Wanneer bedrijven overstappen op e-invoicing via Peppol, komt vroeg of laat de vraag: kan ik bijlagen meesturen met een elektronische factuur? Denk aan een Excel-bestand, werkbonnen, tijdsregistraties of gewoon een PDF-kopie van de factuur. Het goede nieuws: ja, dat kan. Mits je rekening houdt met een aantal voorwaarden.
Wat kan je lezen op deze pagina?
Hoe werkt het precies?
Peppol-facturen worden verzonden in een gestructureerd formaat zoals UBL (Universal Business Language). Bijlagen worden niet “apart” verzonden zoals bij een e-mail, maar technisch ingesloten in de XML van de factuur. Dit gebeurt via base64-codering, waarbij bestanden zoals PDF’s of werkbonnen worden omgezet naar tekst zodat ze veilig in het XML-bestand passen. Denk aan:
- Een PDF-versie van de factuur voor visuele controle
- Een ondertekende werkbon
- Een tijdsregistratie of opleverdocument
De ontvanger krijgt alles als één gestructureerd pakket binnen. Dat is een groot voordeel van werken met Peppol: de communicatie verloopt volledig digitaal en gestructureerd.
Wat is base64-codering?
Base64 is een manier om binaire bestanden (zoals een PDF of afbeelding) te vertalen naar een reeks letters en cijfers die in de XML van de factuur kunnen worden ingesloten. Dit zorgt ervoor dat de bijlage veilig en correct kan worden doorgegeven binnen het Peppol-netwerk.
De software die je gebruikt, zorgt automatisch voor deze omzetting. Het is daarom belangrijk dat jouw dienstverlener of Access Point deze base64-inbedding ondersteunt, zodat jouw bijlagen ook daadwerkelijk bij de ontvanger aankomen en goed kunnen worden verwerkt.
Wat zijn de beperkingen voor Peppol-bijlagen?
1. Groottebeperking
De totale grootte van de factuur (inclusief bijlagen) mag meestal maximaal 10 MB bedragen. Dit is een limiet die door veel Access Points, waaronder die van Nymus, wordt gehanteerd. Bij Peppol zelf ligt het volledige berichtlimiet rond de 100MB, maar Access Points kunnen dus lagere bestandsvolumes afkeuren. Daarom raden we aan om niet meer dan 10MB mee te sturen.
2. Bestandstypes:
Alleen zakelijk relevante en technisch ondersteunde bestandstypes mogen worden toegevoegd. Denk aan:
- PDF, XML, PNG, TXT
- XLS(X) kan, maar niet altijd veilig — check dit vooraf met je klant
- ZIP’s of niet-leesbare formaten worden vaak geweigerd
3. Geen WeTransfer:
Peppol is geen bestandsuitwisselingsplatform. Bijlagen moeten functioneel zijn en rechtstreeks gelinkt aan de factuurinhoud.
Hoe zit het met een PDF-versie van de Peppol-factuur?
Sommige bedrijven vinden het prettig om een PDF mee te sturen voor menselijke controle. Technisch kan dat, maar: Binnen Peppol is de gestructureerde data in de XML leidend, niet de PDF.
De ontvanger is dus niet verplicht om iets met de PDF te doen. Zie het als een visueel extraatje, maar niet als het officiële document.
Dat wil dus ook zeggen dat je niet de PDF archiveert, maar wel de UBL aangezien dat het officiële document is.
Wat als mijn klant een bijlage vraagt?
In dat geval is het belangrijk dat:
- Je e-invoicingsoftware (zoals die van Nymus) deze bijlagen ondersteunt
- Je Access Point ze correct structureert in de UBL
- Je weet welke types toegestaan zijn door de ontvanger
Bij Nymus kunnen we bijvoorbeeld instellen dat bepaalde bijlagen automatisch worden toegevoegd aan facturen op basis van regels, templates of klantvereisten.
De voordelen van Peppol met bijlagen
Bijlagen versturen via Peppol biedt verschillende voordelen ten opzichte van manuele of losse verzendingen:
1. Alles in één bestand
De factuur en relevante documenten worden samen als één gestructureerd pakket verzonden. Geen aparte e-mails of losse PDF’s meer nodig.
2. Minder fouten en misverstanden
Doordat de bijlagen gekoppeld zijn aan de factuur zelf, raken ze niet zoek of losgekoppeld. Je klant heeft altijd de juiste context bij de hand.
3. Snellere verwerking
Boekhoud- of ERP-systemen kunnen de bijlagen automatisch herkennen en koppelen aan de juiste factuur. Dat versnelt de verwerking en vermindert manueel werk.
4. Betere audittrail
Alle informatie zit in één digitaal document, wat zorgt voor een heldere en volledige administratie — handig bij controles of interne audits.
5. Professionelere communicatie
Je toont dat je facturatieproces geautomatiseerd en betrouwbaar is. Zeker voor klanten die op compliance letten, is dat een pluspunt.
Wat betekent dit voor jouw facturatieproces?
Moet je jouw facturatieproces aanpassen? Dat hangt af van jouw softwareleverancier en de manier waarop je Peppol gebruikt. Met de juiste configuratie kun je Peppol-bijlagen automatisch meesturen, direct vanuit je boekhoudpakket.
Meer weten?
Wil je zeker zijn dat je e-invoicingflow futureproof is? Inclusief bijlagen, kortingen of extra voorwaarden? Bij Nymus zijn we specialist in e-invoicing & Peppol. We helpen bedrijven stap voor stap naar een compliant én praktisch proces.
Contacteer ons gerust voor een check van je huidige factuurflow of een demo.
Veelgestelde vragen
FAQ
Zijn er regels voor het versturen van een embedded PDF in Peppol?
Een PDF is niet verplicht. Meer dan 10% van de UBL-bestanden bevat geen PDF, waardoor sommige ontvangers de factuur niet volledig kunnen lezen. Kies een Access Point dat automatisch een PDF genereert op basis van de UBL. Bij Nymus maken we standaard een PDF zodat de factuur altijd volledig beschikbaar is.
Kan ik een factuur ‘on hold’ zetten om een bijlage toe te voegen?
Bij Nymus is deze functionaliteit beschikbaar via het Nymus-portaal. Niet alle
oplossingen bieden echter de mogelijkheid om facturen on hold te zetten, dus dit kan
per systeem verschillen.
Waarom verschilt het factuurnummer soms in XML en PDF?
Het UBL-veld <cbc:ID> bepaalt het officiële Peppol-factuurnummer. PDF’s kunnen automatisch voor- of achtervoegsels krijgen voor interne doeleinden.
Klanten zeggen dat ze de factuur niet ontvangen hebben. Wat nu?
Controleer via IMR/MLR-berichten of het Access Point de factuur heeft ontvangen. Bij Nymus kunnen klanten via het portaal alle verzonden facturen bekijken. Als een factuur als “verzonden” staat, ligt een probleem bij het systeem van de ontvanger.
Hoe stuur ik algemene voorwaarden mee?
Peppol ondersteunt zowel een PDF-bijlage als tekst in het <cbc:Note>-veld. Beide opties zijn compliant.
Kunnen meerdere bijlagen aan één factuur worden toegevoegd?
Ja. Een Peppol-factuur kan meerdere bijlagen bevatten, zolang de totale bestandsgrootte binnen de toegelaten limieten blijft en elke bijlage correct wordt beschreven. Maar in praktijk zien we dat sommige Access Points maar 1 bijlage aanvaarden.
Download onze whitepaper over bijlagen in Peppol
UITGELICHTE ARTIKELS
