L’envoi d’une facture par courrier électronique avec un fichier PDF en pièce jointe semble être une solution rapide. Mais saviez-vous que cette méthode ne répond souvent pas aux exigences légales en matière de facturation numérique ? Nous allons nous pencher sur cette question. Pourquoi un courriel avec PDF n’est souvent pas conforme à la législation et pourquoi une facture électronique est une bien meilleure option.
Qu'est-ce que la facture électronique ?
Une facture électronique est un fichier électronique structuré au format XML(Extensible Markup Language). Ce fichier suit une structure universelle, l’UBL (Universal Business Language), qui permet à toutes les factures électroniques d’être traitées de manière entièrement automatique dans les progiciels.
L’envoi de ces fichiers XML ou UBL se fait idéalement via le réseau Peppol, qui est hautement sécurisé. En bref, une facture n’est une facture électronique que si le traitement est entièrement automatisé.
Un e-mail avec un fichier PDF en pièce jointe relève de la facturation numérique. La différence avec la facturation électronique est que celle-ci n’est pas entièrement automatisée.
Pourquoi un PDF n'est-il souvent pas conforme ?
L’un des aspects les plus importants d’une facture est son authenticité et son intégrité. Dans le cas d’un courrier électronique contenant une pièce jointe, il est difficile de vérifier et de garantir l’authenticité de l’expéditeur.
Par exemple, comment savoir qui se cache derrière l’adresse électronique: jaimemangerduchocolat@gmail.com Et comment prouver que le contenu du fichier PDF n’a pas été modifié après sa transmission ? Cela peut entraîner des complications juridiques et des difficultés à prouver la validité de la facture.
Le seul moyen d’envoyer un courrier électronique légal avec un PDF est de le signer numériquement et de le sceller. Nous savons par expérience que ce n’est généralement pas le cas.
Avec une facture électronique ou e-facture, l’authenticité et l’intégrité de la facture sont prouvées. La facture électronique est envoyée via un réseau sécurisé, en Belgique le réseau Peppol.
Pour accéder à ce réseau, le destinataire doit s’authentifier et l’authenticité du destinataire est donc confirmée. Si le contenu de la facture électronique est modifié après l’envoi, cela est toujours visible. Cela vous permet de savoir que l’intégrité a été compromise et de prendre des mesures.
Un e-mail contenant un PDF n'est pas sécurisé
Un autre aspect important de la facturation numérique est la sécurité des données. Lors de l’utilisation d’un e-mail avec une pièce jointe au format PDF, il se peut que les données ne soient pas suffisamment protégées.
Par exemple, les codes QR, qui sont souvent utilisés pour accéder rapidement aux informations relatives aux factures, peuvent être facilement modifiés ou manipulés lorsqu’ils sont envoyés par courrier électronique dans le cadre d’un fichier PDF.
Cela peut entraîner des risques tels que l’usurpation d’identité, la fraude et l’accès non autorisé à des données financières sensibles. En tant qu’expéditeur, si vous ne signez pas numériquement et ne scellez pas votre facture, vous êtes responsable. Cela pourrait bientôt vous coûter des milliers d’euros.
En revanche, les factures électroniques comportent souvent des mesures de sécurité avancées, telles que les signatures numériques et le cryptage.
Ils sont envoyés via le réseau sécurisé de Peppol, où les pirates ne peuvent pas les intercepter. Cela garantit l’intégrité et la confidentialité des données. Cela augmente non seulement la sécurité de la facture, mais aussi la confiance de toutes les parties impliquées dans le processus de facturation.
Les avantages de la facture électronique
Nombreux sont ceux qui pensent que l’envoi d’une facture par courrier électronique est gratuit. Toutefois, si l’on tient compte du traitement de cette facture, on constate qu’un courrier électronique est plus coûteux qu’une facture électronique.
Dans le cas d’un courrier électronique, vous devez utiliser un logiciel de reconnaissance et vérifier, confirmer ou compléter vous-même les données. Cela signifie que beaucoup de travail et de temps sont encore perdus, et le temps, c’est de l’argent.
En outre, elle est plus coûteuse pour l’expéditeur et pour le destinataire de la facture. Souvent, les courriers électroniques sont encore imprimés, ce qui augmente encore les coûts. Dans l’ensemble, la facture électronique est le moyen le plus économique d’envoyer une facture.
En savoir plus : les huit avantages de la facturation électronique.
À partir du 1er janvier 2026, un e-mail contenant un PDF n'est pas légal
Ce qui est certain, c’est que l’envoi de factures par courrier électronique sera bientôt interdit. Le ministre Van Peteghem a récemment rendu la facturation électronique obligatoire dans le secteur B2B à partir du 1er janvier 2026. Cette obligation découle principalement de la nécessité de lutter contre la fraude à la TVA.
L’envoi de factures au gouvernement est déjà obligatoire depuis le 1er mars 2024. Nous conseillons donc aux entreprises de ne pas retarder le passage à la facturation électronique.
Si tout le monde passe à la facturation électronique en même temps, le temps de mise en œuvre de la facturation électronique sera beaucoup plus long. Cela pourrait signifier que vous n’êtes pas prêt à temps pour la nouvelle législation et que les entreprises pourraient refuser de payer votre facture.
Conclusion
Si l’envoi d’une facture par courrier électronique au format PDF peut sembler rapide et facile, il ne répond pas toujours aux exigences légales et peut poser des problèmes d’authenticité, d’intégrité et d’efficacité.
Pour les entreprises qui souhaitent se conformer aux lois modernes en matière de facturation et qui recherchent l’automatisation et l’efficacité, l’utilisation des factures électroniques est la meilleure solution. Outre les avantages de la facturation électronique, celle-ci sera bientôt obligatoire. C’est pourquoi nous conseillons aux entreprises de passer rapidement à l’action.
Vous avez des questions sur la facturation électronique ? Contactez-nous et nous serons heureux de vous aider. Si Nymus n’est pas la solution adaptée à vos besoins, nous le dirons également en toute honnêteté.
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