E-facturatie evolueert razendsnel. Waar het vroeger vooral ging om de overstap van papier naar digitaal, draait het vandaag om automatisering, efficiëntie en compliance. Een concept dat steeds vaker opduikt binnen deze context is self-billing. Maar hoe werkt dat precies? En belangrijker nog: hoe past self-billing binnen Peppol, het netwerk dat internationaal de standaard aan het worden is voor e-invoicing?
Wat kan je lezen op deze pagina?
Wat is self-billing?
Bij self-billing neemt de klant de rol van de leverancier over in het facturatieproces. Dat betekent dat de koper zelf een factuur opstelt en verstuurt naar de leverancier, in plaats van andersom. De leverancier hoeft dus geen factuur meer uit te reiken, maar ontvangt er één van de klant.
Dit model is interessant wanneer de koper beschikt over de meest betrouwbare transactiedata. Denk bijvoorbeeld aan retail, logistiek of productie, waar de afnemer vaak beter zicht heeft op volumes, leveringen en prijzen.
Is self-billing mogelijk in Peppol?
Ja, Peppol ondersteunt self-billingdocumenten via de standaard Peppol BIS Billing-formaten. Een self-billingfactuur volgt in grote lijnen dezelfde structuur als een gewone e-factuur, met een extra aanduiding dat de factuur door de klant is opgesteld.
Belangrijk om te weten is dat self-billing een apart documenttype is. Net zoals bij creditnota’s, moeten ontvangers zich registreren om dit documenttype te kunnen ontvangen. Dit betekent concreet:
Als je een self-billingfactuur wilt versturen, moet de ontvanger geregistreerd zijn om self-billingfacturen te kunnen ontvangen.
Als de leverancier (bijvoorbeeld een landbouwer) niet geregistreerd is voor self-billing, kan er geen self-billingfactuur via Peppol worden gestuurd.
De verzender van de self-billingfactuur hoeft zich niet apart te registreren om self-billingfacturen te mogen versturen, maar moet wel in staat zijn om een correcte self-billingfactuur op te maken volgens de wettelijke en Peppol-standaarden.
Op deze manier kunnen self-billingfacturen volledig geïntegreerd worden binnen bestaande Peppol-stromen. Leveranciers ontvangen de factuur rechtstreeks via het Peppol-netwerk, volledig conform de geldende internationale standaarden, terwijl alle registratie- en documenttypevereisten correct worden nageleefd.
Hoe zit de wetgeving rond self-billing in elkaar?
Self-billing is toegestaan, maar nooit verplicht. Een bedrijf kan een leverancier niet wettelijk dwingen om met self-billing te werken. De leverancier moet hier expliciet mee akkoord gaan.
In de praktijk is die keuze echter niet altijd even vrij. In sectoren zoals de landbouw of grondstoffenhandel komt het vaak voor dat een grotere afnemer, bijvoorbeeld een aardappelgroothandel, self-billing oplegt aan zijn leveranciers. Voor kleinere leveranciers, zoals landbouwers, is het akkoord vaak een voorwaarde om te kunnen blijven leveren. De machtsverhouding tussen klant en leverancier speelt hierbij dus een belangrijke rol.
Wanneer beide partijen akkoord gaan met self-billing, geldt het volgende:
De factuur die door de klant wordt opgesteld, is een officiële btw-factuur
Die factuur moet voldoen aan dezelfde wettelijke en btw-regels als een gewone verkoopfactuur
In landen waar e-invoicing via Peppol verplicht is, moeten self-billingfacturen ook via het Peppol-netwerk worden verzonden
Daarnaast is het ook mogelijk om te werken met self-billing creditnota’s, bijvoorbeeld bij correcties of prijsafspraken achteraf. Ook deze creditnota’s volgen dezelfde regels als gewone btw-creditnota’s en maken deel uit van het e-invoicingproces.
Biedt ieder Access Point self-billing aan?
Een Peppol Access Point is niet verplicht om self-billing aan te bieden aan zijn klanten. Het kan dus voorkomen dat een Access Point geen oplossing voor self-billing voorziet. Dit kan verschillende redenen hebben: bijvoorbeeld omdat het type klanten van dat Access Point hier niet mee te maken heeft, omdat de verwerking technisch complex is, of omdat de gebruikte software, ERP of AP-tool self-billing niet kan opmaken of verwerken.
Dat betekent echter niet dat een self-billingfactuur zomaar via e-mail mag worden gestuurd. Self-billing facturen moeten via Peppol verzonden worden, als officieel en juridisch correct document.
Als je te maken hebt met self-billing, is het daarom belangrijk om een Access Point of software te kiezen die een robuuste oplossing hiervoor biedt, zoals Nymus. Onze klanten kunnen ongeacht hun ERP-systeem, of dat nu SAP, Business Central of een ander systeem is, self-billingfacturen versturen en ontvangen via Peppol. Volledig conform de wettelijke en technische vereisten.
Waarom is self-billing interessant voor grote ondernemingen?
Self-billing is vooral interessant voor afnemers die meer data hebben en geavanceerdere systemen gebruiken, zoals een aardappelgroothandel. Zij kunnen de leverancier, bijvoorbeeld een landbouwer, ontlasten van het werk om zelf een factuur op te stellen, terwijl ze direct zeker zijn van de correcte aantallen en prijzen.
Dit bespaart zowel de afnemer als de leverancier kostbare tijd en zorgt voor efficiënter werken. Het resultaat: snellere betalingen, lagere administratieve kosten en meer overzicht. In sectoren met duizenden transacties per maand kan dit een aanzienlijke impact hebben op zowel operationele efficiëntie als cashflow.
Waarom is het correct opzetten van self-billing zo belangrijk?
Self-billingfacturen zijn een complexere uitzondering binnen het facturatieproces. Bij veel bedrijven verloopt het grootste deel van de facturatie, zo’n 80% van de facturen, vlot en zonder problemen. Maar juist die overige 20% van de facturen, waaronder self-billing, kan onevenredig veel tijd en manuele inspanning vergen.
Door self-billing van tevoren goed in te richten en de uitzonderingen zorgvuldig aan te pakken, kan een bedrijf enorme tijd- en kostenbesparingen realiseren. Het zorgt voor vloeiendere workflows, minder fouten en snellere verwerking van zowel inkomende als uitgaande facturen.
Bij Nymus hebben we jarenlange ervaring in het leveren van e-invoicing en Peppol-oplossingen voor grote bedrijven met een complex finance- en IT-landschap. Voor dergelijke organisaties is een simpele “Peppol-knop” vaak niet voldoende. Wij zorgen ervoor dat ook complexe gevallen zoals self-billing correct en efficiënt kunnen worden verwerkt, zodat finance- en IT-teams hun tijd kunnen besteden aan belangrijke taken in plaats van aan uitzonderingen.
Checklist: Hoe begin je aan self-billing
Self-billing document en registratie
De klant die de factuur verstuurt hoeft niet geregistreerd te zijn, maar is wel verantwoordelijk voor de correcte aanmaak en verzending.
Self-billing vervangt de traditionele verkoopfacturen.
De leverancier moet geregistreerd zijn om inkomende self-billingfacturen te kunnen ontvangen.
Self-billing wordt gebruikt als apart type factuurdocument, los van een gewone verkoopfactuur.
Een bedrijf is niet verplicht om self-billingfacturen te versturen of te ontvangen.
Self-billing in Peppol
Als je overeenkomt om self-billing te gebruiken, moeten deze facturen via Peppol worden uitgewisseld.
Controleer of het gekozen Peppol Access Point self-billing technisch correct kan uitvoeren.
Houd rekening met btw-regels en Peppol-UBL standaarden om afkeuringen of fiscale correcties te voorkomen.
Praktische tips
Maak duidelijke afspraken met leveranciers en klanten over wie self-billing toepast.
Onderzoek vooraf het technische en fiscale proces om problemen te voorkomen.
Zorg dat alle betrokken partijen weten wie welke verantwoordelijkheden heeft in het self-billingproces.
Toekomstperspectief
Self-billing zal de komende jaren waarschijnlijk alleen maar belangrijker worden. Met de toenemende verplichting tot e-invoicing en e-reporting binnen de EU (zoals onder ViDA) groeit de behoefte aan geautomatiseerde en betrouwbare facturatiestromen. Grote ondernemingen die vandaag investeren in self-billing, liggen straks een stap voor: ze besparen tijd, verminderen fouten en zijn volledig klaar voor de toekomstige internationale standaarden.
Veelgestelde vragen
FAQ
Is een self-billing factuur een ander type XML (XSD-schema) dan een gewone factuur?
Ja. Self-billing is een apart documenttype met specifieke regels, maar de inhoud komt grotendeels overeen met een gewone factuur: factuurnummer, bedragen, btw en leverancier/klant blijven hetzelfde.
Ondersteunt Nymus self-billing?
Ja. Nymus biedt een volledige self-billingoplossing, zodat leveranciers en afnemers facturen compliant en gestroomlijnd kunnen uitwisselen via Peppol.
Hoe vervangt self-billing de traditionele aankoop- en verkoopborderellen?
Self-billingfacturen worden automatisch door de afnemer aangemaakt en verzonden aan de leverancier. Alle relevante gegevens, zoals factuurnummer, bedragen, btw en leverancierinformatie, zijn opgenomen volgens Peppol- en btw-regels. Zo vervangt self-billing de borderellen, terwijl de inhoud en compliance behouden blijven en manuele verwerking vermindert.
Wat is self-billing precies?
Self-billing is een proces waarbij de koper de factuur namens de leverancier opstelt en verzendt. De leverancier ontvangt de factuur in plaats van deze zelf te maken.
Is self-billing legaal in Europa?
Ja, maar er gelden voorwaarden: er moet een voorafgaande overeenkomst zijn tussen koper en leverancier, de leverancier moet de facturen accepteren, en de facturen moeten voldoen aan de btw- en e-invoicingregels.
Wat zijn de voordelen van self-billing voor grote ondernemingen?
Self-billing bespaart tijd en kosten, verbetert de datakwaliteit, versnelt betalingen en maakt facturatieprocessen efficiënter en schaalbaarder, vooral bij duizenden transacties per maand.
Download onze whitepaper over self-billing in Peppol
UITGELICHTE ARTIKELS
