La facturation électronique est en plein essor. Au sein de réseaux tels que Peppol, la facturation électronique est non seulement plus rapide et plus simple, mais à partir de 2026, elle deviendra également une obligation légale pour les transactions B2B en Belgique. Les entreprises seront obligées de se facturer mutuellement via des réseaux reconnus tels que Peppol. Les factures papier ou les factures PDF ordinaires ne suffiront plus.
Pourtant, dans la pratique, nous voyons de nombreuses entreprises tomber dans les mêmes pièges. De petites erreurs peuvent avoir des conséquences majeures : factures rejetées, retards de paiement ou même documents qui n’arrivent jamais. Dans cet article, vous découvrirez quelles sont les erreurs à éviter absolument et comment mettre en place un flux de facturation électronique solide et à l’épreuve du temps.
Pourquoi la facturation électronique est-elle cruciale pour votre processus de facturation ?
La facturation électronique via Peppol offre plus de transparence, des paiements plus rapides et moins de travail manuel. Mais cela n’est vrai que si le processus est correctement mis en place. Un flux mal aligné peut conduire à des factures non livrées, à des litiges qui pèsent sur votre trésorerie et à la frustration de vos clients et de vos équipes financières.
La bonne nouvelle ? De nombreux problèmes sont faciles à éviter – à condition de prêter attention à quelques points essentiels.
Les 5 principaux pièges de la facturation électronique
1️⃣ Confusion entre un PDF et une facture électronique
Un e-mail contenant un PDF semble numérique, mais il ne s’agit pas d’une facture électronique. Seuls les formats structurés tels que UBL ou Peppol BIS répondent à la norme et peuvent être traités automatiquement par les systèmes comptables ou ERP. Un PDF nécessite un traitement manuel, ce qui est source d’erreurs et inefficace.
2️⃣ Ne pas vérifier si le destinataire est joignable sur Peppol
Une facture électronique via Peppol ne peut être délivrée que si le destinataire est correctement enregistré sur le réseau. Tous les points d’accès ne procèdent pas automatiquement à cette vérification. Assurez-vous donc toujours d’avoir un carnet d’adresses Peppol à jour ou intégrez la validation automatique dans votre processus afin d’éviter les factures « perdues ».
3️⃣ Mauvaise qualité des données
Une facture électronique est aussi intelligente que les données qu’elle contient. Les erreurs dans les numéros de TVA, les IBAN ou les champs obligatoires tels que les références de commande entraînent des rejets ou un traitement manuel. Des données de base de mauvaise qualité se traduisent par des taux d’erreur plus élevés et davantage d’administration. Veillez à disposer d’une source de données centrale, de règles de validation et de contrôles réguliers.
4️⃣ Aucune prise en compte des réglementations étrangères
Vous travaillez avec des clients ou des gouvernements étrangers ? Dans ce cas, vous devez tenir compte des exigences locales en matière de facturation électronique, qui peuvent varier considérablement. En Italie, par exemple, il existe un modèle de dédouanement obligatoire qui exige que les factures passent d’abord par une plateforme gouvernementale. Informez-vous bien et travaillez avec une solution capable de gérer cette complexité.
5️⃣ Aucune phase de test ou de suivi approfondie n’a été mise en place
Une mise en œuvre n’est jamais « prête à l’emploi ». En l’absence d’un processus de test, vous passez à côté d’erreurs cruciales dans le formatage, le mappage ou l’envoi des factures électroniques. Même après la mise en service, le suivi est crucial : les factures arrivent-elles effectivement, sont-elles acceptées et les données sont-elles correctes ? En testant et en contrôlant, vous évitez les retards de paiement.
Conclusion : la facturation électronique porte ses fruits - à condition de bien faire les choses
La facturation électronique via Peppol offre de grands avantages : des paiements plus rapides, moins d’administration, une plus grande précision et un flux de trésorerie plus important. Mais vous ne pourrez profiter de ces avantages que si vous mettez en place le processus de manière structurée et réfléchie.
En investissant intelligemment dans les bons outils, processus et partenaires, vous faites de la facturation électronique un avantage stratégique plutôt qu’un défi opérationnel.
Prêt pour la facturation électronique ?
Chez Nymus, nous prenons en charge l’ensemble du processus de facturation électronique. Nous veillons à ce que votre entreprise soit correctement connectée à Peppol, nous intégrons sans peine les IMR dans votre flux de facturation et nous relions le tout à votre système ERP ou comptable. Par la suite, nous continuons à vous soutenir activement et à surveiller en permanence vos processus, de sorte que vous puissiez compter sur un processus de facturation fluide et sans erreur, sans aucun souci.
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