De digitalisering van financiële processen heeft een revolutie teweeggebracht in de manier waarop bedrijven zakendoen. Eén van de meest opmerkelijke verschuivingen is de overgang naar elektronische facturatie of e-invoicing. Niet alleen is dit een logische stap in de evolutie van bedrijfsvoering, maar het wordt ook steeds meer een vereiste vanwege regelgeving en de druk om fraude te bestrijden.
In België heeft de overheid de trend al gezet door e-invoicing te verplichten als een essentieel instrument in de strijd tegen fraude. Vanaf 1 januari 2026 wordt het versturen van e-invoices of e-facturen tussen bedrijven (b2b) in België een wettelijke verplichting.
Maar waarom zou je wachten tot het een verplichting is? Laten we eens kijken naar de talrijke voordelen die e-invoicing biedt, niet alleen voor fraudebestrijding maar ook voor efficiëntie, klanttevredenheid en duurzaamheid.
1. Tijdswinst op administratie
Met e-invoicing besparen onze klanten gemiddeld 20% van hun tijd op administratieve taken.
Door het automatiseren van het factureringsproces vermindert manueel werk drastisch, waardoor medewerkers meer tijd hebben voor waardevolle taken.
2. Snellere betalingen via e-invoicing
E-invoices kan je op ieder moment van de dag versturen en deze zijn direct afgeleverd. Bij papieren facturen duurt dit al snel enkele dagen. E-mails met pdf’s komen vaak in de spam terecht waardoor de ontvangers de factuur niet direct zien.
Dit betekent dat de facturen van onze klanten gemiddeld 8 dagen sneller betaald worden, wat de cashflow van een bedrijf aanzienlijk verbetert.
3. Fraudepreventie
Het gebruik van e-invoicing vermindert de kans op fraude en phishing. Elektronische facturen zijn veiliger en kunnen worden versleuteld voor extra bescherming tegen ongeautoriseerde toegang.
Wist je trouwens dat een email met pdf allesbehalve veilig is? Indien deze niet gesigned is, is het kinderspel voor hackers om de gegevens of de QR-code te wijzigen. Zo ben je al snel voor enkele 100.000 euro’s opgelicht.
4. Verbeterde klantervaring
Door het stroomlijnen van het facturatieproces en het sneller verwerken van betalingen, kunnen bedrijven een betere ervaring bieden aan hun klanten. Dit kan leiden tot een hogere klanttevredenheid en loyaliteit.
Bij ons is het zelfs mogelijk om een portaal aan te bieden aan je klant. Zo kan de klant in enkele klikken alle facturen zien die je naar hem hebt verstuurd.
5. Verbogen kosten verminderen
Met e-invoicing kunnen bedrijven verborgen kosten verminderen. Kosten die verbonden zijn aan het handmatig verwerken van papieren facturen, zoals printkosten, verzendkosten en archiveringskosten.
Volgens FOD BOSA bespaar je 3,24€ euro wanneer je een e-invoice verstuurt in plaats van een papieren factuur. De ontvanger van de e-invoice bespaart meer dan 5,5€ per factuur, zowel op een papieren factuur als op een e-mail met pdf.
6. Meer overzicht in je Order-to-Cash proces
Door het digitaliseren van het factureringsproces krijgen bedrijven een beter overzicht over hun order-to-cash cyclus. Dit stelt hen in staat om snel inzicht te krijgen in openstaande facturen, betaling statussen en eventuele disputen.
Bij Nymus is de optie er om voor een dunningtool te kiezen. Zo verstuur je automatisch herinneringen naar klanten wanneer een betalingstermijn is verstreken en een factuur nog niet is betaald. Deze herinneringen pas je aan aan de specifieke behoeften van het bedrijf, inclusief de frequentie en de inhoud van de berichten.
7. Feedback & controle
E-invoicing systemen bieden ingebouwde functies voor het volgen van facturen en het ontvangen van feedback van klanten. Dit geeft bedrijven meer controle over hun factureringsproces en stelt hen in staat om snel te reageren op eventuele problemen of klachten.
Zo zie je snel wanneer facturen niet afgeleverd zijn, in de spam terechtkomen of eventuele andere problemen. Dat bespaart je bedrijf opnieuw tijd om te zoeken en je factuur zal sneller betaald worden.
8. E-invoicing is duurzamer
Het verminderen van papiergebruik door over te stappen op e-invoicing draagt bij aan een duurzamere bedrijfsvoering. Dit geldt niet alleen voor papieren facturen maar ook e-mails met een pdf. In praktijk printen veel bedrijven nog steeds de pdf af, wat bijdraagt tot meer papiergebruik. Een e-factuur helpt niet alleen het milieu te beschermen, maar kan kosten besparen en efficiëntie verbeteren op de lange termijn.
Conclusie
E-invoicing is niet langer alleen een optie, maar een noodzaak in de moderne zakelijke wereld. Met de bevordering van de overheid in België en de verplichting in het vooruitzicht, is het nu meer dan ooit tijd voor bedrijven om over te stappen op elektronische facturatie.
De voordelen zijn duidelijk: van tijd- en kostenbesparingen tot een betere klanttevredenheid en een duurzamere bedrijfsvoering. Door te investeren in e-invoicing kunnen bedrijven niet alleen voldoen aan regelgeving, maar ook hun concurrentiepositie versterken en klaar zijn voor de toekomst.
Interesse om zelf te starten met e-invoicing? Neem contact op met ons team en samen bekijken we de opportuniteiten voor jouw bedrijf.
UITGELICHTE ARTIKELS
