De data die via e-invoicing is te verzamelen, is goed te gebruiken voor het optimaliseren van de bedrijfsvoering, vinden Sven Dauwe, CEO van Nymus, en Erik van Doorn, CCO van het Nederlandse 4CEE.
“Met die data zijn repetitieve handelingen over te nemen door AI en zijn medewerkers in staat andere werkzaamheden uit te voeren die bijdragen aan de groei van de organisatie”, aldus de twee businesspartners voor de Belgische markt op het gebied van e-invoicing en invoice automation.
Wat kan je lezen op deze pagina?
Wat zijn de belangrijkste vraagstukken binnen de ‘Office of the CFO’ in het bedrijfsleven?
Dauwe: “Elke organisatie heeft uiteraard zijn eigen uitdagingen, maar vanuit een helikopterview zien wij twee ontwikkelingen die overal om aandacht vragen: de invoering van de EU-wetgeving ViDA en de opmars van AI. De eerste ontwikkeling speelt vooralsnog vooral in België, want daar is ViDA sinds 1 januari 2026 in een eerste fase in werking getreden.
Die EU-wetgeving verplicht bedrijven om e-facturen te versturen en te ontvangen in plaats van pdf-facturen of papieren facturen, de btw realtime te registreren en alle systemen in Europese landen interoperabel te maken. Misschien in Nederland op dit moment minder urgent omdat de invoering van ViDA daar pas in 2030 is, maar het is wellicht juist voor Nederlandse bedrijven interessant te weten hoe dat tot nu toe in België is gegaan.”
Hoe is de invoering van ViDA, ofwel het verplicht toepassen van e-invoicing, in België verlopen?
Dauwe: “Niet zo best, want in de praktijk blijkt dat slechts circa 5 procent van de Belgische bedrijven e-facturatie inmiddels heeft ingevoerd én tegelijkertijd de mogelijkheden hiervan gebruikt om hun bedrijfsprocessen te verbeteren. Het merendeel omarmt de mogelijkheden die e-facturatie biedt niet en ervaart de wet als een last, als een kostenpost. Met als gevolg dat die bedrijven alleen het hoognodige doen om compliant te zijn. Aan de voordelen van e-facturatie, die de eerste groep grote bedrijven wel ziet, hechten zij op dit moment geen waarde.”
Van Doorn: “Die toegevoegde waarde, dus de kansen die e-facturatie biedt toepassen voor het optimaliseren van bedrijfsprocessen, heeft een verband met het tweede vraagstuk dat speelt binnen de ‘Office of the CFO’. En dat is hoe AI, een betrekkelijk nieuw fenomeen dat opeens overal zichtbaar is, impact heeft op onze manier van werken en op de bedrijfsvoering van een bedrijf. In zijn algemeenheid, maar ook juist binnen finance. Scherper gesteld: de vraag is eigenlijk niet òf AI daarop impact heeft, want dat heeft het zeker, eerder hoe snel die ontwikkeling gaat en wat de gevolgen zijn op de core-activiteiten van een bedrijf en daarmee op de continuïteit. Wij zijn ervan overtuigd dat die twee ontwikkelingen juist kansen biedt voor bedrijven, zeker als je ze combineert.”
Hoe werkt die combinatie tussen e-facturatie en AI dan het beste in de praktijk?
Dauwe: “Alles in een moderne bedrijfsvoering draait tegenwoordig om data – meer specifiek om betrouwbare en gestructureerde data. Met die data is het mogelijk om zowel de interne bedrijfsprocessen als de concurrentiepositie van een bedrijf te verbeteren. Voor het verzamelen van de benodigde data kan e-invoicing een cruciale rol spelen. Op elke inkomende e-factuur is namelijk allerlei data aanwezig die nodig is voor een efficiëntere bedrijfsvoering.”
Van Doorn: “Een e-factuur is inderdaad in een bron van informatie, mits de leveranciers van een bedrijf die significante data beschikbaar stellen. Daarover kun je met hen in gesprek gaan. Dat gaat verder dan alleen de prijs, de hoeveelheid en de hoogte van de btw op de inkomende e-factuur te laten opnemen. De andere, extra data die nodig is voor het tot stand brengen van een efficiëntere bedrijfsvoering is onder meer afhankelijk van de branche waarin een bedrijf actief is. Dus ga dat gesprek aan met leveranciers en stip aan dat iedereen in de keten baat heeft bij deze data.”
Dauwe: “De op deze wijze verzamelde data is vervolgens weer te gebruiken voor een AI-model. Dit is mogelijk door de verzamelde data eerst vanuit de inkomende e-facturen door te geleiden naar het ERP- en/of financiële systeem van het bedrijf, direct of via een invoice automation-oplossing. De vervolgstap is op basis van die data met behulp van AI de bedrijfsprocessen te automatiseren en te optimaliseren.”
Hoe gaat dat in zijn werk?
Van Doorn: “Stel dat er bij de 3 way-matching een factuur uitvalt of dat er een btw-probleem is. Normaal gesproken zoekt een medewerker dan uit waar het is misgegaan. Maar in het AI-scenario zoekt bijvoorbeeld een AI Agent dit uit op basis van de aanwezige brondata op de e-factuur, waarop vervolgens actie kan worden ondernomen om de fout te herstellen.”
Dauwe: “Een ander voorbeeld is dat AI de factuur koppelt aan een kostenpost gebaseerd op historische data en dat daarna de factuur automatisch wordt aangeboden voor goedkeuring aan de intern verantwoordelijke.”
Van Doorn: “Voor het uitvoeren van repetitieve handelingen is AI dus uitstekend geschikt, met als gevolg dat medewerkers een meer controlerende rol krijgen en meer tijd hebben voor het uitvoeren van andere taken.”
Kunnen jullie een voorbeeld geven van een andere taak voor medewerkers waarbij de combinatie e-facturatie en AI een rol speelt?
Van Doorn: “Er zijn tal van voorbeelden te bedenken, die als overeenkomst hebben dat ze inzichten bieden waarop beslissingen te nemen zijn. Een van die mogelijkheden is het laten opstellen van rapportages door AI op basis van interne factuurdata. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het maken van analyses van ontvangen en verstuurde facturen over een bepaalde periode. Op deze manier is het bijvoorbeeld eenvoudig mogelijk om voor verstuurde facturen te bepalen wat de Days Sales Outstanding (DSO) is van bepaalde klanten.”
Dauwe: “Verder is AI heel geschikt voor het verzamelen van data buiten de interne organisatie, bijvoorbeeld voor het beoordelen van de financiële situatie van een klant.”
Wie binnen een organisatie moet in jullie ogen de lead nemen met zowel e-invoicing als de combinatie met AI?
Dauwe: “In de markt merken wij dat het veruit het meest effectief is als de CFO hierin de leiding neemt. Die zou een visie moeten ontwikkelen over welke kansen e-invoicing biedt in combinatie met AI. Tegelijkertijd zou de CFO draagvlak kunnen creëren binnen de organisatie. Echter, helaas is het nu nog vaak zo dat deze onderwerpen naar IT worden geschoven. Een gemiste kans naar ons idee.”
Hoe zou een CFO voor draagvlak kunnen zorgen binnen een organisatie?
Van Doorn: “Een belangrijk signaal dat de CFO zou kunnen afgeven is dat AI gericht is op efficiencyverbetering en dat het niet de bedoeling is dat de organisatie voorstaat met minder mensen hetzelfde werk te doen. Maar juist door toepassing van AI meer uit de organisatie wil halen, ofwel met dezelfde mensen méér werk te doen. Dit sluit overigens ook aan op de huidige krapte op de arbeidsmarkt.”
Dauwe: “Tot slot is het goed te beseffen dat als e-invoicing in combinatie AI goed is ingericht het niet meer uitmaakt of een bedrijf duizend facturen per jaar verwerkt of honderdduizend. Op deze manier is het mogelijk een bedrijf schaalbaar te laten groeien in de dynamische wereld waarin we leven en is bovendien de continuïteit gewaarborgd.”
Download de whitepaper over complexe e-invoicing flows
UITGELICHTE ARTIKELS
