Comment Agilitas Group est devenu un précurseur en matière de facturation numérique.
Et si un jour vous réalisiez que votre processus de facturation peut être plus efficace, plus rapide et plus rentable ? Nous avons posé la question à Bart De Padt, Credit & Billing Manager chez Agilitas Group. Son entreprise a commencé à utiliser la facturation numérique en 2013 et a réalisé des économies substantielles chaque année depuis lors.
Témoignage client : Groupe Agilitas
Comment nous aidons le Groupe Agilitas à facturer plus rapidement et plus efficacement tout en réduisant les coûts.
À propos du groupe Agilitas
Le groupe Agilitas est un expert européen du travail temporaire et des services de ressources humaines. Le groupe se compose de plusieurs unités commerciales. Pour la Belgique, il s’agit des prestataires de services Agilitas, Amplo et Ascento. En 2021, le groupe Agilitas a été racheté par le groupe français Proman. Elle est ainsi devenue une organisation européenne employant 1 600 personnes et réalisant un chiffre d’affaires de 1,2 milliard d’euros.
Leurs défis
Déjà en 2013, nous voulions servir nos clients par le biais de la facturation électronique”, explique Bart De Padt, Credit & Billing Manager chez Agilitas Group. “C’est pourquoi nous recherchions un partenaire capable de faciliter le processus de facturation électronique. Nous nous sommes rapidement retrouvés chez Nymus, qui était alors une jeune organisation. Dès le premier jour, nous avons été incroyablement bien soutenus là-bas”.
Pourquoi avez-vous cherché une solution numérique ?
Principalement en raison de la prolifération des formats : chaque client a sa propre préférence. Il y a aussi la complexité. La facture au format PDF reste le moyen le plus fréquemment choisi, mais l’envoi d’une facture par l’intermédiaire d’Ariba est déjà moins évident. Dans ce cas, il est préférable d’engager un partenaire de qualité qui y travaille tous les jours. Surtout si l’on considère l’investissement nécessaire pour créer soi-même une plateforme”.
Des formats hétéroclites
Complexité accrue
Réduction des coûts
Quelle est l'importance du facteur de réduction des coûts ?
La réduction des coûts était un indicateur clé de performance. En passant du papier à une plateforme numérique, nous avons réussi à économiser beaucoup d’argent. D’autre part, il était tout aussi important d’augmenter notre offre numérique sans compromettre la qualité que nous voulons offrir à nos clients. Il est déjà plus difficile d’en rendre compte dans un indicateur de performance clé”.
Avec Nymus, nous avons un partenaire qui réfléchit avec nous à la manière de réduire encore plus les coûts. Exemple récent : en changeant d’imprimerie, le coût de l’impression restante a baissé. Sans avoir à se poser la question, des mesures régulières et proactives sont prises pour améliorer encore le flux de travail.
En tant que responsable du budget de ce projet, je me sens très à l’aise car je sais que tout se passe bien et que si un problème survient, il sera résolu immédiatement. Je n’ai pas à craindre qu’il soit meilleur ou moins cher ailleurs. Le fait de ne pas avoir à réaliser une nouvelle étude de marché de temps en temps nous permet également d’économiser du temps et de l’argent”.
Notre solution
Comment se déroule le processus de facturation aujourd’hui ?
“Comme c’est souvent le cas dans le secteur du travail temporaire, une grande partie de notre facturation est basée sur la rémunération des prestations des travailleurs temporaires. Une fois les critères déterminés, la facturation est automatique. Nous envoyons ces données à la plateforme de manière structurée. Nymus veille à ce que la bonne facture soit délivrée de la bonne manière et au bon moment.
Quels sont les “incontournables” de votre liste ?
L’intégrabilité et l’automatisation étaient très importantes pour nous. Nous voulions avoir la garantie que si nous numérisions notre facturation, nous pourrions le faire aussi bien et efficacement que possible dès maintenant, y compris toutes les fonctionnalités. Ce souhait a été exaucé : aujourd’hui, nous sommes en mesure de proposer beaucoup plus de canaux, d’effectuer des changements de manière flexible et de réaliser des économies.
Que retenez-vous du processus de mise en œuvre ?
“La mise en œuvre a commencé par une analyse approfondie au cours de laquelle toutes nos exigences ont été mises sur papier. Cette analyse a été coulée dans un plan, après quoi le développement a commencé immédiatement. Au cours de ce développement, la consultation est permanente et nous travaillons à une phase de test. Nymus a fait le travail, nous n’avons eu qu’à valider. Et avant que vous ne vous en rendiez compte, vous êtes en ligne”.
Dans quelle mesure les clients ont-ils suivi l’histoire numérique ?
“Depuis que nous avons cessé de proposer le papier comme option standard mais payante, notre facturation numérique a explosé, avec près de 93 % de nos clients qui l’utilisent. Cela montre que de nombreuses personnes avaient surtout besoin d’un petit coup de pouce dans la bonne direction. Maintenant, oui, si je pouvais choisir dans le passé, je choisissais aussi souvent une facture papier que je mettais ensuite sur une pile”.
“Pour augmenter encore le taux d’acceptation de notre portail client, nous avons maintenant activé les paiements en ligne et nous essayons également d’offrir quelques fonctions supplémentaires. Par exemple, vous pouvez indiquer si une facture a été payée ou non. Vous pouvez également donner à votre comptable l’accès au portail et lui transmettre automatiquement les factures au lieu de les envoyer par courrier électronique.
Enfin, quel est l’avenir de la facturation ?
“Nous ajouterons bientôt un code QR sur nos factures de vente, ce qui permettra aux clients de payer encore plus facilement leur facture via le portail. Plus tard, nous irons même plus loin. Nous prévoyons également de relier les portails de nos autres unités commerciales en Belgique à Nymus X, ce qui nous permettra d’offrir à nos clients une expérience client intégrée.”
"Pour le projet que nous voulions réaliser, je n'aurais pas pu imaginer un meilleur partenaire. Nymus s'efforce toujours de nous soutenir de la meilleure façon possible"
Bart De Padt, Groupe Crédit & Facturation chez Agilitas
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