Verhelst Group koos al in 2017 resoluut voor automatische facturatie via het Nymus-platform, in een tijd waarin e-invoicing voor de meeste bedrijven nog een ver-van-mijn-bedshow was. Wat begon als een zoektocht naar minder papier en lagere kosten, groeide uit tot een langlopend partnership. Vandaag verloopt de klantenfacturatie van de groep digitaal, gearchiveerd en betaalbaar met één klik, over meerdere business units heen.
Sector
Constructie
Opgericht
1925
Omzet
€208 miljoen
Regio's
België
Nymus producten
Nymus Connect
Verhelst Group draait op een enorme kracht aan mensen, op de werven en op kantoor. Zolang alles op papier of manueel moest gebeuren, kostte dat veel energie en tijd. De eerste doelstelling was dan ook duidelijk: papier de deur uit. Door de financiële administratie te digitaliseren en te automatiseren, wilde de groep het verschil maken voor de eigen medewerkers en voor de klanten.
Daar kwam een tweede ambitie bij. Verhelst onderscheidt zich met de kwaliteit van zijn werk, en die lijn wilde de groep doortrekken naar de digitale klantervaring. Ook alles rond dunning, de rappelprocedure achter openstaande facturen, moest zo eenvoudig mogelijk verlopen. Voor de finance-verantwoordelijke was dat persoonlijk een prioriteit.
De derde uitdaging was kostenbesparing. Digitaal versturen is voordeliger dan de post, maar de echte winst zat in de indirecte effecten: een minder belaste administratie, en klanten die verloren facturen zelf terugvinden via een portaal in plaats van te bellen of te mailen.
Drie concrete doelstellingen:
Verhelst koos voor Nymus. Het ERP-pakket stuurt facturen automatisch door naar het platform: zodra een factuur uit het systeem rolt, wordt die opgehaald en in XML-formaat doorgestuurd. Nymus verwerkt elke factuur en levert ze af bij de juiste persoon, in het juiste formaat en via het juiste kanaal. Tegelijk wordt elke factuur digitaal gearchiveerd.
Het platform groeide mee met de noden van de groep. Waar klanten vroeger enkel de factuur kregen, kunnen ze vandaag ook de onderliggende documenten raadplegen, zoals vracht- en weegbonnen. Die staan meteen in de backoffice klaar ter verificatie, wat de relatie met klanten open en transparant houdt.
Concreet zorgt Nymus Connect voor:
Papier is bij Verhelst geen standaard meer. De administratie wordt minder belast, want klanten vinden hun facturen zelf terug in het portaal en nemen zo een stuk van het werk over. Die verschuiving naar self-administration levert tijd op waar het finance-team elke dag de vruchten van plukt.
De kostenbesparing is er structureel, zowel direct als indirect. En Nymus denkt actief mee, ook zonder dat Verhelst erom vraagt, om waar mogelijk verder te optimaliseren.
Het platform blijft meegroeien. Wat begon bij de recyclagetak, breidt nu uit naar de andere takken en bedrijven van de groep. Klanten die met meerdere entiteiten binnen Verhelst werken, zullen hun facturen op één plaats terugvinden. De ambitie reikt verder: een volwaardig digitaal klantenplatform waarop klanten niet alleen facturen en onderliggende documenten raadplegen en betalen, maar ook contracten beheren en ondertekenen of certificaten downloaden.
Bekijk wat Nymus concreet kan betekenen voor jouw organisatie. Geen generieke demo, wel een gesprek over jouw specifieke situatie.
Producten
Verdieping
Hoe ga je om met complexe e-invoicing scenario’s? Dat lees je in deze whitepaper. Vul het formulier in en krijg direct toegang tot de whitepaper.