Hoe Agilitas Group koploper werd in digitale facturatie
Wat als je op een dag beseft dat je facturatieproces efficiënter, sneller en voordeliger kan? We vroegen het aan Bart De Padt, Credit & Billing Manager bij Agilitas Group. Zijn bedrijf startte in 2013 met digitale facturatie en realiseerde sindsdien elk jaar een stevige kostenbesparing.
Klantverhaal: Agilitas Group
Hoe we Agilitas Group ondersteunen om sneller en efficiënter te factureren met minder kosten.
Over Agilitas Group
Agilitas Group is een Europese expert in uitzendarbeid en HR-services. De groep bestaat uit verschillende business units. Voor België zijn dat de dienstverleners Agilitas, Amplo en Ascento. In 2021 werd Agilitas Group overgenomen door het Franse Proman Group. Hierdoor groeide het uit tot een Europese organisatie met 1.600 medewerkers en een omzet van 1,2 miljard euro.
Hun uitdagingen
‘Al in 2013 wilden we onze klanten bedienen via elektronische facturatie”, vertelt Bart De Padt, Credit & Billing Manager bij Agilitas Group. “Daarom waren we op zoek naar een partner die een elektronisch facturatieproces kon faciliteren. We kwamen al snel bij Nymus terecht, toen nog een jonge organisatie. Al vanaf dag één werden we er ontzettend goed begeleid.’
Waarom gingen jullie op zoek naar een digitale oplossing?
‘Vooral door de wildgroei aan formaten: elke klant heeft zijn eigen voorkeur. Ook is er de complexiteit. De PDF-factuur blijft de meest gekozen weg maar een factuur afleveren via Ariba is al minder evident. Dan schakel je beter een kwalitatieve partner in die daar elke dag mee bezig is. Zeker als je kijkt naar de investering die nodig is om zelf een platform op te zetten.’
Wirwar aan formaten
Gestegen complexiteit
Kosten besparen
Hoe groot was de factor kostenbesparing?
‘Kostenbesparing was een cruciale KPI. Door van papier naar een digitaal platform over te stappen, slaagden we er effectief in om heel wat geld te besparen. Anderzijds was het even belangrijk om ons digitaal aanbod te vergroten zonder afbreuk te doen aan de kwaliteit die we willen bieden aan onze klanten. Dat laat zich al moeilijker in een KPI vatten.’
‘Aan Nymus hebben we een partner die meedenkt over hoe we nog meer kosten kunnen besparen. Recent voorbeeld: door naar een andere drukkerij over te stappen, zijn de kosten voor het nog resterende drukwerk gedaald. Zonder dat je er zelf hoeft naar te vragen, wordt er regelmatig en proactief actie ondernomen om de workflow nog te verbeteren.’
‘Als de budgetbeheerder van dit project voel ik me daardoor zeer relaxed, omdat ik weet dat alles goed loopt en mocht er eens iets fout gaan, dat ook onmiddellijk wordt opgelost. Ik hoef me geen zorgen te maken dat het elders beter of goedkoper zal zijn. Niet om de haverklap een nieuwe marktstudie moeten uitvoeren, spaart ons bovendien ook tijd en geld uit.’
Onze oplossing
Hoe verloopt het facturatieproces vandaag?
“Zoals gebruikelijk in de uitzendsector, is een groot deel van onze facturatie gebaseerd op de verloning van prestaties van uitzendkrachten. Eens de criteria bepaald zijn, verloopt de facturatie automatisch. Die data sturen we gestructureerd door naar het platform. Nymus zorgt dat de juiste factuur op de juiste manier en het juiste tijdstip wordt afgeleverd.”
Welke ‘must-haves’ stonden op jullie lijstje?
Integreerbaarheid en automatisering waren voor ons heel belangrijk. We wilden de garantie dat als we onze facturatie zouden digitaliseren, we het meteen zo goed en efficiënt mogelijk zouden kunnen doen, inclusief alle toeters en bellen. Die wens werd ingewilligd: vandaag kunnen we op veel meer kanalen afleveren, flexibel switchen en we besparen ook nog eens op kosten.”
Wat onthoud je van het implementatieproces?
“De implementatie ging van start met een diepgaande analyse waarbij al onze wensen op papier werden gezet. Die analyse werd in een blauwdruk gegoten, waarna de ontwikkeling meteen van start ging. Tijdens die ontwikkeling is er een permanent overleg en werken we toe naar een testfase. Nymus deed het werk, wij moesten enkel valideren. En voor je het weet sta je live.’
Hoe vlot gingen klanten mee in het digitale verhaal?
“Sinds we papier niet meer aanbieden als standaard maar betalende optie, is onze digitale facturatie geëxplodeerd: bijna 93 procent van onze klanten maakt er gebruik van. Daaruit blijkt dat veel mensen vooral een klein duwtje in de juiste richting nodig hadden. Nu ja, als ik vroeger kon kiezen, koos ik ook vaak voor een papieren factuur om die nadien op een stapel te leggen.”
“Om de acceptatiegraad van ons klantenportaal nog verder te verhogen, hebben we nu online betalen mogelijk gemaakt en proberen we ook enkele extra features aan te bieden. Je kan bijvoorbeeld markeren of een factuur betaald is of niet. Of je kan je boekhouder toegang verlenen tot het portaal en facturen voortaan automatisch doorsturen in plaats van via e-mail.”
Tot slot: wat brengt de toekomst nog op het vlak van facturatie?
“Binnenkort voegen we een QR-code toe op onze verkoopfacturen, waarmee klanten hun factuur voortaan nog eenvoudiger kunnen betalen via het portaal. Later gaan we zelfs nog een stapje verder. Ook de portalen van onze andere business units in België willen we koppelen aan Nymus X, waardoor we onze klanten een geïntegreerde klantervaring kunnen aanbieden.”
“Voor het project dat wij wilden realiseren, had ik me geen betere partner kunnen voorstellen. Nymus streeft er naar om ons altijd op de best mogelijke manier te ondersteunen”
Bart De Padt, Group Credit & Billing bij Agilitas
Klaar om je processen te automatiseren?
Maak elke documentenstroom 10 keer efficiënter. Ontdek zelf wat ons Nymus X voor jouw onderneming kan betekenen.