La numérisation des processus financiers a révolutionné la façon dont les entreprises fonctionnent. L’une des évolutions les plus marquantes est le passage à la facturation électronique. Cela représente non seulement une avancée logique dans l’évolution des opérations commerciales, mais également une exigence croissante en raison des réglementations et de la pression pour lutter contre la fraude.
En Belgique, le gouvernement a déjà ouvert la voie en imposant la facturation électronique comme un outil crucial dans la lutte contre la fraude. À partir du 1er janvier 2026, l’envoi de factures électroniques entre entreprises (b2b) deviendra une obligation légale.
Mais pourquoi attendre qu’il s’agisse d’un engagement ? Examinons les nombreux avantages qu’offre la facturation électronique, non seulement pour la prévention de la fraude, mais aussi pour l’efficacité, la satisfaction du client et la durabilité.
1. Gain de temps administratif
Grâce à la facturation électronique, nos clients économisent en moyenne 20 % de leur temps sur les tâches administratives.
L’automatisation du processus de facturation réduit considérablement le travail manuel, permettant ainsi aux employés de se concentrer sur des activités plus à plus forte valeur.
2. Accélération des paiements grâce à la facturation électronique
Les factures électroniques peuvent être envoyées à n’importe quel moment et sont délivrées instantanément. En comparaison, l’envoi de factures papier prend souvent plusieurs jours. De plus, les courriels contenant des PDF risquent souvent d’être filtrés comme spam, retardant ainsi la réception immédiate des factures par les destinataires.
Ce processus de permet à nos clients de voir leurs factures payées en moyenne payées 8 jours plus rapidement, ce qui apporte une amélioration significative au flux de trésorerie de l’entreprise
3. Prévention de la fraude
La facturation électronique contribue à réduire les risques de fraude et d’hameçonnage. Contrairement aux courriels contenant des fichiers PDF non signés, qui sont vulnérables aux manipulations de données ou de codes QR par des pirates, les factures électroniques offrent une sécurité accrue.
Elles peuvent être cryptées pour une protection supplémentaire contre les accès non autorisés, minimisant ainsi le risque de pertes financières potentiellement élevées, qui peuvent atteindre plusieurs centaines de milliers d’euros.
4. Amélioration de l'expérience client
En simplifiant le processus de facturation et en accélérant le traitement des paiements, les entreprises peuvent significativement améliorer l’expérience de leurs clients. Cette efficacité accrue peut renforcer la satisfaction et la fidélité des clients.
Nous allons encore plus loin en vous offrant la possibilité d’avoir votre propre portail client.
Ce portail permet à vos clients de consulter toutes les factures que vous leur avez envoyées en quelques clics seulement. Cela facilite la gestion et renforce la transparence des échanges financiers entre vous et vos clients.
5. Réduire les frais de pliage
La facturation électronique permet aux entreprises de réduire les coûts cachés associés au traitement des factures papier, tels que ceux liés à l’impression, à l’affranchissement et à l’archivage manuels.
Selon le SPF BOSA, l’envoi d’une facture électronique permet d’économiser 3,24 euros par transaction comparé à une facture papier. De plus, le destinataire économise plus de 5,5 euros par facture, que celle-ci soit envoyée par voie papier ou sous forme de PDF par e-mail.
6. Une meilleure visibilité de votre processus de commande à encaissement
Dans le monde numérique d’aujourd’hui, la transformation du processus de facturation offre aux entreprises une visibilité accrue sur l’intégralité du cycle allant de la commande à l’encaissement. Cette évolution leur permet non seulement de suivre de près les factures en attente, mais aussi de gérer efficacement l’état des paiements et de résoudre rapidement les éventuels litiges.
Chez Nymus, nous mettons à votre disposition un outil de gestion optimisée. Par exemple, vous pouvez automatiser l’envoi de rappels aux clients lorsque des paiements sont en retard et des factures restent impayées. Ces rappels sont personnalisables pour répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise, que ce soit en termes de fréquence d’envoi ou de contenu des messages. Cela vous permet de maintenir des relations clients harmonieuses tout en garantissant une gestion financière efficace.
7. Rétroaction et contrôle
Les systèmes de facturation électronique incluent des fonctionnalités intégrées pour suivre l’envoi des factures et recueillir les retours des clients. Cela permet aux entreprises d’exercer un contrôle accru sur leur processus de facturation et de réagir promptement en cas de problème ou de réclamation.
Grâce à cela, vous pouvez rapidement repérer les factures non livrées, celles égarées dans les spams ou d’autres incidents. Cette efficacité vous fait gagner du temps dans les recherches et favorise un règlement plus rapide de vos factures.
8. La facturation électronique contribue à la durabilité.
En réduisant l’utilisation du papier, elle participe activement à une gestion plus écologique. Ce changement ne se limite pas seulement à remplacer les factures papier par des versions PDF envoyées par email. En effet, beaucoup d’entreprises continuent d’imprimer ces fichiers PDF, augmentant ainsi la consommation de papier. Opter pour la facturation électronique n’est pas seulement bénéfique pour l’environnement, mais aussi pour les économies réalisées et l’amélioration de l’efficacité à long terme.
Conclusion
La transition vers la facturation électronique n’est plus simplement un choix, mais une nécessité dans le paysage des affaires contemporain. Avec le soutien gouvernemental croissant en Belgique et l’approche imminente de l’obligation légale, il est plus que jamais temps pour les entreprises d’embrasser la facturation électronique.
Les bénéfices sont manifestes : économies substantielles de temps et d’argent, amélioration de la satisfaction client et adoption de pratiques plus durables. En investissant dans la facturation électronique, les entreprises peuvent non seulement se conformer aux régulations en vigueur, mais aussi renforcer leur compétitivité et se préparer efficacement pour l’avenir.
Si vous envisagez d’adopter la facturation électronique, n’hésitez pas à contacter notre équipe. Nous serons ravis d’explorer avec vous les solutions adaptées à votre entreprise.
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