Van frankeermachine naar volautomatische facturatie
In 2017 koos Verhelst Group resoluut voor automatische facturatie via het Nymus-platform. Dat leverde het bedrijf tijdwinst, een betere klantervaring en een stevige kostenbesparing op. Dries Devroe, CFO bij Verhelst Group, dompelt ons onder in zijn digitaal facturatieproces.
Klantverhaal: Verhelst Group
Hoe Verhelst Group vandaag het verschil maakt als early adopter van digitale facturatie en e-invoicing
“Het platform werkt vlot, doet wat het moet doen en ziet er goed uit. En ook de organisatie die erachter zit is top. Nymus denkt continu mee om een oplossingen te bieden voor onze uitdagingen.”Dries Devroe, CFO bij Verhelst Group
Hun uitdagingen
“Onze doelstellingen? In de eerste plaats was het liquideren van papier . Onze organisatie bestaat uit een enorme kracht aan mensen op de werven en op kantoor. Wanneer alles op papier of manueel moet gebeuren, vergt dat veel energie. Door onze financiële administratie te digitaliseren en te automatiseren, wilden we het verschil maken voor onze medewerkers én voor onze klanten.”
“Ook onze digitale klantervaring wilden we verbeteren. We onderscheiden ons graag door de kwaliteit van onze werken, maar als klanten daarna hun factuur krijgen, willen we die lijn doortrekken. Ook alles wat rond dunning draait, de rappelprocedure achter onbetaalde facturen, moest zo easy mogelijk zijn. Dat was voor mij persoonlijk van essentieel belang.”
“Een derde aspect was kostenbesparing. Digitale facturatie komt zeker voordeliger uit dan verzending via de post. Ook zijn er een paar indirecte effecten. Onze administratie wordt nu minder belast, want klanten vinden verloren facturen makkelijk terug via het klantenportaal. Je pusht klanten wat meer naar self-administration en zo nemen zij een stukje van het werk over.”
Betere customer experience
Kwaliteit doortrekken naar digitale communicatie met klanten
Papier uit de weg ruimen
Financiële administratie digitaliseren en automatiseren.
Kosten besparen
Forse kostenbesparing, zowel door directe als indirecte effecten.
Onze oplossing
“Ons ERP-pakket stuurt facturen automatisch door naar het platform van Nymus. Zodra de factuur uit het systeem rolt, wordt die automatisch opgehaald en doorgestuurd naar het platform in XML-formaat. De facturen worden daarna door Nymus verwerkt en verstuurd naar de juiste persoon in het correcte formaat. Tegelijk wordt elke factuur digitaal gearchiveerd.”
Hoe heb je het platform zien evolueren?
“Het systeem laat ons vandaag ook toe om naast uitgaande facturen ook alle onderliggende documenten zoals vrachtbonnen of weegbonnen af te leveren. Daar was bij onze klanten veel vraag naar. Door die documenten meteen beschikbaar te stellen, zijn we naar klanten heel open en transparant. Zij kunnen in de backoffice alle documenten onmiddellijk verifiëren.”
“Eens klanten de factuur hebben ontvangen, kunnen ze die nu ook online betalen via een payment provider in het klantenportaal of een beveiligde link in de e-mail. Hiermee willen we opnieuw toegevoegde waarde creëren voor onze klanten en hen het leven eenvoudiger maken. De kost is bovendien beperkt, door de lage opstartkosten en het pay-per-use-model.”
“Sinds kort hebben we het platform ook gekoppeld aan iController, een automatisch dunningsysteem dat de rappelprocedure automatiseert. Veel ERP-pakketten hebben die functionaliteit ook, maar die is vaak omslachtig gebouwd. Wanneer een elektronische rappel wordt uitgestuurd, wordt via iController een secure link toegevoegd naar het Nymus-portaal. Klanten vinden daar meteen een overzicht van alle verlopen en betaalde facturen.”
Hoe kijk je terug op de samenwerking met Nymus tot nu toe?
“Het platform werkt vlot, doet wat het moet doen en ziet er goed uit. En ook de organisatie die erachter zit is top. Nymus denkt continu mee naar oplossingen voor onze uitdagingen. We vragen soms veel, maar ze slagen er wel altijd in om een antwoord te bieden. Je raakt er als klant snel bij de juiste mensen en je ontvangt snel een reactie, ook wanneer je support nodig hebt.”
Wat zijn de volgende uitdagingen op het vlak van facturatie?
“Tot voor kort werd het platform vooral gebruikt door onze recyclagebedrijven. Nymus faciliteert momenteel het proces om ook de andere takken en bedrijven naar het platform te brengen. Klanten die een beroep doen op meerdere bedrijven in de groep, zullen hun facturen voortaan op één plaats kunnen raadplegen. We zien ook daar dat de integratie zeer vlot verloopt.”
“Verder willen we in de toekomst een echt digitaal klantenplatform uitbouwen, waarop onze klanten niet enkel hun facturen en onderliggende documenten kunnen raadplegen en betalen, maar ook contracten beheren en ondertekenen of certificaten downloaden. Want ook op de lange termijn is verder digitaliseren nu eenmaal the only way to go.”
Klaar om je processen te automatiseren?
Maak elke documentenstroom 10 keer efficiënter. Ontdek zelf wat ons Nymus X voor jouw onderneming kan betekenen.