Le 8 juillet 2025 a été publié l’arrêté royal qui rend définitive l’introduction de la facture électronique structurée obligatoire à partir du 1er janvier 2026. La Belgique sera ainsi l’un des pays à transposer rapidement la directive européenne ViDA dans sa législation.
Qu’est-ce qui distingue cette législation ? Des amendes pouvant aller jusqu’à 5 000 euros pour les entreprises qui ne sont pas techniquement prêtes ou qui ne respectent pas les règles.
Dans cet article, nous résumons ce qu’implique le RD, quelles sont les normes applicables et ce que cette obligation signifie pour les partenaires financiers, informatiques et ERP.
Que pouvez-vous lire sur cette page ?
Qu'est-ce qui change exactement ?
L’AR concrétise la loi du 6 février 2024 et fixe les règles techniques et juridiques de base pour la facturation électronique B2B en Belgique. Les points principaux en un coup d’œil :
1. Facturation électronique obligatoire pour les opérations B2B
À partir du 1er janvier 2026, les entreprises assujetties à la TVA en Belgique doivent émettre des factures électroniques structurées lorsqu’elles facturent d’autres entreprises assujetties à la TVA. Ceci s’applique donc à toutes les transactions B2B.
2. Seules les factures électroniques structurées sont autorisées
Les factures au format PDF ne suffisent plus. Seules les factures électroniques dans un format lisible par une machine, conformément à la norme européenne EN 16931, sont acceptées.
3. Peppol devient la norme
Le gouvernement belge fait de Peppol BIS (format UBL) la norme via le réseau Peppol. Ce n’est pas une option.
4. Autres formats uniquement sous réserve de conditions
Les entreprises peuvent utiliser d’autres formats ou canaux de transfert, mais uniquement si :
- les deux parties sont d’accord, et
- ils sont également techniquement capables d’envoyer et de recevoir des factures de Peppol.
5. Arrondissement de la TVA : pas plus par ligne
Pour les factures électroniques normalisées, la TVA ne peut être arrondie qu’au montant total, pas plus par ligne de facture. Les systèmes ERP doivent être adaptés à cette règle.
Amendes pour non-conformité : que risquez-vous ?
L’arrêté royal du 8 juillet 2025 introduit non seulement l’obligation de facturation électronique, mais y associe également des sanctions claires et applicables. Une distinction est faite entre la non-conformité structurelle (incapacité technique à envoyer/recevoir des factures électroniques) et les erreurs substantielles dans les factures elles-mêmes.
Ne pas disposer de l'infrastructure technique adéquate
Les entreprises qui n’ont pas accès aux moyens techniques minimaux pour émettre ou recevoir une facture électronique structurée risquent une amende fiscale non proportionnelle, selon un barème croissant :
- 1ère infraction: 1 500
- 2e infraction: 3 000 euros
- Troisième infraction et infractions suivantes: 5 000 euros
Ces amendes s’appliquent aux entreprises qui sont structurellement incapables de se conformer à leur obligation légale. Par exemple, parce qu’elles ne sont pas connectées au réseau Peppol ou que leur ERP ne prend pas en charge un format conforme.
Détail notable:
Le règlement prévoit un délai de grâce de trois mois. Une deuxième (ou troisième) infraction n’est prise en compte que si elle a été détectée au moins trois mois après la précédente. Les entreprises ont ainsi la possibilité de mettre de l’ordre dans leur système après un premier avertissement.
Erreurs de fond ou de procédure dans les factures électroniques
En outre, les sanctions traditionnelles en matière de TVA restent en place pour qui :
- Ne pas émettre de facture dans le délai légal ;
- émet une facture électronique structurée qui ne respecte pas la structure requise (par exemple, mauvais format, champs manquants) ;
- N’applique pas correctement les règles d’arrondi (par exemple, arrondi par ligne au lieu du montant total).
En fonction de la gravité et de la fréquence, ces amendes peuvent s’élever à plusieurs milliers d’euros par infraction. Ces amendes ne s’appliquent pas uniquement aux grandes entreprises : toute entreprise assujettie à la TVA et soumise à l’ obligation peut faire l’objet d’un contrôle et être sanctionnée.
Qu'est-ce que cela signifie pour la finance ?
Pour les directeurs financiers, les contrôleurs de gestion et les responsables financiers, cela signifie :
1.Vérifiez si votre système peut envoyer des factures électroniques au format Peppol
Vérifiez si votre système comptable ou ERP actuel peut créer et envoyer des factures électroniques structurées en Peppol BIS (UBL).
2. Vérifiez si les règles d’arrondi ont été appliquées correctement
Les factures électroniques à partir de 2026 ne devraient arrondir la TVA qu’au niveau total – et non plus par ligne. Assurez-vous que la configuration technique est correcte.
3. Cartographier les flux de facturation
Vous avez besoin d’une vue d’ensemble des clients et des fournisseurs concernés par l’obligation ? Cartographiez toutes les transactions B2B.
4. Vérifiez les accords contractuels avec les fournisseurs et les clients
Vous souhaitez (temporairement) utiliser un format différent de celui de Peppol BIS ? Cela n’est autorisé que si les deux parties sont explicitement d’accord et si vous pouvez toujours traiter les factures Peppol.
5. Fixez un délai de mise en conformité avec le service informatique
Convenez en interne de la date à laquelle vous souhaitez être conforme sur le plan opérationnel. N’attendez pas décembre 2025.
Qu'est-ce que cela signifie pour les technologies de l'information ?
Les responsables informatiques et les partenaires d’intégration devront :
1. Vérifier le support technique pour Peppol BIS et le réseau Peppol
Votre organisation doit être en mesure d’envoyer et de recevoir des factures électroniques structurées via Peppol. Est-ce déjà techniquement possible ?
2. Choisissez (ou confirmez) un point d’accès Peppol agréé
Vous travaillez avec un fournisseur externe ou vous disposez de votre propre connexion ? Dans les deux cas, elle doit être conforme aux exigences belges.
3. Tester le traitement des factures selon la norme EN 16931
La structure, la syntaxe et la sémantique doivent être correctes. Effectuez des tests techniques sur les fichiers UBL existants.
4. Prévoir une solution de repli vers Peppol, même en cas d’utilisation de formats alternatifs
D’autres formats ne sont autorisés qu’en cas d’accord mutuel, mais vous devez toujours être en mesure de vous replier sur Peppol. Cela nécessite une certaine flexibilité dans l’architecture de votre système.
5. Prévoyez dès maintenant l’intégration avec les futures déclarations numériques
Le gouvernement positionne également Peppol comme un canal de transmission pour les déclarations de TVA en temps réel. Optez donc pour une solution qui évolue avec eux.
Qu'est-ce que cela signifie pour les partenaires ERP et logiciels ?
Les fournisseurs de logiciels jouent un rôle clé :
1. Mettre en place un support standard pour Peppol BIS (UBL)
A partir de 2026, il ne s’agit plus d’un avantage. Assurez-vous que la partie facturation de votre plateforme est conforme à la norme européenne.
2. Alignez les règles d’arrondi sur la nouvelle norme
Ne laissez pas les utilisateurs arrondir par ligne lorsqu’ils envoient des factures électroniques via Peppol. Cela peut entraîner des pénalités.
3. Prévoyez une validation des champs obligatoires
Les factures électroniques ne doivent pas être envoyées avec des informations manquantes ou mal structurées. Prévoyez une validation automatique avant l’envoi.
4. Informez vos clients de manière proactive sur les nouvelles obligations
De nombreux utilisateurs ne sont pas encore conscients de ce qui les attend. La transparence est une valeur ajoutée.
5. Travaillez avec un fournisseur de points d’accès Peppol agréé (ou devenez-en un vous-même)
Reliez votre plate-forme à un fournisseur de confiance ou proposez une solution intégrée de bout en bout qui intègre Peppol par défaut.
Lire la suite : Le point d’accès Peppol – Tout ce que vous devez savoir
Conclusion : il ne s'agit plus d'un avenir
L’entrée en vigueur est prévue pour le 1er janvier 2026. Cela semble loin, mais dans le domaine de l’informatique et de l’ERP, c’est demain. La combinaison de l’obligation, de l’auditabilité et des sanctions signifie qu’aucune partie ne peut l’ignorer.
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