À l’ère de la numérisation omniprésente, les entreprises cherchent à améliorer leur efficacité et à maximiser la satisfaction de leurs clients. Dans ce contexte, nous avons conçu le portail Nymus : une solution innovante pour faciliter l’échange et la gestion des factures et des documents au sein de votre entreprise. Avec le portail Nymus, vous bénéficiez d’un outil avancé et convivial qui vous permet de rationaliser vos processus opérationnels tout en offrant à vos clients une expérience exceptionnelle.
Pourquoi opter pour un portail ?
Que vous envoyiez quelques factures par an ou des centaines de milliers, la gestion de votre facturation peut représenter un véritable défi. Comment rester sur la bonne voie alors que le volume de factures ne cesse d’augmenter ? Personne n’apprécie de devoir constamment solliciter les clients pour recouvrer leurs paiements, surtout lorsqu’ils répondent invariablement : « Quelle facture ? Je n’ai jamais reçu celle-là. » Un scénario familier, n’est-ce pas ?
Nous avons réfléchi à la manière de simplifier et d’automatiser le processus de facturation. La solution : le portail Nymus. Celui-ci vous permet de suivre en temps réel l’état de vos factures et, en cas de problème, vous recevez un retour d’information immédiat pour réagir rapidement.
Laissez-moi vous expliquer le fonctionnement du portail Nymus.
Le portail utilisateur : une solution simplifiée pour la gestion des factures en entreprise
Avec notre portail web sur mesure, vous pouvez facilement soumettre vos factures pour un traitement, une certification et une expédition automatiques. Mais en quoi cela consiste-t-il précisément ?
1. Création de la facture
Vérification des données : Toutes les informations requises sont-elles présentes pour une facture valide ?
Contrôle KYC : Les données figurant sur la facture sont-elles vérifiées par rapport à celles du client ?
Contrôle de validation : Les données de la facture sont-elles correctement validées ? Par exemple, un message d’erreur s’affiche-t-il si la TVA est envoyée en Belgique et qu’elle est de 23 % ?
Personnalisation de la facture : La facture est-elle entièrement adaptée à vos besoins, y compris les messages personnalisés, les références à des transactions antérieures et les remises spécifiques au client ?
Factures sécurisées et légalisées : Vous pouvez suivre en temps réel l’état de vos factures ou documents, tandis que l’horodatage et la signature électronique garantissent leur authenticité. Par exemple, si une facture est ouverte dans un autre pays, vous recevrez immédiatement une alerte.
Non seulement les documents affichés sur le portail sont hautement sécurisés, mais le portail Nymus lui-même l’est également. Il répond aux normes de sécurité les plus strictes, y compris celles de Google Cloud. De plus, vous pouvez définir des autorisations pour différents employés et entités, garantissant ainsi que les informations sensibles sont toujours bien gérées et que les bonnes personnes reçoivent automatiquement des notifications.
Tout ce dont nous avons besoin, ce sont des données au format XML, JSON ou PDF, et le reste est pris en charge pour vous en un clin d’œil.
2. Archivage de la facture
Chaque facture transmise via notre portail est automatiquement archivée dans nos archives électroniques basées sur le cloud. La loi exige que ces documents soient condervés pendant 10 ans. En cas de fraude ou de piratage, vous pouvez toujours compter sur l’intégralité des documents stockés dans nos archives électroniques. Le plus grand avantage ? Vous ne perdez pas un temps précieux à rechercher vos documents car ils sont facilement accessible.
Chaque facture transmise via notre portail est automatiquement archivée dans nos archives électroniques basées sur le cloud. La loi exige que ces documents soient conservés pendant 10 ans. En cas de fraude ou de piratage, vous pouvez toujours compter sur l’intégralité des documents stockés dans nos archives électroniques. Le plus grand avantage ? Vous ne perdez pas de temps précieux à rechercher vos documents, car ils sont facilement accessibles.
3. Expédition par divers canaux de livraison
Envoi de factures ou d’autres documents via Peppol, interopérabilité, e-mail avec PDF ou par la poste ? Aucun problème ! Le portail Nymus met toutes les options à votre disposition. De plus, vous pouvez modifier les données personnelles des clients et renvoyer les documents par le canal de votre choix. Là encore, c’est un gain de temps considérable !
4. Recevoir un retour d'information sur le statut de vos factures
Ne serait-il pas plus pratique de savoir quand votre facture a été envoyée, reçue, acceptée ou rejetée ? Bonne nouvelle ! Avec le portail Nymus, c’est désormais possible. Grâce à la visibilité en temps réel, vous pouvez immédiatement voir quels documents requièrent votre attention et lesquels sont traités correctement. Vous pouvez ainsi repérer rapidement les problèmes et y remédier, ce qui se traduit par un paiement plus rapide de vos factures.
5. Soyez payé par l'intermédiaire du portail
Facilitez la tâche de vos clients en leur permettant de payer leurs factures directement via le portail. Cela les incite à régler plus rapidement. En outre, nous proposons des outils de reporting complets qui vous permettent d’obtenir facilement une vue d’ensemble de tous vos paiements.
Portail client : amélioration de l'expérience utilisateur
Le portail Nymus offre des avantages non seulement à votre entreprise, mais aussi à vos clients. Grâce à notre portail, vos clients peuvent facilement accéder à tous les documents, factures et pièces jointes, les télécharger et les payer. Cela crée une expérience unique pour le client tout en minimisant les tâches administratives. Vos clients peuvent ainsi agir plus rapidement, régler leurs paiements et profiter d’une meilleure expérience. Tout le monde est satisfait !
Pourquoi choisir Nymus ?
Lorsque vous choisissez Peppol avec Nymus, nous vous déchargeons de toutes vos tâches liées à la facturation. Nous ne sommes pas seulement un point d’accès Peppol, mais une solution complète pour votre processus de facturation. Notre objectif est d’intégrer Peppol de manière transparente dans l’ensemble de votre processus.
Nos clients bénéficient d’une prise en charge totale de leur processus de facturation grâce à notre expertise approfondie et à nos ressources spécialisées. Voici ce qui nous distingue :
- Conformité assurée : Nous garantissons votre conformité avec toutes les réglementations sans nécessiter de modifications internes majeures.
- Solutions personnalisées : Nous collaborons avec vous pour identifier et résoudre vos problématiques spécifiques.
- Gestion complète : Nous prenons en charge l’ensemble de la gestion des évolutions technologiques, législatives, fiscales et financières, vous permettant de vous concentrer sur votre cœur de métier.
- Innovation constante : Nous intégrons les dernières avancées en matière d’intelligence artificielle et de blockchain pour garantir que notre technologie reste à la pointe.
- Approche personnalisée : Chez Nymus, nous privilégions une approche personnalisée. Nous sommes facilement accessibles, réactifs, et nous connaissons bien l’organisation de nos clients.
Nymus est prêt à vous accompagner
Si vous avez encore des questions ou avez besoin d’aide, ne vous inquiétez pas : notre équipe d’assistance est là pour vous. Nous vous accompagnerons tout au long de la transition et vous apporterons toute l’aide nécessaire.
Demandez un audit gratuit de votre flux de facturation !
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