De la machine à affranchir à la facturation entièrement automatisée
En 2017, le groupe Verhelst a résolument opté pour la facturation automatique via la plateforme Nymus. Cela a permis à l’entreprise de gagner du temps, d’améliorer l’expérience de ses clients et de réaliser des économies substantielles. Dries Devroe, directeur financier du groupe Verhelst, nous décrit son processus de facturation numérique.
Témoignage client : Groupe Verhelst
Comment le groupe Verhelst se démarque aujourd’hui en tant qu’adopteur précoce de la facturation numérique et de l’e-facturation.
“La plateforme fonctionne sans problème, fait ce qu’elle doit faire et a fière allure. De plus, l’organisation qui la sous-tend est également de premier ordre. Nymus réfléchit en permanence pour trouver des solutions à nos défis.”
Dries Devroe, CFO du groupe Verhelst
Leurs défis
“Nos objectifs ? D’abord et avant tout, éliminer le papier. Notre organisation se compose d’un grand nombre de personnes sur les sites et dans les bureaux. Lorsque tout doit être fait sur papier ou manuellement, cela demande beaucoup d’énergie. En numérisant et en automatisant notre administration financière, nous voulions faire la différence pour nos employés et pour nos clients.”
“Nous voulions également améliorer l’expérience numérique de nos clients. Nous aimons nous distinguer par la qualité de notre travail, mais lorsque les clients reçoivent leur facture, nous voulons savoir ce qui se passe ensuite. Tout ce qui tourne autour des relances et des procédures de rappel des factures impayées devait également être simplifié au maximum. C’était essentiel pour moi personnellement.”
“Un troisième aspect était la réduction des coûts. La facturation numérique est certainement plus rentable que l’envoi par la poste. Il existe également des effets indirects : notre administration est désormais moins lourde, car les clients retrouvent facilement les factures perdues via le portail client. Vous incitez les clients à gérer eux-mêmes certaines tâches, ce qui leur permet de prendre en charge une partie du travail.”
Une meilleure expérience client
Étendre la qualité à la communication numérique avec les clients
Éliminer le papier
Numériser et automatiser l’administration financière.
Réduction des coûts
Des économies substantielles grâce aux effets directs et indirects.
Notre solution
“Notre progiciel de gestion intégré transmet automatiquement les factures à la plateforme Nymus. Dès qu’une facture sort du système, elle est automatiquement récupérée et envoyée à la plateforme au format XML. Les factures sont ensuite traitées par Nymus et envoyées à la bonne personne dans le format approprié. En parallèle, chaque facture est archivées numériquement.”
Comment avez-vous vu évoluer la plateforme ?
“Aujourd’hui, le système nous permet également de livrer tous les documents associés, tels que les reçus de fret ou les bons de pesée, en plus des factures sortantes. C’était une demande forte de nos clients. En rendant ces documents immédiatement disponibles, nous faisons preuve de grande transparence. Les clients peuvent vérifier tous les documents directement dans le back-office.”
“Une fois que les clients ont reçu la facture, ils peuvent désormais la payer en ligne via un fournisseur de services de paiement sur le portail client ou par un lien sécurisé dans l’e-mail. Nous cherchons ainsi à créer de la valeur ajoutée pour nos clients et à leur faciliter la vie. Les coûts sont également limités, en raison des faibles frais de démarrage et du modèle de paiement à l’utilisation.”
“Récemment, nous avons également relié la plateforme à iController, un système d’éclaircissage automatique qui automatise le processus de rappel. De nombreux progiciels de gestion intégrés (ERP) disposent également de cette fonctionnalité, mais elle est souvent complexe à mettre en place. Lorsqu’un rappel électronique est envoyé, un lien sécurisé vers le portail Nymus est ajouté via iController. Les clients y trouvent immédiatement un aperçu de toutes les factures échues et payées.”
Quel regard portez-vous sur votre collaboration avec Nymus jusqu’à présent ?
” La plateforme fonctionne sans problème, fait ce qu’elle doit faire et a fière allure. L’organisation qui la soutient est également de premier ordre. Nymus réfléchit constamment pour trouver des solutions à nos défis. Nous posons parfois beaucoup de questions, mais ils parviennent toujours à fournir des réponses. En tant que client, vous êtes rapidement mis en relation avec les bonnes personnes et recevez une réponse rapide, même lorsque vous avez besoin d’aide.”
Quels sont les prochains défis en matière de facturation ?
“Jusqu’à récemment, la plateforme était principalement utilisée par nos entreprises de recyclage. Nymus facilite actuellement le processus pour que les autres branches et entreprises utilisent également la plateforme. Les clients qui font appel à plusieurs entreprises du groupe pourront désormais accéder à leurs factures en un seul endroit. Là aussi, nous constatons que l’intégration se déroule sans problème.”
“De plus, à l’avenir, nous voulons construire une véritable plateforme client numérique, sur laquelle nos clients pourront non seulement accéder à leurs factures et aux documents associés, les payer, mais aussi gérer et signer des contrats ou télécharger des certificats. En effet, même à long terme, la poursuite de la numérisation reste une priorité. C’est la seule voie à suivre.”
Prêt pour automatiser vos processus ?
Rendez chaque flux de documents 10 fois plus efficace. Découvrez par vous-même ce que notre Nymus X peut faire pour votre entreprise.
