De la machine à affranchir à la facturation entièrement automatisée
En 2017, le groupe Verhelst a résolument opté pour la facturation automatique via la plateforme Nymus. Cela a permis à l’entreprise de gagner du temps, d’améliorer l’expérience de ses clients et de réaliser des économies substantielles. Dries Devroe, directeur financier du groupe Verhelst, nous plonge dans son processus de facturation numérique.
Témoignage client : Groupe Verhelst
Comment le groupe Verhelst fait la différence aujourd’hui en tant qu’adopteur précoce de la facturation numérique et de l’e-facturation.
“La plateforme fonctionne sans problème, fait ce qu’elle doit faire et a fière allure. Et l’organisation qui la sous-tend est également de premier ordre. Nymus réfléchit en permanence pour trouver une solution à nos défis. Dries Devroe, CFO chez Verhelst Group
Leurs défis
“Nos objectifs ? D’abord et avant tout, liquider le papier. Notre organisation se compose d’un grand nombre de personnes sur les sites et dans les bureaux. Lorsque tout doit être fait sur papier ou manuellement, cela demande beaucoup d’énergie. En numérisant et en automatisant notre administration financière, nous voulions faire la différence pour nos employés et pour nos clients.
“Nous voulions également améliorer l’expérience numérique de nos clients. Nous aimons nous distinguer par la qualité de nos travaux, mais lorsque les clients reçoivent leur facture par la suite, nous voulons savoir ce qu’il se passe par la suite. Tout ce qui tourne autour de la relance, la procédure de rappel des factures impayées, devait également être aussi simple que possible. C’était essentiel pour moi personnellement”.
“Un troisième aspect était la réduction des coûts. La facturation numérique est certainement plus rentable que l’envoi par la poste. Il existe également des effets indirects. Notre administration est désormais moins lourde, car les clients retrouvent facilement les factures perdues via le portail client. Vous poussez les clients à s’administrer eux-mêmes, ce qui leur permet de prendre en charge une partie du travail”.
Une meilleure expérience client
Étendre la qualité à la communication numérique avec les clients
Éliminer le papier
Numériser et automatiser l’administration financière.
Réduction des coûts
Des économies substantielles grâce aux effets directs et indirects.
Notre solution
“Notre progiciel de gestion intégré transmet automatiquement les factures à la plate-forme de Nymus. Dès que la facture sort du système, elle est automatiquement récupérée et transmise à la plate-forme au format XML. Les factures sont ensuite traitées par Nymus et envoyées à la bonne personne dans le bon format. En même temps, chaque facture est archivée numériquement.
Comment avez-vous vu évoluer la plateforme ?
“Aujourd’hui, le système nous permet également de livrer tous les documents sous-jacents, tels que les reçus de fret ou les bons de pesée, en plus des factures sortantes. C’était une demande forte de nos clients. En rendant ces documents immédiatement disponibles, nous sommes très ouverts et transparents pour les clients. Ils peuvent immédiatement vérifier tous les documents dans le back-office”.
“Une fois que les clients ont reçu la facture, ils peuvent désormais la payer en ligne via un fournisseur de services de paiement sur le portail client ou un lien sécurisé dans l’e-mail. Nous voulons ainsi créer une valeur ajoutée pour nos clients et leur faciliter la vie. Le coût est également limité, en raison des faibles frais de démarrage et du modèle de paiement à l’utilisation.
“Récemment, nous avons également relié la plate-forme à iController, un système d’éclaircissage automatique qui automatise le processus de rappel. De nombreux progiciels de gestion intégrés (ERP) disposent également de cette fonctionnalité, mais elle est souvent lourde à mettre en place. Lorsqu’un rappel électronique est envoyé, un lien sécurisé vers le portail Nymus est ajouté via iController. Les clients y trouvent immédiatement un aperçu de toutes les factures échues et payées”.
Quel regard portez-vous sur votre collaboration avec Nymus jusqu’à présent ?
“La plateforme fonctionne sans problème, fait ce qu’elle doit faire et a fière allure. Et l’organisation qui la sous-tend est également de premier ordre. Nymus réfléchit constamment pour trouver des solutions à nos défis. Nous posons parfois beaucoup de questions, mais ils parviennent toujours à fournir une réponse. En tant que client, vous vous adressez rapidement aux bonnes personnes et vous recevez une réponse rapide, même lorsque vous avez besoin d’aide.
Quels sont les prochains défis en matière de facturation ?
“Jusqu’à récemment, la plateforme était principalement utilisée par nos entreprises de recyclage. Nymus facilite actuellement le processus visant à amener les autres branches et entreprises à utiliser également la plateforme. Les clients qui font appel à plusieurs entreprises du groupe pourront désormais accéder à leurs factures en un seul endroit. Là aussi, nous constatons que l’intégration se déroule sans problème.
“En outre, à l’avenir, nous voulons construire une plateforme client véritablement numérique, sur laquelle nos clients pourront non seulement accéder à leurs factures et aux documents sous-jacents et les payer, mais aussi gérer et signer des contrats ou télécharger des certificats. En effet, même à long terme, la poursuite de la numérisation est aujourd’hui une priorité. the only way to go.”
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