La numérisation des processus financiers a révolutionné la façon dont les entreprises font des affaires. L’une des évolutions les plus notables est le passage à la facturation électronique. Il s’agit non seulement d’une étape logique dans l’évolution des opérations commerciales, mais aussi d’une exigence de plus en plus fréquente en raison des réglementations et de la pression exercée pour lutter contre la fraude.
En Belgique, le gouvernement a déjà lancé la tendance en imposant la facturation électronique comme un outil essentiel dans la lutte contre la fraude. À partir du 1er janvier 2026, l’envoi de factures électroniques ou de factures électroniques entre entreprises (b2b) deviendra une obligation légale en Belgique.
Mais pourquoi attendre qu’il s’agisse d’un engagement ? Examinons les nombreux avantages qu’offre la facturation électronique, non seulement pour la prévention de la fraude, mais aussi pour l’efficacité, la satisfaction du client et la durabilité.
1. Gain de temps pour l'administration
Grâce à la facturation électronique, nos clients économisent en moyenne 20 % de leur temps sur les tâches administratives.
L’automatisation du processus de facturation réduit considérablement le travail manuel, ce qui permet aux employés de consacrer plus de temps à des tâches plus importantes.
2. Paiements plus rapides grâce à la facturation électronique
Les factures électroniques peuvent être envoyées à tout moment de la journée et sont délivrées instantanément. Avec des factures sur papier, cela prend rapidement plusieurs jours. Les courriers électroniques contenant des PDF finissent souvent dans les spams, ce qui signifie que les destinataires ne voient pas la facture immédiatement.
Cela signifie que les factures de nos clients sont payées 8 jours plus rapidement en moyenne, ce qui améliore considérablement le flux de trésorerie de l’entreprise.
3. Prévention de la fraude
L’utilisation de la facturation électronique réduit le risque de fraude et d’hameçonnage. Les factures électroniques sont plus sûres et peuvent être cryptées pour une protection supplémentaire contre les accès non autorisés.
Au fait, saviez-vous qu’un courriel contenant un fichier pdf est tout sauf sûr ? S’il n’est pas signé, c’est un jeu d’enfant pour les pirates de modifier les données ou le code QR. Vous pouvez ainsi rapidement vous faire escroquer de plusieurs centaines de milliers d’euros.
4. Amélioration de l'expérience client
En rationalisant le processus de facturation et en traitant les paiements plus rapidement, les entreprises peuvent offrir une meilleure expérience à leurs clients. Cela peut conduire à une plus grande satisfaction et à une plus grande fidélité de la part des clients.
Avec nous, il est même possible d’offrir un portail à votre client. Cela permet au client de voir toutes les factures que vous lui avez envoyées en quelques clics.
5. Réduire les coûts de pliage
Grâce à la facturation électronique, les entreprises peuvent réduire les coûts cachés. Les coûts liés au traitement manuel des factures papier, tels que les coûts d’impression, d’affranchissement et d’archivage.
Selon le SPF BOSA, l’envoi d’une facture électronique au lieu d’une facture papier permet d’économiser 3,24 euros. Le destinataire de la facture électronique économise plus de 5,5 euros par facture, qu’il s’agisse d’une facture papier ou d’un e-mail avec pdf.
6. Une meilleure vue d'ensemble de votre processus Order-to-Cash
La numérisation du processus de facturation permet aux entreprises d’avoir une meilleure vue d’ensemble du cycle de la commande à l’encaissement. Cela leur permet de comprendre rapidement les factures en suspens, l’état des paiements et les éventuels litiges.
Chez Nymus, il est possible d’opter pour un outil d’amincissement . Par exemple, vous envoyez automatiquement des rappels aux clients lorsqu’un délai de paiement est dépassé et qu’une facture n’a pas encore été payée. Vous adaptez ces rappels aux besoins spécifiques de l’entreprise, y compris la fréquence et le contenu des messages.
7. Rétroaction et contrôle
Les systèmes de facturation électronique offrent des fonctions intégrées de suivi des factures et de réception des commentaires des clients. Cela permet aux entreprises de mieux contrôler leur processus de facturation et de réagir rapidement en cas de problème ou de plainte.
Cela vous permet de voir rapidement si les factures ne sont pas livrées, si elles atterrissent dans les spams ou si elles posent d’autres problèmes. Cela permet à votre entreprise d’économiser du temps de recherche et à votre facture d’être payée plus rapidement.
8. La facturation électronique est plus durable
La réduction de l’utilisation du papier par le passage à la facturation électronique contribue à une activité plus durable. Cela vaut non seulement pour les factures papier, mais aussi pour les courriels contenant un fichier PDF. Dans la pratique, de nombreuses entreprises continuent d’imprimer le PDF, ce qui contribue à augmenter la consommation de papier. La facture électronique contribue non seulement à la protection de l’environnement, mais elle permet également de réaliser des économies et d’améliorer l’efficacité à long terme.
Conclusion
La facturation électronique n’est plus seulement une option, mais une nécessité dans le monde des affaires moderne. Avec la promotion gouvernementale en Belgique et l’obligation qui se profile à l’horizon, le moment est plus que jamais venu pour les entreprises de passer à la facturation électronique.
Les avantages sont évidents : économies de temps et d’argent, amélioration de la satisfaction des clients et opérations plus durables. En investissant dans la facturation électronique, les entreprises peuvent non seulement se conformer aux réglementations, mais aussi renforcer leur compétitivité et être prêtes pour l’avenir.
Vous souhaitez vous lancer dans la facturation électronique ? Contactez notre équipe et nous étudierons ensemble les possibilités qui s’offrent à votre entreprise.
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