Een vlotte facturatie is cruciaal voor de cashflow van elk bedrijf. Toch is het in sommige gevallen ook een duur en tijdrovend proces. Steeds meer bedrijven kiezen daarom voor digitale facturatie of e-invoicing. Maar wat is nu alweer het verschil tussen de twee?
Het verschil tussen digitale en elektronische facturen
Onder digitale facturen vallen alle vormen van facturen die niet op papier staan en leesbaar zijn voor mensen. Kortom: elke factuur die je digitaal kunt versturen, bekijken en verwerken. Een elektronische factuur is een factuur die opgemaakt is in een gestructureerd dataformaat, automatisch wordt verzonden en daarna elektronisch verwerkt in een boekhoudsysteem.
Gestructureerde data vs. ongestructureerde data
Een elektronische factuur is niets meer dan een gestructureerd stukje data in EDI, UBL, XML of een ander formaat. E-invoices worden gegenereerd en verstuurd zonder dat er sprake is van een menselijke tussenkomst. Omdat de factuur rechtstreeks naar de boekhouding kan worden gestuurd, is het proces snel, goedkoop en heeft het een extreem kleine foutenmarge.
Een PDF-factuur is een ongestructureerd gegevensbestand, gevoed met data die in een ERP wordt ingevoerd of via een koppeling met andere processen. Op basis van die gegevens wordt in het ERP-pakket de factuur opgemaakt, die dan wordt omgezet in een PDF en verstuurd naar de klant. Dit proces kan volledig automatisch verlopen via een ERP-integratie of API.
Pas op: niet elke digitale factuur is dezelfde
De meeste Belgische bedrijven factureren via digitale facturatie. Grote en middelgrote bedrijven kiezen daarbij meestal voor een geautomatiseerd systeem via een billing service provider. Maar waarom kiezen ze daarvoor?
Een belangrijke voorwaarde voor een rechtsgeldige digitale factuur is de integriteit en dat de authenticiteit van de factuur moet gewaarborgd zijn. Die garantie geeft een ‘gewone’ PDF helaas niet, omdat je die al met een klein beetje handigheid kan wijzigen. Veel bedrijven zijn dus zonder het te weten niet orde met de regels. Bovendien zijn ze daardoor kwetsbaar voor fraude.
Of je nu kiest voor digitale facturatie of e-invoicing: in samenwerking met een erkend billing service provider kan je de authenticiteit en integriteit van de factuur garanderen door bij elke uitgaande factuur automatisch een timestamp en/of een beveiligde link toe te voegen naar een online klantenportaal. In beide gevallen is er sprake van 100% rechtsgeldige facturatie.
Two-corner versus four-corner
Een digitale factuur, die je manueel verstuurt als bijlage bij een e-mail of via je boekhoudsoftware, wordt standaard uitgewisseld tussen twee verschillende partijen. Dat heet een two corner-model. De verzender en de ontvanger maken daarbij eerst afspraken (niet zelden stilzwijgend) over het formaat van de factuur en de technische connectie.
E-invoicing hanteert een four corner-model. Naast zender en ontvanger zitten ook de serviceprovider(s) van de verzender (de billing service provider) en de ontvanger mee in de cyclus. Denk aan betaalproviders, dunning services of een incassobureau. Schakelt de ontvanger geen serviceprovider in, dan is er de facto sprake van een 3-corner model.
Het grote voordeel van een four corner-model? Het neemt alle administratieve lasten in het facturatieproces weg bij zowel de verzender als de ontvanger. De verzender verstuurt zijn facturen stipt op tijd in eender welk formaat. De billing service provider van de verzender zorgt ervoor dat de factuur automatisch in het gewenste formaat bij de ontvanger terechtkomt.
E-invoicing via het Europese Peppol-netwerk
Elektronische facturatie of e-invoicing verloopt via het PEPPOL-netwerk, een Europees netwerk dat bedrijven in staat stelt om aan elkaar te factureren via een gestandaardiseerd protocol. Het voordeel van dit systeem is de enorme snelheid, maar ook dat het outputformaat van de verzender automatisch kan worden vertaald naar de vormvereisten van de ontvanger.
De 5 pluspunten van e-invoicing
- Verwerking van alle formaten
- Data-uitwisseling in real time
- Kortere doorlooptijd per factuur
- Tijdswinst en minder fouten
- Toekomstgerichte oplossing
Beide opties hebben voordelen. Een onderneming die uitsluitend B2B-facturen verstuurt, geeft wellicht de voorkeur aan e-invoicing. Voor een bedrijf dat in grote mate aan particulieren factureert, is volautomatische digitale facturatie met time stamping vaak de juiste oplossing. In de praktijk kiezen veel bedrijven voor een hybride model plus een digitaal klantenportaal.
Interesse om zelf over te stappen op e-invoicing? Bekijk onze oplossingen via onderstaande knop.
Uitgelichte blogposts
