Verklarende woordenlijst

Accounts Payable (vaak afgekort als AP) betekent letterlijk vertaald ‘de te betalen rekeningen’. AP gaat dus over alle bedragen die verschuldigd zijn aan leveranciers voor ontvangen goederen of diensten maar nog niet zijn betaald. De som van alle uitstaande bedragen die aan leveranciers verschuldigd zijn, wordt weergegeven als het te betalen saldo op de balans. De fluctuatie van de totale AP van de voorgaande periode verschijnt op het kasstroomoverzicht. 

Accounts Receivable (AR) betekent in het Nederlands letterlijk de ‘te ontvangen rekeningen’. AR gaat dus over de openstaande opbrengst of betaling die een bedrijf zal ontvangen van klanten die goederen of diensten op krediet hebben gekocht (in veel gevallen 30 dagen). Tot de betaling van de goederen of diensten heeft plaatsgevonden, worden Accounts Receivable (AR) worden op de balans behandeld als vlottende activa.

Een Application Programming Interface (API) is een software-interface die het mogelijk maakt dat twee applicaties, datasets of apparaten met elkaar kunnen communiceren. Het verschil tussen een API en een webservice zit hem in het netwerk. Een API die via het internet communiceert op basis van het REST- of SOAP-protocol is een webservice. Een API die via een ander netwerk, bijvoorbeeld een intern netwerk, communiceert is geen webservice.

EDI staat voor Electronic Data Interchange: het elektronisch uitwisselen van gegevens tussen systemen en applicaties. Dit kunnen financiële, logistieke of commerciële gegevens zijn, denk bijvoorbeeld aan facturen, contracten, orderbevestigingen of leverbonnen. Het berichtenverkeer in EDI verloopt volgens een afgesproken standaard, zodat de softwaresystemen van de bedrijven die met elkaar communiceren, dezelfde digitale taal spreken.

Een e-archivingsysteem wordt gebruikt om elektronische documenten en gegevens op te slaan, te indexeren, te classificeren en te beheren, terwijl de bewaring en integriteit ervan gedurende hun hele levenscyclus wordt gewaarborgd. Een digitaal archief moet voldoen aan strenge wettelijke vereisten, in die zin dat opgeslagen data niet kan worden gewijzigd of beschadigd. Ook een strenge beveiliging is van het hoogste belang.

Een e-invoice of elektronische factuur is technisch gezien een gestructureerd UBL- of XML-bestand (en dus geen e-mail met pdf) dat via het beveiligde en gereguleerde PEPPOL-netwerk wordt verstuurd van het ene naar het andere bedrijf. E-invoicing maakt het  mogelijk om vanuit het het systeem van de verzender, de factuur elektronisch te laten verwerken in het andere systeem. Omdat het e-invoicingproces volledig automatisch verloopt, worden menselijke fouten en tijdrovende handmatige handelingen geëlimineerd.

Elektronische facturatie, ook wel e-facturatie genoemd, verwijst naar het proces van het verzenden en ontvangen van facturen in elektronisch formaat, in plaats van op papier. Het doel van elektronische facturatie is het vereenvoudigen en versnellen van het facturatieproces tussen bedrijven.

Bij elektronische facturatie worden factuurgegevens elektronisch gecreëerd, verwerkt, verzonden en ontvangen. Dit kan gebeuren in verschillende gestandaardiseerde formaten, zoals PDF, XML of andere elektronische gegevensuitwisselingsformaten.

Het four-corner-model wordt toegepast bij e-invoicing. Naast zender en ontvanger zitten ook de serviceprovider van de verzender (de billing service provider) en de serviceprovider(s) van de ontvanger mee in de communicatiecyclus. Het fourcorner-model neemt alle administratieve lasten in het facturatieproces weg bij de verzender als de ontvanger. De verzender verstuurt zijn facturen in één formaat. De billing service provider zorgt ervoor dat de factuur in het gewenste formaat bij de ontvanger terechtkomt.

Een identity provider (IdP) is een service die digitale inloggegevens opslaat en beheert. Denk aan wanneer je jouw inloggegevens bij Google gebruikt om bij een andere service in te loggen. Bedrijven maken gebruik van een identity provider om hun werknemers of gebruikers toegang te geven tot digitale resources.  Met een IdP kan die toegang worden beheerd door rechten toe te voegen of te verwijderen. Bij een IdP hoort steevast een sterke beveiliging.

Van interoperabiliteit is sprake wanneer een systeem, product of organisatie kan werken met andere onafhankelijke systemen, producten of organisaties (nu of in de toekomst) zonder dat er toegangs- of implementatiebeperkingen zijn. Deze wederzijdse compatibiliteit maakt het eenvoudig om een netwerk te creëren en gegevens uit verschillende programma’s uit te wisselen. Daarbij wordt gebruik gemaakt van open standaarden. XML en SQL zijn slechts twee voorbeelden van veelgebruikte gegevensindelingen en protocollen.

De facturen worden opgeslagen op een server die vanuit België toegankelijk is, zelfs als de server zich in het buitenland bevindt. Ze kunnen eenvoudig worden gelezen via een downloadfunctie en previews binnen het archief. De identiteir van de uitgever van de facturen en de inhoud ervan, inclusief bedragen en datums, kunnen niet meer worden gewijzigd. Elke factuur is ook voorzien van aantoonbare authenticiteit, bijvoorbeeld door unieke watermerken en documentnummers.

Het platform Mercurius is de elektronische postkamer voor alle e-invoices die door ondernemingen of organisaties naar Belgische overheidsinstellingen verstuurd worden. Het platform staat in voor de overdracht van elektronische facturen tussen de software van de leveranciers aan de overheid en de software van de overheidsdiensten. Voor overheidleveranciers die nog niet aan e-invoicing doen, is er er ook een webportaal waar ze de elektronische facturen manueel in het (vereiste) gestructureerde formaat kunnen versturen. 

Order-to-cash of O2C verwijst naar het ordermanagementsysteem van een bedrijf, vanaf het moment dat een klant een order plaatst tot en met de uitvoering. Veel bedrijven stoppen veel energie in het optimaliseren van de O2C-cyclus, omdat deze de operaties van het hele bedrijf kan beïnvloeden: van supply chain tot voorraadbeheer en cashflow. Wanneer er ergens een knelpunt is, kan dit zo problemen opleveren voor andere eenheden. Een gesmeerde O2C-cyclus is dus ook cruciaal voor een goede klantervaring.

Het PEPPOL-netwerk (Pan-European Public Procurement Online) maakt het mogelijk voor bedrijven om onderling gestandaardiseerde elektronische documenten uit te wisselen. Is zowel jouw administratie als die van de ontvanger geregistreerd op het netwerk? Dan kan je een elektronische factuur meteen vanuit jouw boekhouding naar de boekhouding van de ontvanger sturen. Dit voorkomt menselijke fouten en zorgt dat elektronische facturen in de meeste gevallen automatisch ingeboekt worden in de administratie.

PEPPOL-deelnemers. Entiteiten die deelnemen aan het PEPPOL Network. Hiertoe behoren verzender en ontvanger van facturen en inkoopdocumenten.

SAML staat voor Security Assertion Markup Language en is een de populairste standaarden voor het uitwisselen van authenticatiegegevens. SAML maakt veilige Single Sign-On mogelijk. Gebruikers hoeven zich eenmalig te authenticeren waarna ze daar niet meer opnieuw hoeven in te loggen. Een ander belangrijk voordelen is de vlotte gebruikservaring, omwille van de snelle toegang tot applicaties met één set logingegevens. 

Single Sign-On, kortweg SSO, betekent dat eindgebruikers slechts één keer hoeven in te loggen. De SSO-software zorgt er daarna voor dat authenticatie tot andere applicaties automatisch verloopt. De grootste voordelen van Single Sign-On zijn de zeer betrouwbare beveiliging, de eenvoud voor de eindgebruiker, en minder tijdverlies door password resets of supportvragen. SSO-oplossing wordt vaak gecombineerd met two-factor authentication.

Twee-factorauthenticatie of 2FA is een methode om de identiteit van een gebruiker te verifiëren. Je moet daarbij telkens twee stappen succesvol doorlopen om ergens toegang tot te krijgen. De eerste stap is meestal het invoeren van een gebruikersnaam en wachtwoord. De tweede stap kan variëren, denk aan bijvoorbeeld een PIN- of SMS-code. ‘s Werelds meest gebruikte two-factor authentication app? Google Authenticator.

Door de stijgende populariteit van e-signing is time stamping relevanter dan ooit. Het mechanisme van time stamping associeert een datum en tijd met een stukje computerdata en specificeert het tijdstip waarop een handeling werd uitgevoerd. Dit stelt bedrijven bijvoorbeeld in staat om de tijd vast te leggen wanneer een factuur of contract is ondertekend, of bij het verminderen van potentiële aansprakelijkheid als het gaat om tijdgevoelige transacties. Ook in die context is het zeer belangrijk dat de time stamp goed is beveiligd. 

Een papieren factuur of PDF-factuur wordt standaard uitgewisseld tussen twee partijen. Dat heet een two-corner-model. Beide partijen maken daarbij (vaak stilzwijgende) afspraken over het formaat van de factuur en de technische connectie. E-invoicing maakt gebruik van een four-corner-model. Naast de zender en de ontvanger zitten dan ook nog de serviceprovider van de verzender (de billing service provider) en de serviceproviders van de ontvanger (ERP-software, payment providers, …) mee in de cyclus.

UBL (Universal Business Language) is een open bibliotheek van commerciële XML-documenten, ontworpen voor noodzakelijke correspondentie op het gebied van inkoop en transport. Het elektronische UBL-formaat maakt het mogelijk om zakelijke documenten zoals bestelbonnen en facturen internationaal uit te wisselen en daardoor een betere samenwerking te realiseren tussen fabrikanten, leveranciers, groothandels en retailers. Zij kunnen namelijk hun processen elektronisch op elkaar laten aansluiten.

XML (Extensible Markup Language) is een computertaal die sinds 1998 wordt gebruikt om de gegevensuitwisseling op het internet te vereenvoudigen.  Het betreft een standaard syntax van het W3C (World Wide Web Consortium) waarmee het mogelijk is gestructureerde data weer te geven als platte tekst. Qua functie en structuur komt XML vrij dicht in de buurt van HTML, maar het is een verbeterde en meer open taal die het mogelijk maakt om nieuwe tags te creëren (markup). XML-bestanden worden vaak gebruikt bij e-invoicing.