Wie facturen verstuurt via Peppol, weet dat de kleinste afwijking in structuur al kan leiden tot een foutmelding. Dat merk je vooral bij facturen waarop meerdere btw-percentages staan, bijvoorbeeld 6% en 21%. In theorie lijkt dat eenvoudig, maar in de praktijk blijkt dat veel Access Points hier nog steeds mee worstelen.
Wat kan je lezen op deze pagina?
Btw-codes in Peppol
Een Peppol-factuur bouwt btw niet zomaar op één lijn op, maar via een btw-breakdown per tarief. Voor elk gebruikt btw-percentage maak je een aparte TaxSubtotal aan met:
- Taxable Amount: het totaalbedrag per tarief (exclusief btw)
- Tax Amount: het bijbehorende btw-bedrag
- Tax Category: de juiste code en het btw-percentage
| Peppol btw codes | Betekenis |
|---|---|
| S | Standaard (21%, 12% of 6%). |
| AE | Geeft aan dat het standaard btw-tarief wordt verlegd naar de ontvanger van de factuur. |
| Z | Nultarief. |
| E | Vrijgesteld van belasting. |
| G | Vrijgestelde export, geen btw aangerekend. |
| O | Diensten buiten het toepassingsgebied van belasting. |
| K | Btw-vrijstelling voor intracommunautaire levering van goederen en diensten binnen de EER. |
Belangrijk: elk TaxSubtotal bevat bedragen afgerond op twee decimalen. Peppol Access Points moeten dit hierop valideren.
Hoe bouw je een correcte btw-structuur in Peppol?
Binnen Peppol is een correcte mapping van btw-categorieën essentieel. De taxcodes die in je ERP worden gebruikt, moeten correct worden vertaald naar de juiste Peppol tax categorieën en correct in de UBL geplaatst worden.
De rol van een Access Point of service provider is om de aangeleverde ERP-data technisch correct te verwerken en te positioneren in de UBL, zodat de factuur gevalideerd en afgeleverd kan worden via Peppol.
Wat een Access Point niet doet, is bepalen welke btw-categorie van toepassing is op een product of dienst. Die fiscale logica blijft volledig een verantwoordelijkheid van het bedrijf zelf. Met andere woorden: als de data in je ERP correct is ingesteld, dan zorgt het Access Point dat deze correct in het Peppol-formaat komt.
Waarom zijn meerdere btw-percentages zo’n uitdaging in Peppol?
Een factuur met verschillende btw-tarieven komt vaak voor. Denk aan een leverancier die zowel voedingsproducten (6%) als verpakkingsmateriaal (21%) factureert. In een klassieke PDF-factuur zet je gewoon twee btw-lijnen onder elkaar, en klaar. Binnen Peppol werkt dat echter anders.
Elke factuur in Peppol wordt opgebouwd in een XML-formaat, gebaseerd op de UBL-standaard (Universal Business Language). Dat betekent dat btw-percentages niet gewoon tekstregels zijn, maar gestructureerde data-elementen.
Hier wringt vaak het schoentje: veel Access Points structureren die data niet correct, waardoor de factuur kan worden geweigerd door het netwerk of door de ontvanger.
Daarnaast schrijft zowel de Peppol-standaard als de btw-wetgeving voor dat de btw per categorie moet worden berekend en afgerond op basis van de som van de netto-bedragen per btw-categorie. Concreet betekent dit:
Alle factuurlijnen van 21% bij elkaar optellen en daarop de btw berekenen
Alle factuurlijnen van 6% bij elkaar optellen en daarop de btw berekenen
Op die manier voorkom je centverschillen tussen afzonderlijke lijnen en het totaalbedrag, wat anders tot fouten en afkeuringen kan leiden.
En wat dan met kortingen? Wanneer een factuur een korting bevat, zoals een korting contant, commerciële korting of hoeveelheidskorting, moet de btw-logica correct worden toegepast per type korting. Zo wordt bijvoorbeeld een korting contant btw-technisch anders verwerkt dan een commerciële korting, en moet dit correct worden gestructureerd in de UBL om fouten in Peppol en de boekhouding te vermijden.
Kortom: meerdere btw-tarieven en kortingen maken een factuur complex, en een correcte headerberekening per btw-categorie én correcte btw-logica bij kortingen zijn essentieel voor compliant Peppol-facturen.
Welke btw-fouten komen vaak voor in Peppol?
Bij Peppol-facturen zijn een aantal veelvoorkomende btw-fouten die ervoor kunnen zorgen dat een factuur wordt afgekeurd:
Btw berekenen vanaf de lijn in plaats van de header
→ Reken altijd per btw-categorie op de som van de relevante lijnen. Bijvoorbeeld: alle lijnen van 21% bij elkaar optellen en daarop btw berekenen, hetzelfde voor 6%. Anders ontstaan centverschillen tussen de lijnen en het totaal.Documentkorting niet correct verdeeld per btw-tarief
→ Een globale korting moet pro rata per btw-percentage worden verdeeld of volledig op één btw-tarief worden toegepast.Verkeerde btw-code
→ Gebruik altijd de juiste tax-categorie. Een verkeerde code leidt tot validatiefouten en kan een factuur afkeuren.Meer dan twee decimalen
→ Peppol accepteert maximaal 2 decimalen voor btw-bedragen. Alleen prijs en hoeveelheid mogen meer decimalen bevatten.
Voor een mens lijken dit misschien kleine details, maar binnen de gestructureerde Peppol-UBL zijn dit voldoende redenen voor een Access Point om een factuur tijdens validatie af te keuren.
Rekenvoorbeeld
Situatie
- Product A: 2 × €100,00 aan 21 % btw
- Product B: 3 × €50,00 aan 6 % btw
- Algemene korting: 2 %
Berekening
- Btw-categorie (21%) 1 netto = €200,00 → btw €42,00
- Btw-categorie (6%) 2 netto = €150,00 → btw €9,00
- Totale korting = €7,00
- 21 % deel = €4,00 korting
- 6 % deel = €3,00 korting
Na korting
- 21 % tarief: netto €196,00 → btw €41,16
- 6 % tarief: netto €147,00 → btw €8,82
Factuurtotalen
- Taxable = €343,00
- VAT = €49,98
- Totaal = €392,98
Deze factuur valideert correct in Peppol, omdat elke btw-categorie apart is uitgesplitst en afgerond op twee decimalen.
Welke rol speelt het Access Point?
Een Access Point zorgt ervoor dat facturen technisch correct worden verwerkt en uitgewisseld via Peppol. Dat betekent dat een goed Access Point controleert of de UBL-structuur geldig is voordat een factuur wordt verzonden. Bijvoorbeeld: de btw-samenvattingen worden automatisch gevalideerd en gecontroleerd of elk percentage correct is doorgerekend. Alleen als de factuur volledig voldoet aan de Peppol BIS-standaard wordt deze doorgestuurd.
Let op: ook als een factuur technisch correct is, kunnen business-logica fouten optreden. Bijvoorbeeld: de UBL kan correct zijn, maar als de btw-categorieën in het ERP-systeem verkeerd zijn ingesteld, of als bedragen niet kloppen, kan de klant de factuur weigeren of ontstaan er fouten in de boekhouding.
Daarom is het belangrijk om bij de keuze van een Access Point te letten op zowel technische validatie als de mogelijkheid om te werken met correct ingestelde ERP-waarden, zodat je facturen zowel technisch als inhoudelijk kloppen.
Wat er gebeurt als het fout loopt?
Peppol zelf keurt geen btw-fouten of facturen af; dat is de taak van het Access Point of de service provider. In het ideale scenario, wanneer je een factuur wilt versturen en er zitten structurele fouten in, zou je eigen Access Point deze moeten afkeuren en terugkoppelen.
Bij Nymus kun je via het Nymus-platform alle afgekeurde facturen bekijken, inclusief feedback over wat er fout ging. Zo vind je snel facturen die een manuele correctie vereisen.
Als een factuur Peppol-technisch correct is, maar de bedragen of kortingen niet kloppen, kan deze alsnog naar de eindklant worden verstuurd. In dat geval kan de klant de factuur weigeren, of ontstaan er boekhoudkundige fouten bij jou.
Daarom is het belangrijk om een Access Point te kiezen dat:
Valideert dat de factuur correct is opgebouwd volgens Peppol-standaarden
Extra tooling biedt, zoals een AP-tool voor controle van bedragen, kortingen en 3-way matching
Bij Nymus bieden we oplossingen voor zowel inkomende als uitgaande facturen. Zo detecteer je:
Te hoge of te lage betalingen bij inkomende facturen
Facturen die niet overeenkomen met het order of de geleverde hoeveelheid
Situaties waarbij een manuele interventie nodig is
Kortom: een Access Point dat valideert én slimme tooling biedt, voorkomt fouten, bespaart tijd en helpt je financiële processen veilig en efficiënt te houden.
Checklist: zo stel je een correcte Peppol-factuur op
Elke TaxCategory apart specificeren: zorg dat elk btw-tarief correct wordt weergegeven.
Correcte TaxCategory gebruiken: een verkeerde code leidt tot validatiefouten of boekhoudfouten.
Btw berekenen op headerniveau: alle lijnen van hetzelfde btw-tarief samen optellen voordat je de btw berekent.
Documentkortingen pro rata verdelen: verdeel een globale korting over de juiste btw-percentages of pas volledig op één btw-tarief toe.
Afronden op 2 decimalen: Peppol accepteert maximaal 2 decimalen.
ERP-mapping controleren: zorg dat taxcodes in het ERP correct zijn gekoppeld aan Peppol-taxcategorieën.
UBL-validatie door Nymus: Deze is specifiek voor Nymus klanten. Elke UBL wordt gecontroleerd voordat deze via Peppol wordt verstuurd of ontvangen.
Key-takeaway
Peppol wordt vaak voorgesteld als een “knop die je met één klik activeert”, maar in de praktijk is het vaak veel complexer. Zeker voor grote bedrijven met meerdere ERP-systemen, complexe facturatiestructuren en een hoog facturatievolume.
Een Access Point dat goed bekend is met zowel de btw-structuur in Peppol als de wetgeving, kan een cruciale rol spelen om fouten te voorkomen en processen soepel te laten verlopen.
Bij Nymus zijn we gespecialiseerd in e-invoicing oplossingen voor grote bedrijven met complexe facturatieprocessen, inclusief het correct verwerken van btw-gegevens in Peppol, zodat facturen zowel technisch als financieel kloppen.
Vragen over Peppol of btw-verwerking? Neem gerust contact met ons op, dan bekijken we samen hoe je facturatieprocessen foutloos kunnen verlopen.
Veelgestelde vragen
FAQ
Is er een overzicht van Belgische btw-codes voor Peppol?
Een overzicht vind je in de Peppol-codelijst UNCL5305. Voor uitzonderingen of speciale vermeldingen kan je de toelichting opnemen in het exemptionReason-veld van de UBL, vergelijkbaar met hoe je dat op een PDF zou doen.
Kan je verschillende taxcodes combineren, waaronder ‘O’?
De taxcode ‘O’ (geen btw) mag niet gecombineerd worden met andere taxcodes in dezelfde factuur, omdat er bij ‘O’ geen btw-nummer mag worden meegegeven. Soms wordt ‘E’ gedoogd met ‘O’, maar toekomstige Peppol-versies versoepelen deze beperking.
Mag je aankoopfacturen boeken die niet via Peppol binnenkomen?
Ja, zeker tijdens de eerste drie maanden van het jaar, als je zelf actief bent op Peppol en de facturen voldoen aan de reguliere btw-regels. Correct registreren in je boekhouding is voldoende.
Hoe wordt btw-verlegging weergegeven in Peppol?
Bij btw-verlegging wordt de code AE gebruikt met 0% btw. De verdere verwerking (rapportering, boekhouding) gebeurt in je eigen systeem.
Moet het btw-nummer een exact formaat hebben?
Ja, in de UBL moet het btw-nummer zonder punten en spaties worden doorgegeven, bijvoorbeeld: 0456758458.
Afronden van decimalen: op detailniveau of totaalniveau?
Afronden op 2 decimalen is verplicht op zowel lijnniveau als headerniveau. Alleen prijs per eenheid en aantal mogen meer decimalen hebben. Dit voorkomt verschillen tussen verzender en ontvanger.
Is er een veld voor afrondingsverschillen?
Ja, Peppol heeft een veld voor afrondingsverschillen. Vaak is dit niet nodig vanwege een kleine tolerantie, maar het kan gebruikt worden als het verschil groter is en expliciet moet worden gemeld.
Download onze whitepaper over btw-structuur in Peppol
UITGELICHTE ARTIKELS
