Les factures non-PO… presque toutes les équipes financières les trouvent gênantes. Elles ne sont pas issues d’un processus d’achat formel, personne ne sait exactement qui doit les approuver et elles ralentissent souvent la comptabilité.
Avec l’essor de la facturation électronique et de Peppol, de nombreuses entreprises s’attendent à ce que ces problèmes disparaissent d’eux-mêmes. Mais dans la pratique, c’est souvent le contraire qui se produit : les factures non-PO sont plus souvent bloquées que les factures PO.
Et cela tient à un élément crucial : le numéro de PO est un champ obligatoire dans Peppol.
Dans ce blog, nous expliquons pourquoi les factures non-PO posent des problèmes dans Peppol, pourquoi certaines factures n’arrivent jamais et ce que vous pouvez faire pour éviter cela.
Que pouvez-vous lire sur cette page ?
Qu'est-ce qu'une facture sans accusé de réception ?
Une facture non-PO est une facture fournisseur qui n’est pas liée à une commande.
Exemples typiques :
- Abonnements aux logiciels
- Conseil
- Services publics (gaz, eau, électricité)
- Frais de marketing
- Licences
- Petits achats pour lesquels personne n’a créé de PO
Pour les services financiers, cela signifie plus de validation manuelle, plus de communication avec les collègues et souvent un retard dans le processus de paiement.
Pourquoi les factures sans accusé de réception posent-elles des problèmes à Peppol ?
Bien que l’envoi d’une facture dans Peppol se déroule généralement sans problème, les factures non-PO sont régulièrement bloquées. En effet, certains champs de Peppol sont obligatoires et leur absence peut entraîner des blocages ou des rejets de factures.
Signification :
1. Le numéro de commande est un champ obligatoire
Si une facture électronique ne contient pas de numéro de commande alors que celui-ci est obligatoire, la facture sera considérée comme invalide par Peppol.
2. Un bon point d’accès bloque immédiatement la facture
Le point d’accès doit détecter que le champ est manquant et refuser de l’envoyer ou de le recevoir. Le fournisseur reçoit alors un message d’erreur clair, par exemple : « PurchaseOrderReference is required but missing ».
3.Si le point d’accès ne le fait pas, Peppol place la facture plus bas dans la chaîne
Si le point d’accès ne le fait pas, la facture peut être rejetée plus bas dans le réseau Peppol. Le destinataire vérifie à nouveau la facture et la rejette si des données obligatoires sont manquantes. Cela peut conduire à un retour d’information qui n’est pas toujours clair pour les fournisseurs, ce qui fait que la facture n’atteint pas le client final et que le service financier doit comprendre après coup ce qui n’a pas fonctionné.
Résultat : les factures ne parviennent pas au client final, les fournisseurs sont frustrés et le service financier doit ensuite comprendre ce qui n’a pas fonctionné.
Raisons internes pour lesquelles les factures non-PO ne fonctionnent pas correctement
De nombreux fournisseurs ont l’habitude d’envoyer des factures sans numéro de commande. Ils ne remplissent pas le champ et s’attendent à ce que la facture arrive d’elle-même.
Cependant, Peppol est plus strict que le courrier électronique : un champ obligatoire manquant signifie que la facture ne sera pas traitée. Et c’est exactement le but recherché : éviter les factures erronées… mais seulement si le point d’accès effectue la validation correctement.
Dans la pratique, cela pose souvent des problèmes :
- Les fournisseurs ne savent pas que le numéro de commande est obligatoire
- Les organisations ne communiquent pas clairement les champs requis.
- Il arrive que les points d’accès ne soient pas entièrement validés conformément aux règles.
- Les factures n’arrivent pas sans que personne ne s’en aperçoive
L'impact de ViDA : une validation encore plus stricte à venir
Avec l’avènement de ViDA (TVA à l’ère numérique), la facturation électronique et la déclaration électronique en temps réel seront encore plus strictement réglementées dans l’UE. Les États membres doivent obligatoirement soutenir le reporting numérique d’ici 2030, et de nombreux pays ont déjà choisi d’imposer Peppol ou des normes similaires.
Pour les factures non-PO, cela signifie que les factures comportant des données manquantes, telles qu’un numéro de commande, seront rejetées encore plus rapidement. Les plates-formes de validation locales (comme en Italie, en Pologne ou en France) appliquent également des contrôles supplémentaires en plus de Peppol. En résumé : la nécessité de disposer de données de facturation correctes et d’un bon point d’accès ne fera qu’augmenter dans les années à venir.
Ce qu'un bon point d'accès fait pour les factures non-PO
Les factures sans accusé de réception entraînent souvent des retards parce que des champs obligatoires sont manquants. Avec un point d’accès de qualité, ces problèmes peuvent être largement évités. Nymus, par exemple, propose une solution qui envoie correctement les factures non-PO, de sorte qu’elles ne restent pas bloquées dans Peppol et que le service financier ne doive pas effectuer de post-traitement.
Un point d’accès professionnel remplit cette fonction :
✔ Validation stricte des champs obligatoires
Une facture sans numéro de commande est vérifiée par le point d’accès. Si nécessaire, des corrections sont appliquées pour que la facture reste conforme aux règles Peppol et ne soit pas rejetée.
✔ Messages d’erreur clairs
Les fournisseurs savent immédiatement ce qu’il faut ajuster.
✔ Empêcher les factures de « disparaître » dans la chaîne
Tout ce qui n’est pas conforme est rejeté avant l’envoi.
✔ Conseils et assistance
Il arrive parfois que les champs obligatoires ou les raisons pour lesquelles une facture échoue ne soient pas claires. Un point d’accès de qualité guide les entreprises afin que les situations de non-PO ne provoquent pas de blocages invisibles.
Traitement plus intelligent des factures non-PO : de Peppol à l'automatisation de l'AP
Maintenant que l’on sait pourquoi les factures non-PO sont souvent bloquées et comment un point d’accès de qualité permet d’éviter ce problème, la question qui se pose est la suivante : comment pouvez-vous améliorer ce processus de manière structurelle ?
La solution réside dans l’automatisation de la comptabilité fournisseurs. En traitant les factures non-PO à l’aide d’un outil intelligent tel que 4CEE-invoice de Nymus, vous les sortez du processus ad hoc et rendez le processus de paiement prévisible, efficace et sans erreur. Les équipes financières bénéficient d’une visibilité instantanée, les fournisseurs sont payés plus rapidement et le service informatique peut mettre en place un flux de travail rationalisé et bien intégré.
Fonctionnalités pratiques pour le traitement des factures non-PO
1. Automatisez les factures non-PO récurrentes
Les factures telles que les services publics, les factures de téléphone, les loyers ou les baux sont récurrentes chaque mois. Avec 4CEE-invoice, ces factures peuvent être automatiquement liées à un « plan de dépenses » et traitées sans contact. Cela élimine le travail manuel mensuel et donne à la direction un aperçu des dépenses avant qu’elles ne se produisent.
2. Automatisez les flux de travail d’approbation
Les factures non-PO sont automatiquement envoyées à la bonne personne pour examen et approbation, sur la base d’attributs prédéfinis. Ainsi, la personne chargée de l’approbation reçoit les factures dès leur réception.
3. Codification automatique sur la base des attributs de la facture
Comme les factures PO, les factures non PO peuvent être automatiquement codifiées sur la base d’attributs tels que le fournisseur, la personne de contact ou la description. Elles sont ensuite automatiquement transmises pour paiement ou pour confirmation à une personne chargée de l’approbation.
Résumé
Le traitement des factures non-PO reste un défi, en particulier dans le cadre strict de Peppol. L’importance d’un point d’accès de qualité est donc encore plus évidente : un bon point d’accès empêche les factures de rester bloquées, fournit des messages d’erreur clairs et guide les fournisseurs et les équipes financières tout au long du processus. Par conséquent, vous perdez moins de temps en recherches rétrospectives et vos processus de facturation sont beaucoup plus automatisés et efficaces.
Vous voulez découvrir comment votre organisation peut traiter les factures non-PO sans problème et rendre vos processus de facturation électronique plus intelligents ? Contactez Nymus et étudiez ensemble les possibilités qui s’offrent à vous.
FAQ
Une facture avec bon de commande est liée à un bon de commande créé à l’avance dans le processus d’approvisionnement. En revanche, une facture sans bon de commande est établie en dehors du processus formel de passation de marchés, sans qu’un bon de commande n’ait été créé. Les factures non-PO sont souvent plus difficiles à traiter, car les processus d’approbation et de validation sont moins clairs.
Peppol applique des règles de validation strictes pour les factures électroniques. Si un profil de l’organisation destinataire exige la saisie d’un numéro de commande, une facture ne comportant pas ce champ sera considérée comme non valide. L’objectif est d’éviter les factures erronées et de normaliser le traitement des factures.
Si le point d’accès valide correctement, la facture est bloquée et le fournisseur reçoit un message d’erreur clair.
Si le point d’accès ne procède pas à une validation suffisante, la facture peut être rejetée en aval de la chaîne par Peppol lui-même, ce qui entraîne des retards ou fait que la facture n’arrive pas du tout au client final.
Un point d’accès de haute qualité :
- Valide strictement les champs obligatoires.
- Donne des messages d’erreur clairs aux fournisseurs.
- Empêche les factures de « disparaître » dans la chaîne.
- Il fournit des conseils et un soutien afin que les situations non liées à l’OP ne provoquent pas de blocages invisibles.
En appliquant l’automatisation de la PA, les factures non-PO peuvent être traitées de manière structurée. Cela permet de garantir :
- Un meilleur contrôle et une meilleure surveillance des finances.
- Traitement et paiement plus rapides des fournisseurs.
- Des flux de travail efficaces pour les équipes IT et AP.
- Automatisez les factures récurrentes : par exemple, les services publics, les abonnements et les baux.
- Automatisez les flux d’approbation : envoyez automatiquement les factures à la bonne personne pour qu’elle les examine.
- Codage automatique : utilisez les propriétés des factures telles que le fournisseur, le contact ou la description pour coder automatiquement les factures et les transmettre pour paiement ou approbation.
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