Chaque achat au sein d’une organisation, des matières premières à l’équipement informatique, commence par une simple demande. Mais sans structure, ce processus peut rapidement entraîner des retards, des erreurs humaines, des commandes en double ou des coûts inattendus. A système de gestion des achats offre la solution : centralisé, clair et aligné sur vos flux de travail internes, il contribue ainsi à faire passer votre processus d’approvisionnement au niveau supérieur.
Que pouvez-vous lire sur cette page ?
Que fait un système de gestion des achats ?
Un système de gestion des achats (également appelé système de gestion des approvisionnements) est une solution numérique qui permet aux entreprises de gérer et d’automatiser l’ensemble de leur processus d’approvisionnement. De la demande d’achat à la commande, en passant par le contrôle budgétaire et la gestion des fournisseurs, le système offre une vue d’ensemble, de l’efficacité et de la conformité en un seul flux convivial.
Il rationalise les demandes, garantit des flux d’approbation clairs et automatise les tâches répétitives telles que le traitement et le suivi des commandes. En outre, vous maîtrisez les budgets, contrôlez vos dépenses et gérez les contrats et les relations avec les fournisseurs à partir d’une plateforme centrale. Cela vous permet de travailler plus efficacement, d’éviter les erreurs et de contribuer structurellement aux objectifs de l’organisation.
Gestion des achats ou achat-paiement (P2P) : quelle est la différence ?
Bien que ces termes soient souvent utilisés de manière interchangeable, il existe des différences évidentes entre un système de gestion des achats et une solution P2P complète.
Marchés publics
P2P
Un système de gestion des achats est donc un élément important pour les organisations qui cherchent à renforcer leur stratégie d’achat et à optimiser le processus, souvent dans le cadre d’une étape vers l’automatisation complète du P2P.
À quoi ressemble un flux de passation de marchés ?
Un bon processus d’achat est clair, structuré et entièrement adapté à votre organisation. Avec Nymus, vous travaillez avec un flux configurable qui évolue avec vous.
Exemple d’un flux typique :
- Demande (par l’employé)
- Approbation (par le chef d’équipe/le responsable)
- Contrôle budgétaire (automatique ou manuel)
- Commande auprès du fournisseur
- Livraison et suivi via la plateforme
À chaque étape, vous déterminez qui peut gérer quoi, quelles notifications sont envoyées et comment se déroule la communication avec les fournisseurs. Vous combinez ainsi efficacité et contrôle.
Intégration des ERP : travaillez plus intelligemment, pas plus difficilement
Un système professionnel de gestion des achats comme celui de Nymus s’intègre sans effort à votre système ERP. Les données des fournisseurs, les codes d’articles et les budgets sont automatiquement synchronisés. Les commandes sont envoyées directement à votre système comptable ou à votre entrepôt, et vous disposez d’un aperçu en temps réel des dépenses. Ce lien n’est pas seulement un gage de rapidité, il réduit également les erreurs et accroît la confiance dans vos données.
Une fonctionnalité intelligente qui a de l'impact
Nymus offre des outils puissants qui simplifient et améliorent la gestion des achats :
- Plateforme basée sur le cloud : accès à tout moment et en tout lieu à vos données d’approvisionnement, idéal pour les équipes hybrides ou décentralisées.
- Correspondance à trois voies : rapprochement automatique de la demande, de la livraison et de la facture pour détecter rapidement les divergences.
- Catalogue interne : permet aux employés de commander par le biais d’une liste approuvée ou d’un texte libre, ce qui est facile à gérer et à contrôler.
- Flux d’approbation flexibles : créez vos propres structures d’approbation par montant, par équipe ou par projet – avec des notifications automatiques.
- Enregistrement des réceptions en temps réel : Enregistrez et suivez les livraisons dès leur arrivée.
- Archives et rapports numériques : tous les documents en un seul endroit, avec des rapports par projet, département ou fournisseur.
Une gestion plus intelligente des achats ? Découvrez Nymus.
Nymus aide les entreprises à optimiser leurs achats en réduisant les erreurs humaines, en automatisant les processus et en améliorant la gestion des contrats. Que vous travailliez avec un petit service d’approvisionnement ou une équipe d’approvisionnement complexe, Nymus évolue avec vous.
Qu’est-ce qui nous différencie ?
- Contrôle central : Les employés ne peuvent soumettre des demandes que par l’intermédiaire d’une plate-forme centrale. Cela permet d’éviter les commandes non souhaitées ou en double.
- Pas de surprises : Grâce aux approbations préalables et à la connaissance des budgets, vous maîtrisez vos coûts et évitez les revers financiers.
- Efficacité : Moins de suivi manuel, moins d’e-mails, plus de rapidité.
- Correspondance automatique des commandes : Combinez commande, livraison et facture sans intervention manuelle.
- Gestion des relations avec les fournisseurs : Grâce à une plateforme unique, sélectionnez, évaluez et gérez stratégiquement les fournisseurs.
Conclusion : faites en sorte que votre processus de passation de marchés soit à l'épreuve du temps
Utilisez-vous encore Excel, le courrier électronique ou des formulaires en vrac pour gérer vos achats aujourd’hui ? Vous manquez alors de structure, de vue d’ensemble et de rapidité. Avec un système moderne de gestion des achats, tel que celui de Nymus, vous travaillez de manière plus efficace, plus transparente et plus évolutive. Vous améliorez vos opérations, soutenez les objectifs stratégiques d’achat de votre organisation et obtenez un rendement maximal pour chaque euro dépensé.
Vous vous demandez ce que cela pourrait signifier pour votre organisation ?
Prenez contact avec nous pour découvrir comment Nymus peut rendre votre processus de passation de marchés à l’épreuve du temps.
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