E-facturatie evolueert razendsnel. Waar het vroeger vooral ging om de overstap van papier naar digitaal, draait het vandaag om automatisering, efficiëntie en compliance. Een concept dat steeds vaker opduikt binnen deze context is self-billing. Maar hoe werkt dat precies? En belangrijker nog: hoe past self-billing binnen Peppol, het netwerk dat internationaal de standaard aan het worden is voor e-invoicing?
Wat kan je lezen op deze pagina?
Wat is self-billing?
Bij self-billing neemt de klant de rol van de leverancier over in het facturatieproces. Dat betekent dat de koper zelf een factuur opstelt en verstuurt naar de leverancier, in plaats van andersom. De leverancier hoeft dus geen factuur meer uit te reiken, maar ontvangt er één van de klant.
Dit model is interessant wanneer de koper beschikt over de meeste of de meest betrouwbare transactiedata. Denk bijvoorbeeld aan retail, logistiek of productie, waar de afnemer vaak beter zicht heeft op volumes, leveringen en prijzen.
Self-billing binnen het wettelijk kader van e-invoicing
Self-billing is juridisch erkend, maar er gelden strikte regels. In Europa bepaalt de btw-richtlijn dat:
- de leverancier en klant een voorafgaande overeenkomst moeten hebben over self-billing,
- de leverancier de facturen expliciet moet aanvaarden,
- en de facturen aan dezelfde btw- en e-invoicingregels moeten voldoen als gewone facturen.
Met de opkomst van verplichte e-invoicing in veel EU-landen is het dus belangrijk dat self-billingfacturen voldoen aan de technische en wettelijke standaarden, zoals UBL of CII.
Is self-billing mogelijk in Peppol
Het antwoord is ja. Peppol ondersteunt self-billingdocumenten via de standaard Peppol BIS Billing-formaten. Een self-billingfactuur volgt dezelfde structuur als een gewone e-factuur, met een extra aanduiding dat de factuur door de klant is opgesteld.
Dit maakt het mogelijk om ook self-billing volledig te integreren binnen bestaande Peppol-stromen. Leveranciers ontvangen de factuur rechtstreeks via het Peppol-netwerk, conform de geldende internationale standaarden.
Biedt ieder Access Point self-billing aan?
Hoewel Peppol self-billing technisch ondersteunt, betekent dit niet dat elk Access Point deze functionaliteit ook effectief aanbiedt. Voor veel partijen is het verwerken van self-billing in de UBL-structuur complex en blijft de ondersteuning beperkt tot standaard facturen.
Bij Nymus is dit anders. Wij hebben onze oplossing zo ontworpen dat self-billing correct en efficiënt verwerkt kan worden binnen Peppol. Hierdoor kunnen bedrijven die met self-billing werken hun processen blijven automatiseren en toch voldoen aan alle wettelijke en technische vereisten.
Meerdere klanten gebruiken vandaag al succesvol self-billing via Nymus, wat aantoont dat het niet alleen theoretisch mogelijk is, maar ook praktisch werkbaar en schaalbaar.
Waarom is self-billing interessant voor grote ondernemingen?
Voor grote ondernemingen biedt self-billing duidelijke voordelen:
- Efficiëntie: leveranciers hoeven geen facturen meer te maken, waardoor dubbel werk verdwijnt.
- Betere datakwaliteit: facturen worden gebaseerd op de gegevens van de afnemer, vaak betrouwbaarder en consistenter.
- Snellere betalingen: minder discussies en correcties, dus een kortere doorlooptijd.
- Kostenbesparing: minder administratieve overhead aan beide kanten.
In sectoren met duizenden transacties per maand kan dit een enorme impact hebben.
Risico’s, aandachtspunten en toekomstperspectief
Self-billing biedt veel voordelen, maar er zijn ook belangrijke risico’s als het niet goed wordt uitgevoerd binnen e-invoicing en Peppol:
- Kies het juiste Access Point: niet elk Peppol Access Point kan self-billing correct verwerken. De technische complexiteit in de UBL-structuur is voor veel partijen te hoog. Een verkeerd gekozen Access Point kan ertoe leiden dat facturen niet correct worden verzonden of ontvangen, waardoor het hele e-invoicingproces stilvalt.
- Compliance-risico’s: self-billingfacturen moeten voldoen aan alle btw- en e-invoicingregels. Fouten in de UBL of ontbrekende verplichte gegevens kunnen leiden tot afkeuring door belastingautoriteiten of administratieve correcties.
- Synchronisatie van gegevens: self-billing werkt alleen goed als de gegevens bij koper en leverancier volledig overeenkomen. Verschillen in prijzen, hoeveelheden of contractafspraken kunnen leiden tot discussies of vertragingen.
- Acceptatie door leveranciers: leveranciers moeten expliciet instemmen met self-billing. Zonder duidelijke afspraken kunnen juridische en operationele problemen ontstaan.
- Beheer van uitzonderingen: niet elke factuur is standaard; afwijkende cases moeten handmatig of via slimme workflows worden opgevangen om fouten en vertragingen te voorkomen.
Toekomstperspectief
Self-billing zal de komende jaren waarschijnlijk alleen maar belangrijker worden. Met de toenemende verplichting tot e-invoicing en e-reporting binnen de EU (zoals onder ViDA) groeit de behoefte aan geautomatiseerde en betrouwbare facturatiestromen. Grote ondernemingen die vandaag investeren in self-billing, liggen straks een stap voor: ze besparen tijd, verminderen fouten en zijn volledig klaar voor de toekomstige internationale standaarden.
Conclusie
Self-billing is een krachtige aanvulling op e-invoicing. Het biedt grote ondernemingen de kans om facturatieprocessen efficiënter, consistenter en sneller te maken. Binnen het wettelijk kader van e-invoicing is self-billing perfect toepasbaar, zolang er duidelijke afspraken zijn met leveranciers.
Dankzij Peppol wordt self-billing niet alleen technisch mogelijk, maar ook schaalbaar en internationaal inzetbaar. Voor organisaties die hun facturatieprocessen willen optimaliseren, kan self-billing via Peppol dus een echte gamechanger zijn.
FAQ:
Self-billing is een proces waarbij de koper de factuur namens de leverancier opstelt en verzendt. De leverancier ontvangt de factuur in plaats van deze zelf te maken.
Ja, maar er gelden voorwaarden: er moet een voorafgaande overeenkomst zijn tussen koper en leverancier, de leverancier moet de facturen accepteren, en de facturen moeten voldoen aan de btw- en e-invoicingregels.
Ja, Peppol ondersteunt self-billing via de BIS Billing-formaten. Self-billingfacturen volgen dezelfde structuur als gewone e-facturen, met een aanduiding dat de factuur door de klant is opgesteld.
Nee, veel Access Points kunnen de technische complexiteit van self-billing in de UBL niet goed verwerken. Het is belangrijk een Access Point te kiezen dat self-billing volledig ondersteunt, zoals Nymus.
Self-billing bespaart tijd en kosten, verbetert de datakwaliteit, versnelt betalingen en maakt facturatieprocessen efficiënter en schaalbaarder, vooral bij duizenden transacties per maand.
Download onze gratis e-invoicing whitepaper!
UITGELICHTE ARTIKELS
