Een restaurant heeft veel afwas en gebruikt een vaatwasmachine om dat proces te automatiseren. Klinkt logisch, niet? Net om diezelfde reden zou een bedrijf met veel uitgaande facturen er baat bij hebben om het accounts receivable (AR) proces te automatiseren. In dit artikel leggen we uit wat het AR proces inhoudt, hoe het eruit ziet en welke voordelen het biedt.
Wat is het accounts receivable proces?
Het accounts receivable proces omvat alle activiteiten die een bedrijf onderneemt om betalingen te ontvangen van klanten voor geleverde goederen of diensten. Hoewel het op het eerste gezicht eenvoudig lijkt, zit het vol met complexiteit en uitdagingen.
Een efficiënt AR proces is van cruciaal belang voor een gezonde cashflow en financiële stabiliteit van het bedrijf. Uitdagingen kunnen variëren van verschillende betalingsvoorkeuren van klanten, zoals Peppol, PDF of post, tot tijdrovende manuele processen en naleving van regelgeving.
Om deze uitdagingen te tackelen, kan het gebruik van een software-oplossing voor het AR proces zeer voordelig zijn. Dit stelt bedrijven in staat zich te richten op hun kerntaken, terwijl vervelende taken geautomatiseerd worden.
Welke stappen automatiseert een AR software-oplossing?
Laten we eens kijken naar de stappen in het AR proces die geautomatiseerd kunnen worden:
1. Factuur creatie
Een AR software-oplossing maakt het eenvoudig om facturen te genereren, te personaliseren, te legaliseren, te beveiligen en te voorzien van identiteitscontroles. Allemaal met behulp van geüploade data in verschillende formaten zoals een PDF, XML of JSON.
Door de AR software-oplossing voldoet je factuur automatisch aan de wetgeving. Hierdoor ben je in geval van phishing, niet aansprakelijk voor de schade.
2. E-archiveren
Automatische archivering van facturen zorgt ervoor dat ze minstens 10 jaar worden bewaard en gemakkelijk kunnen worden teruggevonden tijdens audits.
3. Factuur verzenden via alle afleverkanalen
Door je AR proces te automatiseren kunnen facturen via verschillende afleverkanalen worden verzonden zoals:
- Peppol
- Interoperabiliteit (Basware, Ariba, Tungsten)
- EDI
- Portaal
- E-mail met PDF
- Post
De ene klant heeft liever een Peppol factuur, een andere klant liever een e-mail met PDF. Via AR automatisatie kies je met één klik je verzendmethode.
Uniek hierbij is de oplossing die wij bieden: het Nymus-portaal. Dit stelt zowel de leverancier als de klant in staat om een eigen gepersonaliseerd portaal te hebben voor het uitwisselen van facturen. Het voordeel van zo’n portaal is de toegang tot uitgebreide overzichten en rapportagetools, terwijl de klant al zijn facturen van jou op één centrale plek kan bekijken en betalen.
4. Feedback ontvangen
Met een geautomatiseerd AR proces besparen bedrijven aanzienlijk veel tijd. Dankzij real-time monitoring heb je voortdurend inzicht in de status van je facturen. Dit omvat verschillende statussen, zoals:
- Factuur verzonden
- Factuur afgeleverd
- Factuur aanvaard of geweigerd
- Factuur betaald
Als bedrijf wil je niet voortdurend controleren een factuur is afgeleverd of betaald. In de meeste gevallen, zo’n 90%, verloopt het proces zonder problemen en is er geen noodzaak voor handmatige interventie. Met AR automatisatie identificeer je direct welke facturen correct zijn verwerkt, waardoor je je kunt concentreren op probleemgevallen.
Wanneer een bedrijf bijvoorbeeld jaarlijks 100.000 facturen verstuurt leidt dit tot gigantische tijdsbesparingen. Bovendien zullen werknemers heel dankbaar zijn!
Door real-time inzicht te hebben, kun je sneller problemen identificeren, wat resulteert in een kortere betalingstermijn van de factuur.
5. Automatisch betalen
Wanneer de klant de factuur accepteert, kan hij direct overgaan tot betaling. Via Nymus bieden we verschillende betalingsmogelijkheden en diverse betaalkanalen, waaronder:
- Het Nymus-portaal
- Een notificatiemail met link of bijlage
- Factuur in print/PDF met QR-code
Door deze stap in je AR proces te automatiseren, kunnen klanten hun facturen sneller betalen, wat de klanttevredenheid verhoog.
6. Dunning
Een dunning-tool stuurt automatisch herinneringen en aanmaningen naar klanten wiens facturen vervallen zijn, waardoor tijd wordt bespaard en betalingsprocessen worden gestroomlijnd.
Dit betekent dat er geen handmatige controle meer nodig is om te verifiëren of een factuur al betaald is, waardoor je geen tijd meer verspilt aan het opstellen van e-mails of het bellen van de klant.
Waarom zou ik mijn AR proces automatiseren?
Efficiëntie: De AR-software automatiseert repetitieve taken zoals het legaliseren, personaliseren en beveiligen van facturen, evenals het verzenden van betalingsherinneringen
Nauwkeurigheid: Door handmatige processen te vervangen door geautomatiseerde workflows vermindert AR-automatisering de kans op fouten, zoals het uit het oog verliezen van openstaande betalingen of verkeerde bedragen.
Verbeterde cashflow: Onze klanten worden gemiddeld 8 dagen sneller betaald, wat de cashflow aanzienlijk verbetert.
Betere klantrelaties: Door flexibiliteit te tonen in de manier waarop klanten facturen ontvangen en betalen, bied je hen een gemakkelijkere en meer gepersonaliseerde betalingservaring. Dit leidt tot betere klantrelaties en tevredenheid. Een win-win.
Dus, net zoals een restaurant een vaatwasmachine gebruikt zodat ze kunnen focussen op wat echt belangrijk is, stelt AR-automatisering bedrijven in staat om zich te richten op taken die echt leuk of belangrijk zijn. Laten we eerlijk zijn, niemand wast graag af, en niemand houdt ervan om vervelende repetitieve taken uit te voeren.
Waarom kiezen voor Nymus als jouw AR oplossing?
Wanneer je kiest voor AR automatisatie met Nymus, ontzorgen we jou volledig. Al 12 jaar zijn we experts in het optimaliseren van het accounts receivable proces. In die 12 jaar hebben we nog nooit een klant verloren, en daar zijn we heel trots op. Onze klanten hoeven niet wakker te liggen over hun AR proces want wij beschikken over alle kennis en middelen om het voor jou te doen. Dit zijn de factoren die ons onderscheiden van andere oplossingen:
- We zorgen ervoor dat je zonder veel interne wijzigingen aan alle regels voldoet.
- We denken mee met jou om een oplossing te bieden voor je huidige problemen.
- We ontzorgen jou volledig. Je hoeft niet wakker te liggen van alle veranderingen in technologie, wetgeving en fiscale of financiële verplichtingen.
- Dankzij onze innovatieve ingesteldheid zijn we mee met de AI en blockchain ontwikkelingen. Hierdoor staat onze technologie op punt.
- Bij Nymus staat een persoonlijke aanpak centraal. We zijn snel bereikbaar, spelen kort op de bal en kennen de organisatie van onze klanten.
Nymus staat voor jou klaar
Heb je nog vragen of hulp nodig? Geen zorgen, we beschikken over een sterk support-team. We begeleiden je door de transitie en helpen waar nodig.
Vraag een gratis audit van je AR proces aan!
UITGELICHTE ARTIKELS
