La facturation électronique évolue à la vitesse de l’éclair. Alors que dans le passé, il s’agissait principalement de passer du papier au numérique, aujourd’hui, tout est question d’automatisation, d’efficacité et de conformité. Dans ce contexte, un concept émerge de plus en plus : la facturation électronique. autofacturation. Mais comment cela fonctionne-t-il exactement ? Et surtout, comment l’autofacturation s’inscrit-elle dans le cadre de Peppol, le réseau qui est en train de devenir la norme internationale en matière de facturation électronique ?
Que pouvez-vous lire sur cette page ?
Qu'est-ce que l'autofacturation ?
Dans le cadre de l’autofacturation, le client se substitue au fournisseur dans le processus de facturation. Cela signifie que c’est l’acheteur lui-même qui prépare et envoie une facture au fournisseur, et non l’inverse. Le fournisseur ne doit donc plus émettre de facture, mais en reçoit une du client.
Ce modèle est intéressant lorsque l’acheteur dispose de la plupart des données de transaction ou des données les plus fiables. Pensez, par exemple, au commerce de détail, à la logistique ou à la fabrication, où l’acheteur a souvent une meilleure visibilité des volumes, des livraisons et des prix.
L'autofacturation dans le cadre juridique de la facturation électronique
L’autofacturation est légalement reconnue, mais elle est soumise à des règles strictes. En Europe, la directive TVA stipule que :
- le fournisseur et le client doivent avoir un accord préalable sur l’autofacturation,
- le fournisseur doit accepter explicitement les factures,
- et les factures doivent respecter les mêmes règles de TVA et de facturation électronique que les factures ordinaires.
Ainsi, avec la montée en puissance de la facturation électronique obligatoire dans de nombreux pays de l’UE, il est important que les factures d’autofacturation soient conformes aux normes techniques et juridiques, telles que l’UBL ou la CII.
L'autofacturation est-elle possible à Peppol ?
La réponse est oui. Peppol prend en charge les documents d’autofacturation via les formats standard de Peppol BIS Billing. Une facture d’autofacturation suit la même structure qu’une facture électronique normale, avec une indication supplémentaire selon laquelle la facture a été préparée par le client.
Cela permet également d’intégrer pleinement l’autofacturation dans les flux Peppol existants. Les fournisseurs reçoivent la facture directement via le réseau Peppol, conformément aux normes internationales applicables.
Chaque point d'accès offre-t-il la possibilité d'une autofacturation ?
Bien que Peppol prenne techniquement en charge l’autofacturation, cela ne signifie pas que tous les points d’accès offrent effectivement cette fonctionnalité. Pour de nombreuses parties, le traitement de l’autofacturation dans la structure UBL est complexe et le soutien est limité aux factures standard.
Chez Nymus, c’est différent. Nous avons conçu notre solution de manière à ce que l’autofacturation puisse être traitée correctement et efficacement au sein de Peppol. Cela permet aux entreprises qui utilisent l’autofacturation de continuer à automatiser leurs processus tout en respectant toutes les exigences légales et techniques.
Plusieurs clients utilisent déjà avec succès l’autofacturation par l’intermédiaire de Nymus, ce qui prouve qu’elle n’est pas seulement possible en théorie, mais qu’elle est également réalisable et évolutive dans la pratique.
Pourquoi l'autofacturation est-elle intéressante pour les grandes entreprises ?
Pour les grandes entreprises, l’autofacturation présente des avantages évidents :
- EfficacitéLes fournisseurs n’ont plus besoin de créer des factures, ce qui élimine la duplication des efforts.
- Meilleure qualité des donnéesLes factures sont basées sur les données du client, qui sont souvent plus fiables et plus cohérentes.
- Paiements plus rapidesmoins de discussions et de corrections, donc un délai d’exécution plus court.
- Économies de coûtsLes frais administratifs sont réduits de part et d’autre.
Dans les secteurs où des milliers de transactions sont effectuées chaque mois, cela peut avoir un impact considérable.
Risques, préoccupations et perspectives d'avenir
L’autofacturation présente de nombreux avantages, mais aussi des risques importants si elle n’est pas correctement mise en œuvre dans le cadre de la facturation électronique et de Peppol :
- Choisissez le bon point d’accès : Tous les points d’accès Peppol ne peuvent pas traiter correctement l’autofacturation. La complexité technique de la structure UBL est trop élevée pour de nombreuses parties. Un point d’accès mal choisi peut avoir pour conséquence que les factures ne sont pas envoyées ou reçues correctement, ce qui interrompt tout le processus de facturation électronique.
- Risques de non-conformité : Les factures autofacturées doivent être conformes à toutes les règles relatives à la TVA et à la facturation électronique. Des erreurs dans l’UBL ou des données obligatoires manquantes peuvent entraîner un rejet par les autorités fiscales ou des corrections administratives.
- Synchronisation des données : L’autofacturation ne fonctionne bien que si les données de l’acheteur et du fournisseur correspondent parfaitement. Les différences de prix, de quantités ou d’accords contractuels peuvent donner lieu à des discussions ou à des retards.
- Acceptation du fournisseur : les fournisseurs doivent accepter explicitement l’autofacturation. En l’absence d’accords clairs, des problèmes juridiques et opérationnels peuvent survenir.
- Gérer les exceptions : toutes les factures ne sont pas standard ; les cas divergents doivent être détectés manuellement ou par le biais de flux de travail intelligents afin d’éviter les erreurs et les retards.
Perspectives d'avenir
L’autofacturation est appelée à prendre de l’importance dans les années à venir. Avec l’obligation croissante de facturation et de déclaration électroniques au sein de l’UE (comme dans le cadre de ViDA), le besoin de flux de factures automatisés et fiables se fait de plus en plus sentir. Les grandes entreprises qui investissent aujourd’hui dans l’autofacturation auront bientôt une longueur d’avance : elles gagneront du temps, réduiront les erreurs et seront tout à fait prêtes pour les futures normes internationales.
Conclusion
L’autofacturation est un complément puissant à la facturation électronique. Elle offre aux grandes entreprises la possibilité de rendre les processus de facturation plus efficaces, plus cohérents et plus rapides. Dans le cadre légal de la facturation électronique, l’autofacturation est parfaitement applicable, pour autant que des accords clairs aient été conclus avec les fournisseurs.
Grâce à Peppol, l’autofacturation devient non seulement techniquement possible, mais aussi évolutive et déployable à l’échelle internationale. Pour les organisations qui cherchent à optimiser leurs processus de facturation, l’autofacturation via Peppol peut donc véritablement changer la donne.
FAQ :
L’autofacturation est un processus dans lequel l’acheteur prépare et envoie la facture au nom du fournisseur. Le fournisseur reçoit la facture au lieu de l’établir lui-même.
Oui, mais à certaines conditions : il doit y avoir un accord préalable entre l’acheteur et le fournisseur, le fournisseur doit accepter les factures et les factures doivent être conformes aux règles en matière de TVA et de facturation électronique.
Oui, Peppol prend en charge l’autofacturation via les formats de facturation BIS. Les factures d’autofacturation suivent la même structure que les factures électroniques ordinaires, avec une indication que la facture a été préparée par le client.
Non, de nombreux points d’accès ne peuvent pas gérer correctement la complexité technique de l’autofacturation dans l’UBL. Il est important de choisir un point d’accès qui supporte entièrement l’autofacturation, comme Nymus.
L’autofacturation permet d’économiser du temps et de l’argent, d’améliorer la qualité des données, d’accélérer les paiements et de rendre les processus de facturation plus efficaces et plus évolutifs, en particulier avec des milliers de transactions par mois.
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