Optimiser l’efficacité opérationnelle est une stratégie essentielle pour toute entreprise prospère. Tout comme un restaurant investit dans un lave-vaisselle pour rationaliser son processus, automatiser la gestion des comptes clients peut offrir des avantages significatifs. Dans cet article, nous explorons en profondeur ce processus vital, ses attributs et les avantages qu’il peut apporter à votre entreprise.
Qu'est-ce que le processus des comptes débiteurs ?
Le processus de gestion des comptes clients englobe toutes les démarches entreprises par une entreprise pour percevoir les paiements de ses clients en échange des biens ou services fournis. Malgré sa simplicité apparente, ce processus est en réalité complexe et comporte son lot de défis.
Un processus efficace de gestion des comptes annuels est crucial pour maintenir un flux de trésorerie sain et garantir la stabilité financière de l’entreprise. Ces défis peuvent aller des diverses préférences de paiement des clients, telles que Peppol, les PDF ou le courrier, aux procésures manuelles fastidieuses et à la conformité réglementaire.
Pour relever ces défis, l’adaption d’une solution logicielle dédiée à la gestion des comptes clients s’avère être une option très bénéfique. Cela permet aux entreprises de se concentrer sur leur cœur de métier pendant que les tâches fastidieuses sont automatisées.
Quelles sont les fonctionnalités automatisées offertes par une logicielle de RA ?
Explorons les étapes du processus de RA qui peuvent être automatisées :
1. Création de la facture
Une solution logicielle de RA simplifie la génération, la personnalisation, l’authentification, la sécurisation et le contrôle d’identité des factures. Elle utilise des données téléchargées dans différents formats tels que PDF, XML ou JSON.
Grâce à la solution logicielle AR, vos factures sont automatiquement conforme à la législation, vous déchargeant ainsi de toute responsabilité en cas de fraude.
2. Archivage électronique
L’archivage automatique des factures garantit leur conservation pendant au moins 10 ans et facilite leur recherche lors d’audits.
3. Envoyez la facture via divers canaux de distribution
Grâce à l’automatisation de votre processus AR, les factures peuvent être envoyées via différents canaux de distribution, tels que
- Peppol
- Interopérabilité (Basware, Ariba, Tungsten)
- EDI
- Portail
- E-mail avec PDF
- Poste
Certains clients préfèrent recevoir une facture Peppol, tandis que d’autres privilégent un e-mail avec un PDF. Avec l’automatisation de l’AR, vous pouvez choisir votre méthode d’envoi en un seul clic.
Notre solution, le portail Nymus, est unique en son genre. Il offre aux fournisseurs et aux clients leur propre portail personnalisé pour l’échange de factures. Ce portail offre un accès complet et des outils de reporting, tandis que les clients peuvent consulter et régler toutes leurs factures en un seul endroit.
4. Recevoir des retours d'information
L’automatisation du processus d’AR permet aux entreprises de gagner un temps précieux. Grâce au suivi en temps réel, vous pouvez toujours connaître l’état de vos factures, indiqué par différents statuts tels que:
- Envoi de la facture
- Facture délivrée
- Facture acceptée ou rejetée
- Facture payée
En tant qu’entreprise, vous ne souhaitez pas constamment vérifier si une facture a été livrée ou payée. Dans la plupart des cas, environ 90 % de processus se déroule sans problème et aucune intervention manuelle n’est nécessaire. Grâce à l’automatisation du traitement des factures, vous identifiez instantanément les factures traitées correctement, vous permettent de vous concentrer sur les cas problématiques.
Par exemple, si une entreprise envoie 100 000 factures par an, cela représente un gain de temps considérable. De plus, vos employés vous en seront très reconnaissants !
Avoir une visibilité en temps réel, vous permet d’identifier les problèmes plus rapidement, réduisant ainsi les retards de paiement des factures.
5. Paiement automatique
Lorsque le client accepte la facture, il peut effectuer immédiatement le paiement. Par l’intermédiaire de Nymus, nous proposons plusieurs options de paiement et divers canaux de paiement, notamment :
- Le portail Nymus
- Un e-mail de notification avec un lien ou une pièce jointe
- Facture imprimée/PDF avec code QR
En automatisant cette étape de votre processus AR, les clients peuvent payer leurs factures plus rapidement, ce qui accroît leur satisfaction.
6. La relance (Dunning)
Un outil de relance envoie automatiquement des rappels et des relances aux clients dont les factures sont échues, permetant ainsi de gagner du temps et de rationaliser les processus de paiement.
Cela signifie qu’il n’est plus nécessaire de vérifier manuellement si une facture a déjà été payée, ce qui vous épargne le temps passé à rédiger des e-mails ou à contacter le client par téléphone.
Pourquoi devrais-je automatiser mon processus d'AR ?
Efficacité : le logiciel de RA automatise les tâches répétitives telles que l’authentification, la personnalisation et la sécurisation des factures, ainsi que l’envoi de rappels de paiement.
Précision: en remplaçant les processus manuels par des flux de travail automatisés, l’automatisation du traitement des factures réduit le risque d’erreurs, comme la perte de la trace des paiements en suspens ou des montants incorrects.
Amélioration du flux de trésorerie : en moyenne, nos clients sont payés 8 jours plus rapidement, ce qui améliore considérablement le flux de trésorerie.
Meilleures relations avec les clients: En offrants aux clients une souplesse dans la manière dont ils reçoivent et paient leurs factures, vous leur offrez une expérience de paiement plus facile et plus personnalisée. Cela permet d’améliorer les relations avec les clients et leur satisfaction. Tout le monde y gagne.
Ainsi, tout comme un restaurant utilise un lave-vaisselle pour se concentrer sur l’essentiel, l‘automatisation de la RA permet aux entreprises de se concentrer sur les tâches réellement importantes ou intéressantes. Soyons réalistes : personne n’aime faire la vaisselle, ni s’occuper de tâches répétitives fastidieuses.
Pourquoi choisir Nymus comme solution de RA ?
En optant pour l’automatisation AR avec Nymus, vous bénéficiez d’un soutien complet. Forts de 12 ans d’expérience, nous sommes des experts en optimisation du processus de gestion des comptes clients. Au cours de cette periode, nous n’avons jamais perdu un seul client, ce dont nous sommes extrêmement fiers. Avec Nymus, nos clients peuvent avoir pleinement confiance en notre capacité à gérer leurs comptes clients, grâce à nos connaissances et ressources nécessaires.
Voici ce qui nous distingue des autres solutionsVoici ce qui nous distingue des autres solutions:
- Nous veillons à ce que vous restiez en conformité avec toutes les réglementations sans avoir à effectuer de nombreux changements internes.
- Nous réfléchissons avec vous pour apporter une solution à vos problèmes actuels.
- Nous vous déchargeons complètement. Vous n'avez pas à vous préoccuper des changements technologiques, législatifs et des obligations fiscales ou financières.
- Grâce à notre approche innovante, nous sommes constamment à la pointe des avancées en matière d'IA et de blockchain. Ainsi, notre technologie est toujours à la pointe du progrès
- Chez Nymus, nous accordons une grande importance à l'approche personnalisée. Nous sommes facilement joignables, nous répondons rapidement et nous connaissons parfaitement l'organisation de nos clients.
Nymus est prêt à vous accompagner dans votre transition.
Si vous avez des questions ou besoin d’aide, notre solide équipe d’assistance est là pour vous guider tout au long du processus.
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