Non-PO facturen… bijna elk finance-team vindt ze lastig. Ze komen niet uit een formeel inkoopproces, niemand weet zeker wie moet goedkeuren, en ze vertragen vaak de boekhouding.
Met de opkomst van e-invoicing en Peppol verwachten veel bedrijven dat die problemen vanzelf verdwijnen. Maar in de praktijk gebeurt vaak het tegenovergestelde: non-PO facturen lopen vaker vast dan PO-facturen.
En dat heeft alles te maken met één cruciaal element: het PO-nummer is een verplicht veld in Peppol.
In deze blog leggen we uit waarom non-PO facturen problemen veroorzaken in Peppol, waarom sommige facturen nooit aankomen, en wat je kunt doen om dit te voorkomen.
Wat kan je lezen op deze pagina?
Wat is een non-PO factuur?
Een non-PO factuur is een leveranciersfactuur die niet gelinkt is aan een Purchase Order.
Typische voorbeelden:
- Software-abonnementen
- Consultancy
- Utilities (gas, water, elektriciteit)
- Marketingkosten
- Licenties
- Kleine aankopen waarvoor niemand een PO heeft aangemaakt
Voor finance betekent dit: meer manuele validatie, meer communicatie met collega’s en vaak een vertraging in het betaalproces.
Waarom non-PO facturen problemen veroorzaken in Peppol
Hoewel het versturen van een factuur in Peppol meestal soepel verloopt, lopen non-PO facturen regelmatig vast. Dat komt doordat bepaalde velden in Peppol verplicht zijn ingevuld, en het ontbreken daarvan kan leiden tot blokkades of afkeuringen van de factuur.
Dat betekent:
1. Het PO-nummer is een verplicht veld
Als een e-factuur geen PO-nummer bevat terwijl dit verplicht is, wordt de factuur door Peppol als ongeldig beschouwd.
2. Een goed Access Point blokkeert de factuur meteen
Het Access Point hoort te detecteren dat het veld ontbreekt en moet de verzending of ontvangst weigeren. De leverancier krijgt dan een duidelijke foutmelding terug, bijvoorbeeld: “PurchaseOrderReference is verplicht maar ontbreekt.”
3. Als het Access Point dit niet doet, stopt Peppol de factuur verderop in de keten
Als het Access Point dit niet doet, kan de factuur verderop in het Peppol-netwerk worden afgekeurd. De ontvangende partij controleert de factuur opnieuw en keurt deze af als verplichte gegevens ontbreken. Dit kan leiden tot terugmeldingen die niet altijd duidelijk zijn voor leveranciers, waardoor de factuur niet bij de eindklant aankomt en finance achteraf moet uitzoeken wat er misging.
Resultaat: facturen komen niet aan bij de eindklant, leveranciers raken gefrustreerd en finance moet achteraf uitzoeken wat er misging.
Interne redenen dat non-PO facturen niet soepel verlopen
Veel leveranciers zijn gewend om facturen zonder PO-nummer te versturen. Ze vullen het veld niet in en verwachten dat de factuur gewoon aankomt.
Peppol werkt echter strenger dan e-mail: een verplicht veld dat ontbreekt, betekent dat de factuur niet verwerkt wordt. En dat is precies de bedoeling: het voorkomt foutieve facturen… maar alleen als het Access Point de validatie correct uitvoert.
In de praktijk leidt dit vaak tot problemen:
- Leveranciers weten niet dat het PO-nummer verplicht is
- Organisaties communiceren niet duidelijk welk veld vereist is
- Access Points valideren soms niet volledig volgens de regels
- Facturen komen niet aan, zonder dat iemand dit opmerkt
De impact van ViDA: nog striktere validatie komt eraan
Met de komst van ViDA (VAT in the Digital Age) zullen e-invoicing en realtime e-reporting in de EU nog strenger worden gereguleerd. Lidstaten moeten tegen 2030 verplicht digitale rapportering ondersteunen, en veel landen kiezen er nu al voor om Peppol of gelijkaardige standaarden te verplichten.
Voor non-PO facturen betekent dit dat facturen met ontbrekende gegevens, zoals een PO-nummer, nog sneller zullen worden afgekeurd. Ook lokale validatieplatformen (zoals Italië, Polen of Frankrijk) hanteren bijkomende controles die bovenop Peppol komen. Kortom: de nood aan correcte factuurdata en een goed Access Point wordt in de komende jaren alleen maar groter.
Wat een goed Access Point doet voor non-PO facturen
Non-PO facturen veroorzaken vaak vertragingen omdat verplichte velden ontbreken. Met een kwalitatief Access Point kunnen deze problemen grotendeels worden voorkomen. Nymus biedt bijvoorbeeld een oplossing waarmee non-PO facturen correct verzonden worden, zodat ze niet vastlopen in Peppol en finance geen achterafonderzoek hoeft te doen.
Een professioneel Access Point doet dit door:
✔ Strenge validatie op verplichte velden
Een factuur zonder PO-nummer wordt gecontroleerd door het Access Point. Indien nodig worden correcties toegepast zodat de factuur alsnog voldoet aan de Peppol-regels en niet wordt afgekeurd.
✔ Duidelijke foutmeldingen
Leveranciers weten meteen wat ze moeten aanpassen.
✔ Voorkomen dat facturen “verdwijnen” in de keten
Alles wat niet aan de regels voldoet, wordt afgekeurd vóór verzending.
✔ Begeleiding en support
Soms is het onduidelijk welke velden verplicht zijn of waarom een factuur faalt. Een kwalitatief Access Point begeleidt bedrijven zodat non-PO situaties geen onzichtbare blokkades veroorzaken.
Non-PO facturen slimmer verwerken: van Peppol naar AP-automatisatie
Nu duidelijk is waarom non-PO facturen vaak vastlopen en hoe een kwalitatief Access Point dit voorkomt, rijst de vraag: hoe kun je dit proces structureel verbeteren?
De oplossing ligt bij AP-automatisatie. Door non-PO facturen te verwerken met een slimme tool zoals 4CEE-invoice via Nymus, haal je ze uit het ad-hocproces en maak je het betaalproces voorspelbaar, efficiënt en foutloos. Finance-teams krijgen direct overzicht, leveranciers worden sneller betaald en IT kan een gestroomlijnde, goed integreerbare workflow opzetten.
Praktische features om non-PO facturen te verwerken
1. Automatiseer terugkerende non-PO facturen
Facturen zoals nutsvoorzieningen, telefoonrekeningen, huur of leasecontracten komen maandelijks terug. Met 4CEE-invoice kunnen deze facturen automatisch gekoppeld worden aan een ‘spend plan’ en volledig touchless verwerkt worden. Zo verdwijnt het maandelijkse handwerk en krijgt het management inzicht in uitgaven voordat ze plaatsvinden.
2. Automatiseer goedkeuringsworkflows
Non-PO facturen worden automatisch naar de juiste persoon gestuurd voor beoordeling en goedkeuring, op basis van vooraf ingestelde attributen. Zo krijgt de juiste goedkeuringsbevoegde de facturen direct na ontvangst.
3. Automatisch coderen op basis van factuureigenschappen
Net als bij PO-facturen kunnen non-PO facturen automatisch gecodeerd worden op basis van attributen zoals leverancier, contactpersoon of omschrijving. Daarna worden ze automatisch doorgezonden voor betaling of ter bevestiging naar een goedkeuringspersoon.
Samenvatting
Het verwerken van non-PO facturen blijft een uitdaging, vooral binnen het strikte Peppol-kader. Het belang van een kwalitatief Access Point wordt hierdoor nog duidelijker: een goed Access Point voorkomt dat facturen vastlopen, geeft duidelijke foutmeldingen en begeleidt leveranciers en finance-teams door het proces. Hierdoor verlies je minder tijd met achterafonderzoek en verlopen je facturatieprocessen veel meer geautomatiseerd en efficiënt.
Wil je ontdekken hoe jouw organisatie non-PO facturen probleemloos kan verwerken en je e-invoicingprocessen slimmer kunt inrichten? Neem contact op met Nymus en bekijk samen de mogelijkheden.
FAQ
Een PO-factuur is gekoppeld aan een Purchase Order die vooraf in het inkoopproces is aangemaakt. Een non-PO factuur komt daarentegen buiten een formeel inkoopproces tot stand, zonder dat er een PO is aangemaakt. Non-PO facturen zijn vaak lastiger te verwerken, omdat goedkeurings- en validatieprocessen minder duidelijk zijn.
Peppol hanteert strikte validatieregels voor e-facturen. Als een profiel van de ontvangende organisatie vereist dat een PO-nummer wordt ingevuld, zal een factuur zonder dit veld als ongeldig worden beschouwd. Het doel is om foutieve facturen te voorkomen en de factuurverwerking te standaardiseren.
Als het Access Point correct valideert, wordt de factuur geblokkeerd en krijgt de leverancier een duidelijke foutmelding.
Als het Access Point onvoldoende valideert, kan de factuur verderop in de keten worden afgekeurd door Peppol zelf, wat kan leiden tot vertragingen of dat de factuur helemaal niet aankomt bij de eindklant.
Een kwalitatief Access Point:
- Valideert streng op verplichte velden.
- Geeft duidelijke foutmeldingen aan leveranciers.
- Voorkomt dat facturen “verdwijnen” in de keten.
- Biedt begeleiding en support zodat non-PO situaties geen onzichtbare blokkades veroorzaken.
Door AP-automatisering toe te passen, kunnen non-PO facturen gestructureerd verwerkt worden. Dit zorgt voor:
- Betere controle en overzicht voor finance.
- Snellere verwerking en betaling van leveranciers.
- Efficiënte workflows voor IT en AP-teams.
- Automatiseer terugkerende facturen: bijvoorbeeld nutsvoorzieningen, abonnementen en leasecontracten.
- Automatiseer goedkeuringsworkflows: stuur facturen automatisch naar de juiste persoon voor beoordeling.
- Automatisch coderen: gebruik factuureigenschappen zoals leverancier, contactpersoon of omschrijving om facturen automatisch te coderen en door te sturen voor betaling of goedkeuring.
Download onze gratis e-invoicing whitepaper!
UITGELICHTE ARTIKELS
