De plus en plus d’entreprises se tournent vers la facturation électronique via Peppol. D’autant plus que la facturation électronique deviendra obligatoire pour les transactions B2B dans de nombreux pays européens, il est donc essentiel de mettre vos processus en ordre.
Ceux qui souhaitent adopter l’approche optimale relient directement leur système ERP à Peppol. Vous créez ainsi un flux de facturation automatisé et transparent, sans erreurs manuelles.
Dans ce blog, nous expliquons étape par étape comment relier votre ERP à Peppol, ce à quoi il faut faire attention et les pièges à éviter.
Que pouvez-vous lire sur cette page ?
Qu'est-ce que Peppol ?
Peppol (Pan-European Public Procurement Online) est un réseau standardisé et sécurisé qui permet aux entreprises et aux autorités publiques d’échanger des documents électroniques – tels que des factures, des bons de commande et des notes de crédit – de manière efficace et structurée.
Peppol offre un moyen uniforme d’envoyer et de recevoir des données de facturation. Certains fournisseurs de services ou systèmes ERP veillent à ce que les factures Peppol entrent automatiquement et directement dans le système du destinataire, sans étapes intermédiaires manuelles ni pièces jointes aux courriers électroniques.
Pour les entreprises, cela signifie :
- Moins d’opérations manuelles
- Moins d’erreurs
- Traitement et paiement plus rapides
- Meilleur suivi grâce aux messages d’état (IMR)
À partir de 2026, Peppol (ou un réseau similaire) deviendra obligatoire pour la facturation électronique B2B.B2B dans de nombreux pays européens, dont la Belgique.
Pourquoi relier votre système ERP à Peppol ?
Votre système ERP (tel que SAP, Microsoft Dynamics, Exact ou Odoo) est au cœur de l’administration de votre entreprise : de la commande à la livraison et à la facturation.
En reliant ce système directement à Peppol, vous mettez votre processus de facturation sur pilote automatique. Qu’est-ce que cela vous apporte ?
1. Traitement entièrement automatique
Les factures sont envoyées et reçues directement depuis ou vers votre ERP, sans étapes intermédiaires manuelles.
Pas de copier/coller de données
✔ Pas de risque d’erreurs dues à la saisie manuelle
Pas de double traitement
2. Traitement plus rapide des factures entrantes et sortantes
Les factures envoyées par Peppol arrivent plus rapidement et sont traitées immédiatement. Vous évitez les retards causés par les e-mails ou les scans.
3. Moins d’erreurs, plus de contrôle
Les formats structurés tels que l’UBL permettent de faire correspondre automatiquement les factures avec les commandes ou les reçus dans votre ERP.
Moins d’erreurs d’approbation ou de paiement
Amélioration du suivi et des rapports
4. Gain de temps pour l’équipe financière
Les tâches manuelles disparaissent. Votre équipe peut se consacrer au suivi, à la surveillance et à l’analyse stratégique.
5. Être payé plus rapidement
Les factures étant transmises correctement, intégralement et numériquement, elles peuvent être approuvées plus rapidement, en particulier lorsqu’elles sont associées à une correspondance avec les bons de commande.
6. Prêt pour la législation sur la facturation électronique
Vous vous conformez automatiquement aux obligations européennes en matière d’e-invoicing et d’e-reporting, sans avoir à procéder à chaque fois à de nouveaux ajustements de votre ERP.
7. Renforcement de la collaboration avec les fournisseurs et les clients
Peppol est la norme parmi les gouvernements et les grandes entreprises. En l’utilisant, vous montrez que vous travaillez de manière professionnelle, efficace et numérique.
Comment relier votre système ERP à Peppol (plan étape par étape)
1. Analyser votre situation actuelle
Une bonne préparation commence par de la perspicacité :
- Votre ERP prend-il en charge Peppol de manière native ou par le biais d’un lien externe ?
- Quel type de documents envoyez-vous (factures, notes de crédit, bons de commande) ?
- Vos données de base (telles que les numéros de commande, les données relatives à la TVA) sont-elles complètes et correctes ?
Une analyse claire permet d’économiser du temps et des coûts ultérieurs.
2. Choisissez un partenaire fiable pour les points d’accès Peppol
De nombreux systèmes ERP proposent un connecteur de base ou une « connexion Peppol standard ». C’est pratique, mais pas toujours suffisant. En particulier dans les environnements complexes, il est judicieux de choisir un partenaire spécialisé dans les points d’accès :
- Vous intégrez la facturation électronique dans vos processus existants.
- Comprendre en détail la législation locale (comme en Belgique et aux Pays-Bas)
- Contrôler et traiter automatiquement les IMR et les mises à jour
- Évoluer avec votre ERP et votre organisation – de SAP à des systèmes personnalisés
Chez Nymus, nous combinons une connaissance approfondie du marché du Benelux avec une solution technique adaptée à vos besoins. Vous avez ainsi la garantie d’une facturation électronique correcte, sûre et à l’épreuve du temps.
3. Organisez correctement vos flux de données
Vous travaillez avec une solution dans laquelle vous fournissez vous-même l’UBL ? Dans ce cas, il vous incombe de veiller à ce que votre facture électronique réponde à toutes les spécifications de Peppol et aux exigences de votre client. Signification :
- Champs correctement remplis (tels que les numéros de commande et les références)
- Factures dans un format conforme à Peppol (tel que BIS Billing 3.0)
- Validation et flux de tests pour détecter les erreurs à l’avance
D’autre part, vous choisissez un partenaire de facturation électronique comme Nymus ? Nous assurons alors une intégration unique et intelligente avec votre ERP ou votre plateforme. Ensuite, nous veillons à ce que chaque facture :
- Compatible avec Peppol et le client final
- Rester à jour avec les changements de format (tels que BIS 4.0)
- Correctement validé avant l’expédition
Vous évitez ainsi les erreurs, la charge de travail supplémentaire ou les retards et la responsabilité finale incombe à votre prestataire de services.
4. Effectuez des tests approfondis avant la mise en service
Une phase de test détaillée permet d’éviter de nombreux problèmes :
- Envoyez des factures de test dans un environnement « bac à sable ».
- Simulez des erreurs (par exemple, des champs manquants) et vérifiez comment votre ERP et Access Point réagissent.
- Vérifier que les IMR sont correctement reçus et interprétés.
Pourquoi les tests sont importants : 90 % des erreurs sont détectées avant qu’elles n’aient un impact sur votre fonctionnement opérationnel.
5. Assurer le suivi et l’optimisation continue
La réussite de la mise en ligne ne signifie pas que vous pouvez rester les bras croisés :
- Les normes Peppol peuvent évoluer.
- Les nouveaux clients peuvent avoir des exigences supplémentaires (par exemple, des références supplémentaires).
- Les mises à jour de votre ERP peuvent affecter l’intégration de Peppol.
Un partenaire offrant un suivi et une assistance, comme Nymus, permet de prévenir les problèmes avant même qu’ils ne s’aggravent.
Erreurs courantes dans les intégrations ERP avec Peppol
🚫 Penser qu’un PDF envoyé par courrier électronique est également une « facture électronique ».
🚫 Ne pas envoyer les numéros de commande, ce qui entraîne le rejet automatique des factures.
🚫 Ignorer les messages IMR ou ne pas les traiter automatiquement.
🚫 Ne pas tester suffisamment les flux de données, ce qui entraîne des messages d’erreur massifs.
🚫 Absence de procédures internes claires pour le suivi des mises à jour de l’état d’avancement.
Importance de la conformité à l'horizon 2026
À partir de 2026, la facturation électronique deviendra obligatoire pour les transactions B2B dans de nombreux pays européens, dont la Belgique. Les factures papier ou les simples pièces jointes aux courriels ne suffiront plus. Une connexion correcte à Peppol via votre ERP garantit que votre entreprise est entièrement conforme et évite les amendes, les retards de paiement ou le chaos opérationnel.
Conclusion : une intégration intelligente vous permet d'économiser du temps, de l'argent et des maux de tête.
En reliant astucieusement votre ERP à Peppol :
- Accélérez votre processus de facturation.
- Obtenez un aperçu en temps réel de l’état de vos factures.
- Réduisez considérablement votre marge d’erreur.
- Assurer la conformité et un flux de trésorerie solide.
Une bonne préparation, le bon partenaire et une optimisation continue font toute la différence.
Prêt à relier votre système ERP à Peppol ?
Chez Nymus, nous guidons les entreprises pas à pas vers un processus de facturation électronique à l’épreuve du temps : de l’analyse et de la connexion aux tests, au contrôle et à l’assistance continue.
Travaillez-vous avec SAP ou Microsoft Dynamics 365 Business Central? Bonne nouvelle :
Vous souhaitez garantir une intégration parfaite et conforme de Peppol ?
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