Iedere organisatie in België krijgt er vroeg of laat mee te maken: e-invoicing en de bijbehorende regelgeving. Achter de schermen draait alles echter om één centrale standaard: UBL BIS 3. Of je nu facturen naar de overheid verstuurt of aan je zakelijke klanten, het correct gebruik van deze standaard bepaalt of je facturen automatisch verwerkt kunnen worden.
In dit artikel leggen we uit wat UBL BIS 3 precies is, waarom het belangrijk is voor Belgische bedrijven, hoe het Peppol-netwerk hierbij een rol speelt en hoe je zorgt dat jouw organisatie compliant blijft, nu én in de toekomst.
Wat kan je lezen op deze pagina?
Wat is UBL BIS 3.0?
UBL staat voor Universal Business Language en BIS voor Business Interoperability Specifications. Samen vormen ze de gestandaardiseerde structuur voor elektronische facturen die binnen Peppol en veel Europese netwerken wordt gebruikt. UBL BIS 3.0 is gebaseerd op de Europese norm EN 16931 en definieert hoe facturen automatisch verwerkbaar zijn, zowel voor mensen als voor software.
Een UBL BIS 3.0-factuur bevat bijvoorbeeld:
- Klant- en leveranciersgegevens
- Bestel- en referentienummers
- BTW-codes en bedragen
- Betaalcondities en bankgegevens
- Gedetailleerde factuurregels (InvoiceLine)
Waarom is BIS 3.0 belangrijk voor Belgische bedrijven?
Een PDF ziet er misschien netjes uit, maar een computer kan er weinig mee doen. UBL BIS 3.0 is machineleesbaar, waardoor ERP- en boekhoudsystemen in België facturen automatisch kunnen verwerken. Dat voorkomt handmatig overtypen, fouten en vertragingen.
Bovendien is BIS 3.0 de standaard binnen Peppol, dus als je via dit netwerk factureert, zit er altijd een UBL-bestand achter. Zo weet je zeker dat jouw facturen automatisch verwerkt kunnen worden, ongeacht welke software jouw klant of leverancier gebruikt.
PDF vs. UBL: het verschil
- PDF: visueel, leesbaar voor mensen, maar niet automatisch verwerkbaar.
- UBL: gestructureerd, leesbaar voor software, zorgt voor automatische verwerking.
Vaak combineren bedrijven beide: een PDF voor visuele controle en een UBL voor automatische verwerking.
Structuur en technische highlights
UBL BIS 3.0 specificeert onder andere:
- InvoiceTypeCode: bijvoorbeeld ‘380’ voor een commerciële factuur, ‘381’ voor een creditnota
- CustomizationID: de specifieke Peppol-specificatie (urn:fdc:peppol.eu:2017:poacc:billing:3.0)
- ProfileID: het gebruikspatroon (urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:fdc:peppol.eu:2017:poacc:billing:3.0)
- Unieke identifiers voor afzender en ontvanger, zoals EDI- of GLN-codes
- Gedetailleerde factuurregels met hoeveelheden, prijzen en btw-tarieven
Compliance en toekomst in België
In België is UBL BIS 3.0 verplicht voor B2G-facturatie, en vanaf 1 januari 2026 ook voor B2B-facturatie tussen btw-plichtige ondernemingen. Bedrijven die nog oudere UBL-versies gebruiken, lopen het risico dat hun facturen niet automatisch geaccepteerd worden.
Het voordeel van BIS 3.0 is dat het internationaal erkend en gestandaardiseerd is, waardoor uitwisseling met klanten en leveranciers in andere EU-landen eenvoudig verloopt.
Het UBL-formaat verandert mee
Een belangrijk kenmerk van Peppol is dat het een evoluerende standaard is. Het UBL-formaat kan in de toekomst nieuwe specificaties, elementen of regels opnemen om beter aan te sluiten bij wetgeving, praktijkbehoeften of technologische ontwikkelingen.
Voor Belgische bedrijven betekent dit:
- Software up-to-date houden: zorg dat jouw facturatie- of ERP-software regelmatig updates ontvangt die nieuwe Peppol-specificaties ondersteunen.
- Flexibel Peppol Access Point: kies een provider die actief meegroeit met Peppol, zodat nieuwe regels automatisch beschikbaar zijn.
- Monitoring van ontwikkelingen: blijf op de hoogte van nieuwe releases of aanpassingen van Peppol, zodat je processen tijdig kan aanpassen.
Kortom: werken met Peppol betekent bouwen op een levende standaard. Wie dit goed organiseert, is altijd klaar voor toekomstige updates en kan nieuwe functionaliteit eenvoudig opnemen in de facturatieprocessen.
De rol van Access Points en e-service providers
Veel bedrijven realiseren zich nog niet dat een Peppol Access Point niet altijd alle werk uit handen neemt. Sommige Access Points verwachten dat je zelf een geldige UBL-factuur aanlevert, en fungeren dan vooral als een doorgeefpunt.
Het gevolg: jouw IT-team moet zelf de UBL-bestanden maken, onderhouden en up-to-date houden met de evoluerende Peppol-standaard. Dat kan extra werk met zich meebrengen, en eventuele fouten moeten intern opgelost worden.
Door samen te werken met een betrouwbare e-service provider wordt dit proces veel eenvoudiger:
- De provider connecteert met jouw ERP, boekhoud- of facturatiesysteem.
- Hij zorgt ervoor dat de UBL automatisch correct wordt opgebouwd, inclusief alle Peppol-specificaties.
- Zowel verzenden als ontvangen van facturen verloopt soepel en foutloos, zonder dat jouw IT-team voortdurend achter de standaarden aan hoeft te lopen.
Momenteel staan veel bedrijven hier nog niet bij stil, omdat Peppol nog niet verplicht is en het volume op het netwerk relatief laag is. Door nu alvast voorbereid te zijn, zorg je ervoor dat jouw organisatie klaar is voor groei en toekomstige verplichtingen, zonder extra druk op interne teams.
Conclusie
UBL BIS 3.0 is misschien niet zichtbaar voor de eindgebruiker, maar het is de kern van efficiënte, automatische en foutvrije e-invoicing. Wie nu al met BIS 3 werkt, bespaart tijd, voorkomt fouten en voldoet aan de toekomstige verplichtingen in België en de EU.
FAQ:
Dat hangt af van de facturatiesoftware of provider die je gebruikt. Sommige systemen genereren automatisch een UBL-bestand dat Peppol-ready is, terwijl andere een ander formaat leveren. In dat geval kun je het bestand zelf omzetten naar UBL of samenwerken met een e-service provider die dit automatisch voor je regelt. Zo weet je zeker dat je facturen correct verstuurd of ontvangen worden, zonder extra werk voor je IT-team.
Ja. Het is verplicht voor B2G-facturatie vandaag en vanaf 1 januari 2026 ook voor alle B2B-facturen tussen Belgische btw-plichtige bedrijven.
Peppol BIS ondersteunt elektronische facturen en creditnota’s in een gestandaardiseerd, machineleesbaar XML-formaat.
- Wettelijke compliance: facturen voldoen aan de Belgische en EU-regelgeving.
- Minder handmatig werk: automatische verwerking in ERP- en boekhoudsystemen.
- Snellere betalingen: doordat facturen sneller verwerkt kunnen worden.
- Eenvoudige grensoverschrijdende facturatie: compatibel met klanten en leveranciers binnen de EU.
Door software up-to-date te houden, te werken met een flexibel Peppol Access Point en de ontwikkelingen in Peppol te volgen. Een e-service provider kan dit werk grotendeels uit handen nemen, zodat je altijd voldoet aan de laatste specificaties.
Ja. Veel bedrijven sturen een PDF voor visuele controle en een UBL voor automatische verwerking. Zo heb je zowel een leesbare factuur voor mensen als een verwerkbare factuur voor systemen.
Download onze gratis e-invoicing whitepaper!
UITGELICHTE ARTIKELS
