Steeds meer bedrijven zetten in op e-invoicing via Peppol. Zeker nu e-facturatie in veel meer Europese landen verplicht zal worden voor B2B-transacties, is het essentieel om je processen op orde te hebben.
Wie het optimaal wilt aanpakken, koppelt zijn ERP-systeem rechtstreeks aan Peppol. Zo creëer je een geautomatiseerde, transparante facturatiestroom zonder manuele fouten.
In deze blog leggen we stap voor stap uit hoe je jouw ERP koppelt aan Peppol, waar je op moet letten en welke valkuilen je moet vermijden.
Wat kan je lezen op deze pagina?
Wat is Peppol precies?
Peppol (Pan-European Public Procurement Online) is een gestandaardiseerd en beveiligd netwerk waarmee bedrijven en overheden elektronische documenten – zoals facturen, bestelbonnen en creditnota’s – efficiënt en gestructureerd kunnen uitwisselen.
Peppol zorgt voor een uniforme manier om factuurdata te verzenden en te ontvangen. Sommige serviceproviders of ERP-systemen zorgen ervoor dat Peppol-facturen automatisch en rechtstreeks in het systeem van de ontvanger terechtkomen, zonder manuele tussenstappen of e-mailbijlagen.
Voor bedrijven betekent dat:
- Minder manuele handelingen
- Minder fouten
- Snellere verwerking en betaling
- Betere opvolging via statusberichten (IMR’s)
Vanaf 2026 wordt Peppol (of een vergelijkbaar netwerk) verplicht voor B2B e-invoicing in veel Europese landen, waaronder België.
Waarom je ERP-systeem koppelen aan Peppol?
Je ERP-systeem (zoals SAP, Microsoft Dynamics, Exact of Odoo) vormt het hart van je bedrijfsadministratie: van bestelling tot levering en facturatie.
Door dit systeem rechtstreeks te koppelen aan Peppol, zet je je facturatieproces op automatische piloot. Wat levert dat op?
1. Volledig automatische verwerking
Facturen worden rechtstreeks vanuit of naar je ERP verzonden en ontvangen, zonder manuele tussenstappen.
✔ Geen kopiëren/plakken van data
✔ Geen risico op fouten door handmatige input
✔ Geen dubbele verwerking
2. Snellere verwerking van inkomende en uitgaande facturen
Facturen via Peppol komen sneller toe en worden meteen verwerkt. Je vermijdt vertragingen door e-mails of scans.
3. Minder fouten, meer controle
Dankzij gestructureerde formaten zoals UBL kunnen facturen automatisch gematcht worden met bestellingen of ontvangsten in je ERP.
✔ Minder fouten bij goedkeuring of betaling
✔ Betere opvolging en rapportering
4. Tijdswinst voor het finance-team
Manuele taken verdwijnen. Je team krijgt ruimte voor opvolging, controle en strategische analyses.
5. Sneller betaald worden
Doordat facturen correct, volledig en digitaal binnenkomen, kunnen ze sneller worden goedgekeurd, zeker in combinatie met PO-matching.
6. Klaar voor e-invoicingwetgeving
Je voldoet automatisch aan Europese e-invoicing- en e-reportingverplichtingen, zonder telkens nieuwe ERP-aanpassingen te moeten doorvoeren.
7. Sterkere samenwerking met leveranciers en klanten
Peppol is de standaard bij overheden en grote bedrijven. Door mee te zijn, toon je dat je professioneel, efficiënt en digitaal werkt.
Hoe koppel je jouw ERP-systeem aan Peppol? (stappenplan)
1. Analyseer je huidige situatie
Een goede voorbereiding begint met inzicht:
- Ondersteunt je ERP Peppol natively of via externe koppeling?
- Welk type documenten verstuur je (facturen, creditnota’s, bestelbonnen)?
- Zijn je masterdata (zoals PO-nummers, BTW-gegevens) volledig en correct?
Een heldere analyse bespaart later tijd en kosten.
2. Kies een betrouwbare Peppol Access Point-partner
Veel ERP-systemen bieden een basisconnector of “standaard Peppol-koppeling” aan. Handig, maar niet altijd voldoende. Zeker in complexe omgevingen is het slim om te kiezen voor een gespecialiseerde Access Point-partner die:
- Je e-invoicing naadloos integreert in je bestaande processen
- Lokale wetgeving (zoals in België en Nederland) tot in detail begrijpt
- IMR’s en updates automatisch opvolgt en verwerkt
- Meegroeit met jouw ERP en organisatie – van SAP tot maatwerksystemen
Bij Nymus combineren we diepgaande kennis van de Benelux-markt met een technische oplossing op maat van jouw noden. Zo ben je zeker van correcte, veilige én futureproof e-facturatie.
3. Richt je dataflows correct in
Werk je met een oplossing waarbij je zelf de UBL aanlevert? Dan ligt de verantwoordelijkheid bij jou om te zorgen dat je e-factuur voldoet aan alle Peppol-specificaties en aan de eisen van je klant. Dat betekent:
- Correct ingevulde velden (zoals PO-nummers en referenties)
- Facturen in Peppol-conform formaat (zoals BIS Billing 3.0)
- Validatie- en testflows om fouten vooraf te detecteren
Kies je daarentegen voor een e-invoicingpartner zoals Nymus? Dan voorzien wij éénmalig een slimme integratie met je ERP of platform. Nadien zorgen wij ervoor dat elke factuur:
- Compatibel is met Peppol en de eindklant
- Up-to-date blijft bij wijzigingen in het formaat (zoals BIS 4.0)
- Correct gevalideerd wordt voor verzending
Zo vermijd je fouten, extra workload of vertragingen en ligt de eindverantwoordelijkheid bij je serviceprovider.
4. Test grondig voor livegang
Een gedetailleerde testfase voorkomt veel problemen:
- Verstuur testfacturen naar een sandbox-omgeving.
- Simuleer fouten (bijvoorbeeld ontbrekende velden) en controleer hoe je ERP en Access Point reageren.
- Check of IMR’s correct ontvangen en geïnterpreteerd worden.
Waarom testen belangrijk is: 90% van de fouten worden opgespoord voor ze een impact hebben op je operationele werking.
5. Voorzie opvolging en continue optimalisatie
Een succesvolle livegang betekent niet dat je achterover kunt leunen:
- Peppol-standaarden kunnen evolueren.
- Nieuwe klanten kunnen extra eisen stellen (bijv. bijkomende referenties).
- Updates in je ERP kunnen invloed hebben op de Peppol-integratie.
Een partner die monitoring en support aanbiedt, zoals Nymus, voorkomt problemen nog voor ze escaleren.
Veelgemaakte fouten bij ERP-integraties met Peppol
🚫 Denken dat een PDF via e-mail ook volstaat als ‘e-facturatie’
🚫 Geen PO-nummers meesturen, waardoor facturen automatisch geweigerd worden.
🚫 IMR-berichten negeren of niet automatisch verwerken.
🚫 Dataflows onvoldoende testen, met massale foutmeldingen als gevolg.
🚫 Geen duidelijke interne procedures voor het opvolgen van statusupdates.
Belang van compliance richting 2026
Vanaf 2026 wordt elektronische facturatie verplicht voor B2B-transacties in veel Europese landen, waaronder België. Papieren facturen of gewone e-mailbijlagen volstaan dan niet meer. Een correcte aansluiting op Peppol via je ERP zorgt ervoor dat je bedrijf volledig compliant is en voorkomt boetes, vertraagde betalingen of operationele chaos.
Conclusie: een slimme integratie bespaart je tijd, geld en kopzorgen
Door je ERP slim te koppelen aan Peppol:
- Versnel je je facturatieproces.
- Krijg je realtime inzicht in de status van je facturen.
- Verlaag je je foutenmarge drastisch.
- Zorg je voor compliance en een sterke cashflow.
Een goede voorbereiding, de juiste partner en voortdurende optimalisatie maken het verschil.
Klaar om jouw ERP-systeem vlot te koppelen aan Peppol?
Bij Nymus begeleiden we bedrijven stap voor stap naar een toekomstbestendig e-invoicingproces: van analyse en koppeling tot testing, monitoring en continue ondersteuning.
Werk je met SAP of Microsoft Dynamics 365 Business Central? Goed nieuws:
Wil je zeker zijn van een foutloze en compliant Peppol-integratie?
UITGELICHTE ARTIKELS
