Dans le monde numérique d’aujourd’hui, l’efficacité est souvent la priorité numéro un. De nombreuses entreprises ont tout à gagner à passer à la facturation électronique. En Belgique, la facturation électronique se fait par l’intermédiaire de Peppol (Pan-European Public Procurement Online). Il s’agit d’un réseau qui permet aux entreprises d’échanger des documents électroniques de manière sûre et efficace avec d’autres entreprises et agences gouvernementales. Dans cet article, nous expliquons ce qu’est Peppol, comment il fonctionne, comment se connecter au réseau et quels sont les avantages de son utilisation.
Que pouvez-vous lire sur cette page ?
Qu'est-ce que Peppol ?
Peppol est un réseau qui aide les entreprises et les gouvernements à échanger des documents numériques, tels que des factures, de manière normalisée et sécurisée. Vous pouvez le comparer à un service postal international pour les documents numériques. Au lieu d’envoyer des factures papier par la poste, Peppol envoie des factures électroniques via un réseau sécurisé.
Les entreprises et les gouvernements peuvent ainsi faire des affaires plus facilement et plus rapidement. Vous n’avez pas besoin de gérer 100 formats ou systèmes différents, car cela garantit que tout le monde parle la même « langue ». Le processus de facturation est ainsi beaucoup plus efficace et fiable.
Comment fonctionne Peppol?
Pour envoyer des factures via le réseau Peppol, créez-les dans votre système de facturation ou votre système ERP. Une fois la facture créée, elle est automatiquement envoyée à votre fournisseur de services. Le prestataire de services traite automatiquement la facture et convertit les données au format Peppol. La facture électronique est ensuite envoyée via le point d’accès au point d’accès de votre client.
Si votre client a également un prestataire de services, c’est ce dernier qui recevra la facture électronique. Ils peuvent convertir les données dans un format compatible avec leur progiciel de comptabilité ou leur système ERP, si nécessaire, sans intervention humaine. Ce processus est entièrement automatique.
Le format Peppol pour les factures électroniques
Mais qu’est-ce que le format Peppol ? En Belgique, le format Peppol BIS 3.0 est utilisé. Ce format est basé sur l’UBL (Universal Business Language), un langage standard pour les documents commerciaux électroniques tels que les factures et les commandes.
L’UBL garantit que tous les documents échangés sur le réseau ont les mêmes spécifications. Les documents peuvent ainsi être traités automatiquement sans intervention humaine, ce qui réduit le risque d’erreurs et augmente la vitesse de traitement.
Pourquoi Peppol a-t-il été créé?
Le système a été créé par la Commission européenne pour faciliter le commerce électronique. Il sert de registre central pour les points d’accès auxquels les entreprises et les autorités publiques sont connectées. Il permet l’échange de factures électroniques entre différentes parties et fournit une norme uniforme pour l’échange de documents électroniques en Europe.
Auparavant, les pays et les entreprises utilisaient souvent des systèmes et des normes différents, ce qui était source de problèmes et d’inefficacité. Désormais, les entreprises et les gouvernements peuvent utiliser un système normalisé, ce qui améliore considérablement la coopération et l’efficacité.
Pour qui Peppol est-il obligatoire?
Depuis mars 2024, les entreprises doivent envoyer leurs factures aux administrations via le réseau Peppol. Les entreprises belges doivent utiliser leur numéro d’entreprise et/ou de TVA pour s’enregistrer dans le réseau Peppol.
Pour les transactions interentreprises, l’échéance est un peu plus tardive. À partir du 1er janvier 2026, les entreprises devront échanger des factures électroniques sur le réseau.
Comment puis-je rejoindre le réseau Peppol ?
Pour envoyer et recevoir des factures via le réseau Peppol, vous devez vous inscrire à un point d’accès Peppol. Ces points d’accès agissent comme des passerelles qui permettent l’envoi et la réception de factures électroniques, de la même manière que les fournisseurs de télécommunications vous donnent accès au réseau GSM.
Peu importe les points d’accès auxquels vos clients sont connectés, car comme pour les messages, votre facture sera délivrée même si votre client utilise un point d’accès différent. Une fois enregistré, vous recevrez un identifiant Peppol unique.
Qu'est-ce qu'un Peppol ID
Un identifiant Peppol est un identifiant unique utilisé pour identifier votre entreprise au sein du réseau. Cet identifiant est utilisé pour s’assurer que les documents électroniques sont livrés correctement au bon destinataire. Il s’agit d’un numéro similaire à un numéro de téléphone, mais spécifiquement destiné à l’échange de documents commerciaux électroniques au sein du réseau Peppol.
Votre identifiant est généralement composé d’un préfixe suivi d’un identifiant tel que le numéro d’entreprise. En Belgique, le préfixe est obligatoirement « 0208 ». L’identifiant Peppol de Nymus est donc 0208:0845015696.
Comment choisir un point d'accès Peppol ?
Le choix d’un point d’accès Peppol est plus important que vous ne le pensez. De nombreuses entreprises pensent qu’un bouton Peppol intégré dans leur progiciel de gestion intégré, de facturation ou de comptabilité est suffisant, mais ce n’est pas toujours le cas. Par conséquent, réfléchissez bien à vos besoins et à ceux de votre organisation en termes de facturation, de conformité et d’évolutivité.
Un fournisseur de services électroniques ne se contente pas de fournir un accès au réseau, il optimise et automatise l’ensemble de votre processus de facturation, dont Peppol n’est qu’un élément. Cela peut faire toute la différence pour les entreprises qui travaillent avec des processus complexes ou qui traitent un grand nombre de factures.
Un fournisseur de services électroniques est le meilleur choix pour vous :
- Vous avez des exigences complexes en matière de facturation: par exemple, si vous devez travailler avec des règles fiscales avancées, des taux de TVA différents ou des normes spécifiques à votre secteur d’activité. Pensez à des secteurs tels que la logistique, le commerce de détail ou les soins de santé, où des règles strictes s’appliquent.
- Besoin d’intégration avec d’autres processus et systèmes d’entreprise: un fournisseur de services en ligne peut s’intégrer de manière transparente avec des systèmes tels que l’ERP, le CRM ou d’autres progiciels de comptabilité afin d’automatiser entièrement votre processus de facturation.
- Vous voulez des rapports et des analyses détaillés: si vous voulez avoir un aperçu de vos performances en matière de facturation, comme les conditions de paiement, les taux d’erreur ou les tendances en matière de paiement, un fournisseur de services en ligne peut vous fournir des données précieuses. Cela contribue à une meilleure prise de décision et à l’optimisation de vos processus d’entreprise.
- Vous avez un volume de factures important: Les entreprises qui envoient ou reçoivent des milliers de factures par mois ont besoin d’une solution robuste et évolutive pour garantir leur efficacité.
Un bouton Peppol est souvent suffisant lorsque vous :
- Pas besoin de fonctionnalités supplémentaires: Si votre organisation dispose d’un processus de facturation simple et ne souhaite répondre qu’aux exigences de base de la facturation électronique via le réseau Peppol, un bouton intégré peut suffire.
- a un faible volume de facturation: Pour les entreprises qui n’envoient ou ne reçoivent qu’un nombre limité de factures, un bouton Peppol constitue une solution simple et rentable.
- Vous avez un besoin limité d’intégration ou d’évolutivité: pour les petites entreprises qui n’ont pas besoin de liens sophistiqués avec d’autres systèmes, une solution de base est souvent suffisante pour continuer à travailler efficacement.
Un point d'accès est un maillon essentiel de votre processus de facturation, de la même manière qu'un fournisseur de télécommunications vous relie aux autres utilisateurs du réseau. Le choix du bon point d'accès est essentiel.
Réseau sécurisé
Le réseau Peppol vous permet d’échanger des factures électroniques en toute sécurité. Le réseau utilise des connexions sécurisées et le cryptage pour empêcher l’accès non autorisé aux données pendant la transmission. De plus, tous les utilisateurs doivent adhérer à des règles de sécurité strictes, ce qui rend le réseau encore plus sûr.
Les avantages de Peppol
La facturation via le réseau Peppol avec les factures électroniques offre de nombreux avantages aux entreprises
- Efficacité : les factures électroniques sont traitées automatiquement, ce qui permet de gagner du temps et de réduire les coûts.
- Moins d’erreurs : la standardisation permet d’éviter les erreurs de saisie manuelle
- Conformité : il est conforme aux règles de facturation électronique en vigueur dans de nombreux pays européens.
- Échange facile : les entreprises peuvent facilement échanger des factures avec d’autres entreprises et organismes publics, quels que soient leurs systèmes internes.
- Réduction des coûts : la diminution de la paperasserie et de l’administration permet de réduire les coûts.
Pourquoi ne pas repousser l'échéance de Peppol ?
Vous feriez bien de ne pas attendre pour passer du courrier traditionnel et du courrier électronique avec PDF à Peppol. De nombreuses entreprises retardent ce changement jusqu’à l’échéance obligatoire de 2026, mais une intégration précoce offre de grands avantages.
Il apporte la standardisation et l’efficacité qui vous permettent d’optimiser les processus opérationnels, de réduire les charges administratives et de minimiser les erreurs dans l’échange de documents.
Une mise en œuvre précoce vous permet de vous familiariser progressivement avec le réseau Peppol et de relever les défis et les difficultés en temps utile. Vous serez donc bien préparé pour l’obligation de 2026 et vous aurez un avantage concurrentiel dans le monde numérique d’aujourd’hui.
Est-il également obligatoire dans d'autres pays ?
Peppol n ‘est pas seulement obligatoire en Belgique, il est de plus en plus accepté et utilisé dans le monde entier. En Europe, il est particulièrement populaire dans des pays tels que la Pologne, la Norvège, le Portugal, les Pays-Bas et l’Allemagne, où il est souvent obligatoire pour les transactions liées au gouvernement.
En dehors de l’Europe, des pays comme l’Australie, le Canada, le Japon et Singapour ont adopté le réseau Peppol comme norme de facturation électronique, contribuant ainsi à l’interopérabilité et à l’acceptation du système au niveau mondial.
Consultez les règles de facturation électronique dans d’autres pays ici
Qu'est-ce qu'un schéma Peppol ?
Un schéma Peppol définit la manière dont une facture électronique, ou tout autre document commercial, doit être correctement construit. Il est comme la fondation d’un document Peppol : il décrit la structure, les champs obligatoires, les valeurs autorisées et les validations techniques. Sans schéma valide, une facture ne peut être envoyée ou reçue via le réseau Peppol.
En termes techniques, on parle d’un schéma XML ou JSON basé sur l’UBL (Universal Business Language). Le schéma le plus couramment utilisé est Peppol BIS Billing 3.0Le BIS Billing 3.0, mais aussi les versions futures comme le BIS 4.0 sont basés sur cette même logique.
Les schémas Peppol y veillent :
- Chaque facture suit la même structure technique, à savoir une structure claire des données d’en-tête, des lignes de la facture et des informations relatives au paiement.
- Les champs obligatoires, tels que le numéro de TVA, le numéro de commande ou la date de la facture, sont toujours remplis correctement.
- Les factures peuvent être validées automatiquement via des règles XSD et Schematron – une étape essentielle pour éviter les erreurs et les rejets.
- Toutes les parties du réseau parlent la même « langue », ce qui permet de traiter les factures sans problème, quel que soit le système ERP utilisé.
Pour permettre un échange sans erreur, Peppol utilise également des listes de codes normaliséstelles que les devises, les types de documents et les méthodes de paiement, qui sont incluses dans le schéma.
En tant qu’entreprise, vous souhaitez aborder la facturation électronique de manière correcte et évolutive ? Dans ce cas, il est essentiel que votre solution suive le schéma Peppol correct et qu’elle soit compatible avec les futures mises à jour telles que BIS 4.0. Nymus veille à ce que vos horaires soient validés correctement et à ce que votre facturation reste à l’épreuve du temps.
Conclusion
Peppol offre aux entreprises un moyen standardisé et efficace d’échanger des factures électroniques et d’autres documents commerciaux. En utilisant Peppol, les entreprises peuvent améliorer leurs processus administratifs, réduire les erreurs et se conformer aux obligations légales.
Que vous soyez une petite entreprise ou une grande multinationale, Peppol peut vous aider à rationaliser vos processus de facturation et à profiter des avantages de la facturation électronique.
Pourquoi choisir Peppol avec Nymus
Lorsque vous choisissez Peppol avec Nymus, vous obtenez plus qu’un point d’accès Peppol standard. Notre solution offre un ensemble complet qui garantit l’échange fluide de factures électroniques via le réseau Peppol, tant entre les entreprises (B2B) qu’avec les gouvernements (B2G).
Grâce à notre application centrale, Peppol est parfaitement intégré à votre processus de facturation. Vous vous conformez ainsi facilement à toutes les réglementations et vous pouvez compter sur un système efficace et fiable pour toutes vos factures électroniques.
- Nous veillons à ce que vous respectiez toutes les règles sans devoir procéder à de nombreux changements internes.
- Nous réfléchissons avec vous pour apporter une solution à vos problèmes actuels.
- Nous vous déchargeons complètement. Vous n'avez pas à vous préoccuper des changements technologiques, législatifs et des obligations fiscales ou financières.
- Grâce à notre état d'esprit innovant, nous sommes au fait des développements en matière d'IA et de blockchain. Par conséquent, notre technologie est à la pointe du progrès.
- Chez Nymus, l'approche personnelle est essentielle. Nous sommes joignables rapidement, nous répondons rapidement et nous connaissons l'organisation de nos clients.
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