaînes utilisent déjà des numéros GLN pour leurs succursales et leurs centres de distribution), le secteur de la santé, les organisations comportant plusieurs services ou centres de coûts, ainsi que le secteur des transports et de la logistique.
Une chose à garder à l’esprit : même si vous pouvez rechercher des GLN, cela ne remplace pas la question posée à votre client. Une entreprise comptant des dizaines de succursales dispose de dizaines de GLN, et aucune base de données n’indique quel numéro correspond à l’adresse de facturation correcte pour votre facture spécifique. De plus, votre logiciel de facturation ne peut pas le déduire automatiquement à partir d’un numéro de TVA. Demandez donc toujours à votre client de confirmer le GLN et utilisez les outils de recherche pour vérifier les informations obtenues.
Dans quels cas une entreprise n'a-t-elle pas besoin d'un GLN ?
Pour Nymus, la certification ISO n’était pas une simple réponse à une obligation, mais un choix délibéré s’inscrivant dans sa stratégie de croissance.
Tout d’abord, Nymus travaille principalement avec de grandes entreprises. Ces dernières appliquent souvent des procédures rigoureuses d’évaluation des fournisseurs et exigent de leurs partenaires stratégiques qu’ils démontrent un niveau adéquat de sécurité de l’information. La norme ISO/IEC 27001 est la norme reconnue à cet effet.
Deuxièmement, Nymus souhaite étendre ses activités à l’étranger, notamment aux Pays-Bas. Aux Pays-Bas, les autorités exigent d’ores et déjà la certification ISO pour être reconnu comme point d’accès Peppol. Sans cette certification, ce marché n’est pas accessible.
L’obtention du certificat n’était pas une fin en soi, mais une confirmation de la manière dont Nymus fonctionnait déjà et une condition préalable à la prochaine étape.
Quels changements cela implique-t-il pour les clients actuels de Nymus ?
Si vous ne disposez que d’un seul établissement, vous n’avez pas besoin de demander un GLN. Il vous suffit de communiquer votre numéro d’entreprise ou votre numéro de TVA, ce qui vous permettra d’utiliser Peppol sans aucun problème. Pour la plupart des entreprises belges, cela suffit. Un GLN ne devient intéressant que lorsque vous souhaitez envoyer ou recevoir des factures à une destination plus spécifique que « l’entreprise dans son ensemble ».
Comment demander un numéro GLN ?
Vous pouvez demander un GLN via la plateforme en ligne de GS1, l’organisme chargé de la gestion et de la normalisation de ces numéros à l’échelle mondiale. En Belgique, il s’agit de GS1 Belgium & Luxembourg, et aux Pays-Bas, de GS1 Nederland.
Si vous êtes déjà membre de GS1, par exemple pour les codes-barres ou les GTIN sur les produits, vous trouverez votre GLN dans votre espace « My GS1 ». Votre GLN principal y est créé automatiquement ; vous pouvez ajouter vous-même des GLN supplémentaires. Veuillez noter que chaque GLN que vous ajoutez est, par défaut, accessible au public via la base de données GLN de GS1 Belgilux. Si vous ne le souhaitez pas, vous pouvez en faire la demande auprès de GS1.
Vous pouvez souvent retrouver un GLN existant sur les factures numériques, les bons de commande et les bons de livraison, ou bien vous pouvez simplement le demander à votre fournisseur ou à votre client.
Veuillez toutefois noter que la demande d’un GLN auprès de GS1 nécessite une adhésion et qu’elle entraîne des frais. Les conditions exactes varient d’un pays à l’autre ; veuillez donc vous renseigner auprès de votre organisation GS1 locale.
Numéro GLN, numéro de TVA ou numéro d'entreprise : – quand utiliser lequel ?
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Quand l'utiliser
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Identifiant à utiliser
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Une entreprise belge, un seul site
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Numéro de TVA ou numéro KBO
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Entreprise comptant plusieurs sites ou services qui reçoivent chacun leurs propres factures
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GLN par site ou par service
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Entreprise étrangère sans numéro de TVA belge sur Peppol
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Souvent un GLN ou un autre système de numérotation
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Le client demande expressément un acheminement GLN
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Souvent un GLN ou un autre système
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Rechercher et vérifier un numéro GLN
Il existe trois sources qui permettent chacune de résoudre une pièce différente du puzzle.
- La base de données GLN de GS1 Belgilux. Elle vous permet de rechercher les GLN d’autres entreprises, par GLN ou préfixe d’entreprise, par adresse ou par nom d’entreprise. Il n’est pas nécessaire d’être membre de GS1 : il suffit de s’inscrire à My GS1 pour effectuer une recherche. Les entreprises peuvent toutefois choisir de ne pas rendre leurs GLN publics ; par conséquent, un résultat vide ne signifie pas qu’il n’existe pas de GLN correspondant.
- Vérifié par GS1. Il s’agit du successeur mondial du GEPIR. Vous saisissez un GLN et vous voyez quelle organisation s’y rattache. Idéal pour vérifier si un numéro qui vous a été communiqué appartient bien à votre client.
- Le répertoire Peppol. Il vous permet de vérifier si un identifiant, y compris les GLN préfixés par 0088, est enregistré sur le réseau Peppol. Important : la publication dans l’annuaire n’est pas obligatoire et s’effectue par l’intermédiaire du prestataire de services SMP du destinataire. Une partie peut donc parfaitement être joignable sur Peppol sans figurer dans l’annuaire. Utilisez l’annuaire pour trouver une partie et effectuez une recherche directe pour confirmer.
Si vous souhaitez simplement vérifier rapidement si un client ou un fournisseur est déjà accessible via Peppol, vous pouvez le faire grâce à l’outil Peppol Lookup de Nymus. En résumé : vous pouvez effectuer une recherche, mais aucune de ces sources ne vous indique quel GLN votre client souhaite utiliser pour vos factures. Vous devez obtenir cette confirmation auprès du client lui-même, puis vérifier le numéro avant de l’enregistrer dans votre système.
Quelles en sont les implications concrètes pour votre ERP et votre processus de facturation ?
C’est là que réside l’élément qui fait souvent défaut dans de nombreuses explications sur les GLN, et c’est précisément là que le bât blesse souvent dans les grandes organisations.
Si vous avez des clients disposant d’un GLN, vous devez enregistrer correctement ce numéro dans votre ERP ou votre logiciel de facturation. Dans les environnements ERP complexes tels que SAP, Business Central ou Oracle, cela n’est pas toujours pris en charge par défaut. Cela nécessite que vous sachiez où cet identifiant doit être enregistré et comment votre système le gère.
Si votre entreprise reçoit elle-même des factures via plusieurs numéros GLN, votre processus de comptabilité fournisseurs doit être capable de gérer cet acheminement. Si ce n’est pas le cas, les factures finissent tout de même au mauvais endroit ou sont transférées manuellement. Et vous perdez alors justement l’avantage de l’automatisation pour lequel vous utilisez Peppol en premier lieu.
Peppol est souvent présenté comme un bouton que l’on active d’un simple clic, mais dans la pratique, c’est rarement le cas, surtout dans les entreprises disposant de plusieurs systèmes ERP, de structures de facturation complexes et d’un volume de factures élevé. Le routage GLN est justement l’un de ces détails que la plupart des entreprises sous-estiment lors de leur mise en œuvre de Peppol. Ce sont précisément ces situations que nous rencontrons quotidiennement chez Nymus auprès de clients aux structures complexes : la question n’est pas de savoir ce qu’est un GLN, mais comment s’assurer que chaque facture, pour chaque entité, parvienne automatiquement à la bonne destination.
Souhaitez-vous vérifier si votre système ERP et votre processus de facturation sont prêts pour le routage GLN ? Découvrez comment nous Mettre en place la facturation électronique pour les organisations aux structures complexes.
Questions fréquemment posées
FAQ
Qu'est-ce qu'un numéro GLN ?
Un numéro GLN, ou Global Location Number, est un numéro unique à 13 chiffres qui identifie un lieu ou une entité. Il peut s’agir d’une personne morale, d’un service ou d’un lieu physique, tel qu’un entrepôt. Les numéros GLN sont attribués par GS1 et sont uniques au monde.
De combien de chiffres se compose un numéro GLN ?
Un GLN est toujours composé de 13 chiffres. Sur le réseau Peppol, il est précédé du préfixe 0088, par exemple 0088:5412345000013.
Que signifie le préfixe 0088 dans le cadre de Peppol ?
Le préfixe 0088 est le schéma d’identification utilisé sur Peppol pour indiquer que l’identifiant est un GLN. Il signale en effet au réseau que le numéro qui suit est un Global Location Number.
Ai-je besoin d'un GLN pour la facturation électronique via Peppol ?
Ce n’est pas obligatoire. Si vous ne disposez que d’un seul établissement, votre numéro de TVA ou votre numéro d’entreprise suffit. Vous n’avez besoin d’un GLN que si vous souhaitez recevoir des factures par service, par établissement ou par entité, ou si un client vous demande expressément d’utiliser son GLN.
Quelle est la différence entre un GLN et un numéro de TVA ?
Comment puis-je rechercher un numéro GLN ?
Pour ce faire, vous pouvez utiliser la base de données GLN de GS1 Belgilux, où vous pouvez effectuer une recherche par GLN, préfixe d’entreprise, adresse ou nom d’entreprise après vous être inscrit à My GS1. À l’échelle mondiale, vous pouvez effectuer une vérification via Verified by GS1, le successeur de GEPIR. Et grâce au répertoire Peppol, vous pouvez vérifier si un GLN est enregistré sur le réseau. Aucune de ces sources n’est exhaustive et elles ne vous indiquent pas quel GLN votre client souhaite utiliser pour la facturation. Veillez donc à toujours vous renseigner auprès de votre client et utilisez ces outils pour vérifier le numéro à transmettre.
Combien coûte un numéro GLN ?
Pour demander un GLN, il faut être membre de GS1, ce qui entraîne des frais. Le prix exact dépend du type d’adhésion et du pays dans lequel vous effectuez la demande. En revanche, vous pouvez rechercher le GLN d’une autre personne dans la base de données GLN sans être membre.
Vous avez des doutes concernant votre propre configuration ?
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