Un restaurant fait beaucoup de vaisselle et utilise un lave-vaisselle pour automatiser ce processus. C’est logique, n’est-ce pas ? Pour la même raison, une entreprise qui émet beaucoup de factures bénéficierait de l’automatisation du processus de gestion des comptes clients. Dans cet article, nous expliquons en quoi consiste le processus de RA, à quoi il ressemble et quels sont ses avantages.
Qu'est-ce que le processus des comptes débiteurs ?
Le processus des comptes clients comprend toutes les activités qu’une entreprise entreprend pour recevoir les paiements des clients pour les biens ou les services fournis. Bien qu’il semble simple à première vue, il est plein de complexité et de défis.
Un processus efficace de gestion des comptes annuels est essentiel pour assurer un flux de trésorerie sain et la stabilité financière de l’entreprise. Les défis peuvent aller des différentes préférences de paiement des clients, telles que Peppol, PDF ou courrier, aux processus manuels fastidieux et à la conformité réglementaire.
Pour relever ces défis, l’utilisation d’une solution logicielle pour le processus de RA peut s’avérer très bénéfique. Les entreprises peuvent ainsi se concentrer sur leur cœur de métier tandis que les tâches fastidieuses sont automatisées.
Quelles sont les étapes automatisées par une solution logicielle de RA ?
Examinons les étapes du processus de RA qui peuvent être automatisées :
1. Création de la facture
Une solution logicielle de RA facilite la génération, la personnalisation, l’authentification, la sécurisation et le contrôle d’identité des factures. Tous utilisent des données téléchargées dans différents formats tels que PDF, XML ou JSON.
Grâce à la solution logicielle AR, votre facture est automatiquement conforme à la législation. Par conséquent, en cas de phishing, vous n’êtes pas responsable des dommages.
2. Archivage électronique
L’archivage automatique des factures garantit qu’elles sont conservées pendant au moins 10 ans et qu’elles peuvent être facilement retrouvées lors d’audits.
3. Envoyez la facture par tous les canaux de distribution
Grâce à l’automatisation de votre processus AR, les factures peuvent être envoyées par le biais de différents canaux de distribution, tels que
- Peppol
- Interopérabilité (Basware, Ariba, Tungsten)
- EDI
- Portail
- E-mail avec PDF
- Poste
Certains clients préfèrent une facture Peppol, tandis que d’autres préfèrent un e-mail avec un PDF. Grâce à l’automatisation de l’AR, vous choisissez votre méthode d’expédition en un seul clic.
La solution que nous proposons est unique en son genre : le portail Nymus. Cela permet au fournisseur et au client d’avoir leur propre portail personnalisé pour l’échange de factures. L’avantage d’un tel portail est l’accès à des aperçus complets et à des outils de reporting, tandis que les clients peuvent consulter et payer toutes leurs factures en un seul endroit.
4. Recevoir un retour d'information
Grâce à l’automatisation du processus d’AR, les entreprises gagnent un temps considérable. Grâce au suivi en temps réel, vous avez toujours une idée de l’état de vos factures. Il s’agit de différents statuts, tels que
- Envoi de la facture
- Facture délivrée
- Facture acceptée ou rejetée
- Facture payée
En tant qu’entreprise, vous ne souhaitez pas vérifier en permanence si une facture a été livrée ou payée. Dans la plupart des cas, environ 90 %, le processus se déroule sans problème et aucune intervention manuelle n’est nécessaire. Grâce à l’automatisation du traitement des factures, vous identifiez instantanément les factures qui ont été traitées correctement, ce qui vous permet de vous concentrer sur les cas problématiques.
Par exemple, si une entreprise envoie 100 000 factures par an, cela représente un gain de temps considérable. De plus, les employés vous en seront très reconnaissants !
En ayant une visibilité en temps réel, vous pouvez identifier les problèmes plus rapidement, ce qui réduit les délais de paiement des factures.
5. Paiement automatique
Lorsque le client accepte la facture, il peut procéder immédiatement au paiement. Par l’intermédiaire de Nymus, nous proposons plusieurs options de paiement et divers canaux de paiement, notamment :
- Le portail Nymus
- Un e-mail de notification avec un lien ou une pièce jointe
- Facture imprimée/PDF avec code QR
En automatisant cette étape de votre processus AR, les clients peuvent payer leurs factures plus rapidement, ce qui augmente leur satisfaction.
6. La relance
Un outil de relance envoie automatiquement des rappels et des relances aux clients dont les factures sont échues, ce qui permet de gagner du temps et de rationaliser les processus de paiement.
Cela signifie qu’il n’est plus nécessaire de vérifier manuellement si une facture a déjà été payée, ce qui signifie que vous ne perdez plus de temps à rédiger des courriels ou à appeler le client.
Pourquoi devrais-je automatiser mon processus d'AR ?
Efficacité : le logiciel de RA automatise les tâches répétitives telles que l’authentification, la personnalisation et la sécurisation des factures, ainsi que l’envoi de rappels de paiement.
Précision: en remplaçant les processus manuels par des flux de travail automatisés, l’automatisation du traitement des factures réduit le risque d’erreurs, comme la perte de la trace des paiements en suspens ou des montants erronés.
Amélioration du flux de trésorerie : en moyenne, nos clients sont payés 8 jours plus rapidement, ce qui améliore considérablement le flux de trésorerie.
De meilleures relations avec les clients: En faisant preuve de souplesse dans la manière dont les clients reçoivent et paient leurs factures, vous leur offrez une expérience de paiement plus facile et plus personnalisée. Cela permet d’améliorer les relations avec les clients et leur satisfaction. Tout le monde y gagne.
Ainsi, tout comme un restaurant utilise un lave-vaisselle pour pouvoir se concentrer sur ce qui est vraiment important, l’automatisation de la RA permet aux entreprises de se concentrer sur les tâches qui sont vraiment amusantes ou importantes. Soyons réalistes : personne n’aime faire la vaisselle, ni accomplir des tâches répétitives fastidieuses.
Pourquoi choisir Nymus comme solution de RA ?
Lorsque vous optez pour l’automatisation AR avec Nymus, nous vous déchargeons complètement. Depuis 12 ans, nous sommes experts dans l’optimisation du processus de gestion des comptes clients. Au cours de ces 12 années, nous n’avons jamais perdu un seul client, et nous en sommes très fiers. Nos clients n’ont pas à se voiler la face sur leur processus de RA, car nous disposons de toutes les connaissances et ressources nécessaires pour le faire à votre place. Ce sont ces facteurs qui nous distinguent des autres solutions :
- Nous veillons à ce que vous respectiez toutes les règles sans devoir procéder à de nombreux changements internes.
- Nous réfléchissons avec vous pour apporter une solution à vos problèmes actuels.
- Nous vous déchargeons complètement. Vous n'avez pas à vous préoccuper des changements technologiques, législatifs et des obligations fiscales ou financières.
- Grâce à notre état d'esprit innovant, nous sommes au fait des développements en matière d'IA et de blockchain. Par conséquent, notre technologie est à la pointe du progrès.
- Chez Nymus, l'approche personnelle est essentielle. Nous sommes joignables rapidement, nous répondons rapidement et nous connaissons l'organisation de nos clients.
Nymus est prêt pour vous
Vous avez encore des questions ou besoin d’aide ? Ne vous inquiétez pas, nous disposons d’une solide équipe d’assistance. Nous vous guiderons tout au long de la transition et vous aiderons si nécessaire.
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