Dans le monde numérique d’aujourd’hui, l’efficacité est souvent la priorité numéro un. De nombreuses entreprises ont tout à gagner à passer à la facturation électronique. En Belgique, la facturation électronique se fait par l’intermédiaire de Peppol (Pan-European Public Procurement Online). Il s’agit d’un réseau qui permet aux entreprises d’échanger des documents électroniques de manière sûre et efficace avec d’autres entreprises et agences gouvernementales. Dans cet article, nous expliquons ce qu’est Peppol, comment il fonctionne, comment se connecter au réseau et quels sont les avantages de son utilisation.
Que pouvez-vous lire sur cette page ?
Qu'est-ce que Peppol ?
Peppol est un réseau qui aide les entreprises et les gouvernements à échanger des documents numériques, tels que des factures, de manière normalisée et sécurisée. Vous pouvez le comparer à un service postal international, mais pour les documents numériques. Au lieu d’envoyer des factures papier par la poste, Peppol permet de transmettre des factures électroniques via un réseau sécurisé
Grâce à Peppol, les entreprises et les gouvernements peuvent conclure des transactions de manière plus rapide et plus fluide. Il n’est plus nécessaire de gérer une multitude de formats ou de systèmes différents, car il garantit que toutes les parties communiquent dans une même « langue ». Le processus de facturation devient ainsi plus efficace, fiable et simple
Comment fonctionne Peppol?
Pour envoyer des factures via le réseau Peppol, créez-les dans votre système de facturation ou votre système ERP. Une fois la facture générée, elle est automatiquement envoyée à votre fournisseur de services. Ce dernier traite la fature et convertit les données au format Peppol. La facture électronique est ensuite envoyée via le point d’accès au point d’accès de votre client.
Si votre client a également un prestataire de services, c’est ce dernier qui recevra la facture électronique. Ils peuvent convertir les données dans un format compatible avec leur progiciel de comptabilité ou leur système ERP, si nécessaire, sans intervention humaine. Ce processus est entièrement automatique.
Le format Peppol pour les factures électroniques
Mais qu’est-ce que le format Peppol ? En Belgique, le format Peppol BIS 3.0 qui est utilisé. Ce format est basé sur l’UBL (Universal Business Language), un langage standard pour les documents commerciaux électroniques tels que les factures et les commandes.
L’UBL garantit que tous les documents échangés sur le réseau respectent les mêmes spécifications. Les documents peuvent ainsi être traités automatiquement sans intervention humaine, ce qui réduit le risque d’erreurs et accélère le traitement.
Pourquoi Peppol a-t-il été créé?
Le système a été créé par la Commission européenne pour faciliter le commerce électronique. Il sert de registre central pour les points d’accès auxquels les entreprises et les autorités publiques sont connectées. Il permet l’échange de factures électroniques entre différentes parties et fournit une norme uniforme pour l’échange de documents électroniques au sein de l’Union européenne.
Auparavant, les pays et les entreprises utilisaient souvent des systèmes et des normes différents, ce qui était source de problèmes et d’inefficacité. Désormais, les entreprises et les gouvernements peuvent utiliser un système normalisé, ce qui améliore considérablement la coopération et l’efficacité.
Pour qui Peppol est-il obligatoire?
Depuis mars 2024, les entreprises sont tenues d’envoye leurs factures aux administrations via le réseau Peppol. Pour s’enregistrer sur le réseau, les entreprises belges doivent utiliser leur numéro d’entreprise ou leur numéro de TVA.
En ce qui concerne les transactions interentreprises, la date limite est légèrement postérieure. À partir du 1er janvier 2026, les entreprises seront obligées d’échanger leurs factures électroniques via ce réseau.
Comment puis-je rejoindre le réseau Peppol ?
Pour envoyer et recevoir des factures via le réseau Peppol, il est nécessaire de s’inscrire auprès d’un point d’accès Peppol. Ces points d’accès jouent le rôle de passerelles, facilitant l’envoi et la réception de factures électroniques, de manière similaire aux opérateurs télécoms qui vous connectent au réseau GSM.
Peu importe le point d’accès utilisé par vos clients : comme pour les messages, votre facture sera transmise même si votre client utilise un autre point d’accès. Une fois votre inscription finalisée, vous recevrez un identifiant Peppol unique.
Qu'est-ce qu'un Peppol ID
Un identifiant Peppol est un identifiant unique utilisé pour identifier votre entreprise au sein du réseau. Il garantit que les documents électroniques sont correctement acheminés vers le destinataire prévu. Comparable à un numéro de téléphone, cet identifiant est spécialement conçu pour l’échange de documents commerciaux électroniques au sein du réseau Peppol.
En général, votre identifiant se compose d’un préfixe suivi de votre numéro d’entreprise. En Belgique, les préfixes courants sont « 0208 » ou « 9925 ». Par exemple, l’identifiant Peppol de Nymus est 0208:0845015696.
Comment choisir un point d'accès Peppol ?
Le choix d’un point d’accès Peppol revêt une importance plus grande qu’il n’y paraît. Beaucoup d’entreprises pensent qu’un simple bouton Peppol intégré à leur logiciel ERP, de facturation ou de comptabilité suffit. Cependant, ce n’est pas toujours le cas. Il est donc essentiel d’analyser attentivement vos besoins spécifiques en matière de facturation, de conformité et d’évolutivité.
Un fournisseur de services électroniques ne se limite pas à fournir un accès au réseau Peppol. Il joue un rôle clé dans l’optimisation et l’automatisation de votre processus de facturation global, dont Peppol n’est qu’une composante. Cette approche peut s’avérer déterminante pour les entreprises aux processus complexes ou traitant de grands volumes de factures.
Un fournisseur de services électroniques est le meilleur choix pour vous :
- Exigences complexes en matière de facturation : Si votre entreprise doit gérer des règles fiscales avancées, des taux de TVA multiples ou des normes spécifiques à votre secteur, un fournisseur de services en ligne peut vous apporter une solution adaptée. Cela est particulièrement pertinent pour des secteurs tels que la logistique, le commerce de détail ou les soins de santé, où des réglementations strictes s’appliquent.
- Besoin d’intégration avec d’autres systèmes et processus métiers : Un fournisseur de services en ligne peut s’intégrer parfaitement à vos systèmes, tels qu’un ERP, un CRM ou d’autres progiciels de comptabilité, afin d’automatiser votre processus de facturation de bout en bout.
- Rapports et analyses détaillés : Si vous souhaitez mieux comprendre vos performances en matière de facturation (délais de paiement, taux d’erreur ou tendances de paiement), un fournisseur de services en ligne peut vous fournir des données précieuses. Ces informations favorisent une prise de décision éclairée et l’optimisation de vos processus.
- Volume élevé de factures : Pour les entreprises qui gèrent des milliers de factures chaque mois, une solution robuste et évolutive est essentielle pour garantir une efficacité optimale.
Un bouton Peppol est souvent suffisant si vous :
- N’avez pas besoin de fonctionnalités supplémentaires : Si votre organisation suit un processus de facturation simple et souhaite uniquement se conformer aux exigences de base de la facturation électronique via le réseau Peppol, un bouton intégré peut être une solution adéquate.
- Traitez un faible volume de facturation : Pour les entreprises qui envoient ou reçoivent un nombre limité de factures, un bouton Peppol constitue une option simple et économique.
- Avez des besoins limités en termes d’intégration ou d’évolutivité : Pour les petites entreprises qui n’exigent pas de connexions complexes avec d’autres systèmes, une solution de base est souvent suffisante pour travailler efficacement.
Un point d'accès est un maillon clé de votre processus de facturation, tout comme un fournisseur de télécommunications vous connecte aux autres utilisateurs du réseau. Il est donc crucial de choisir le bon point d'accès
Réseau sécurisé
Le réseau Peppol permet l’échange sécurisé de factures électroniques. Grâce à des connexions protégées et au cryptage des données, il garantit qu’aucun accès non autorisé n’est possible pendant la transmission. De plus, tous les utilisateurs doivent se conformer à des protocoles de sécurité rigoureux, renforçant ainsi la sûreté du réseau.
Les avantages de Peppol
La facturation électronique via le réseau Peppol présente de nombreux avantages pour les entreprises:
- Efficacité : Les factures électroniques sont traitées automatiquement, ce qui permet de gagner du temps et de réduire les coûts.
- Réduction des erreurs : La standardisation des documents évite les erreurs liées à la saisie manuelle.
- Conformité : il est conforme aux règles de facturation électronique en vigueur dans de nombreux pays européens.
- Échange simplifié : Les entreprises peuvent facilement échanger des factures avec d’autres entreprises et organismes publics, quel que soit leur système interne.
- Réduction des coûts : La diminution de la paperasse et de l’administration permet de réduire les frais opérationnels.
Pourquoi attendre pour adopter Peppol ?
Plutôt que de repousser le passage du courrier traditionnel ou des factures PDF par e-mail au réseau Peppol, il serait plus sage de commencer dès maintenant. Bien que l’échéance obligatoire soit fixée à 2026, une intégration anticipée peut apporter de nombreux avantages.
Adopter Peppol dès aujourd’hui permet d’optimiser vos processus grâce à la standardisation et à une efficacité accrue. Cela réduit les charges administratives et minimise les erreurs dans l’échange de documents. Une mise en œuvre précoce vous offre également l’opportunité de vous adapter progressivement au réseau, en identifiant et en résolvant les éventuels défis bien avant la date limite. Ainsi, vous serez parfaitement préparé lorsque l’obligation entrera en vigueur.
De plus, vous bénéficierez d’un avantage concurrentiel en adoptant cette transition numérique avant vos concurrents, ce qui vous permettra de mieux répondre aux exigences du marché et d’évoluer dans un environnement commercial de plus en plus interconnecté. Passer à Peppol dès maintenant n’est pas seulement une question de conformité, c’est une opportunité stratégique pour moderniser et renforcer vos opérations.
Est-il également obligatoire dans d'autres pays ?
Peppol n’est pas seulement obligatoire en Belgique, mais il gagne également en adoption à l’échelle mondiale. En Europe, des pays comme la Pologne, la Norvège, le Portugal, les Pays-Bas et l’Allemagne l’ont largement adopté, où il est souvent requis pour les transactions publiques.
Au-delà de l’Europe, des pays tels que l’Australie, le Canada, le Japon et Singapour ont également intégré Peppol comme norme pour la facturation électronique, favorisant ainsi l’interopérabilité et l’acceptation du système à l’échelle internationale.
Consultez les règles de facturation électronique dans d’autres pays ici
Conclusion
Peppol offre aux entreprises une solution standardisée et efficace pour l’échange de factures électroniques et d’autres documents commerciaux. En adoptant Peppol, les entreprises peuvent optimiser leurs processus administratifs, réduire les erreurs et garantir leur conformité avec les exigences légales.
Que vous soyez une petite entreprise ou une grande multinationale, Peppol vous permet de simplifier vos processus de facturation et de tirer pleinement parti des avantages de la facturation électronique.
Pourquoi choisir Peppol avec Nymus
Lorsque vous choisissez Peppol avec Nymus, vous obtenez plus qu’un point d’accès Peppol standard. Notre solution offre un ensemble complet qui garantit l’échange fluide de factures électroniques via le réseau Peppol, tant entre les entreprises (B2B) qu’avec les gouvernements (B2G).
Grâce à notre application centrale, Peppol est parfaitement intégré à votre processus de facturation. Vous vous conformez ainsi facilement à toutes les réglementations et vous pouvez compter sur un système efficace et fiable pour toutes vos factures électroniques.
- Nous veillons à ce que vous respectiez toutes les règles sans devoir procéder à de nombreux changements internes.
- Nous réfléchissons avec vous pour apporter une solution à vos problèmes actuels.
- Nous vous déchargeons complètement. Vous n'avez pas à vous préoccuper des changements technologiques, législatifs et des obligations fiscales ou financières.
- Grâce à notre état d'esprit innovant, nous sommes au fait des développements en matière d'IA et de blockchain. Par conséquent, notre technologie est à la pointe du progrès.
- Chez Nymus, l'approche personnelle est essentielle. Nous sommes joignables rapidement, nous répondons rapidement et nous connaissons l'organisation de nos clients.
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