E-invoicing is veel meer dan alleen een digitale kopie van een papieren factuur. Zeker binnen Peppol, het internationale netwerk voor elektronische documentenuitwisseling, draait alles om een gestroomlijnde en gecontroleerde communicatie tussen bedrijven.
Een essentieel onderdeel daarvan? IMR’s of voluit: Invoice Message Responses.
In deze blog leggen we uit wat IMR’s precies zijn, waarom ze steeds belangrijker worden en hoe Nymus je helpt om hiermee compliant en efficiënt te blijven.
Wat kan je lezen op deze pagina?
Wat is een IMR?
Een Invoice Message Response is een gestructureerd antwoordbericht dat de ontvanger van een elektronische factuur terugstuurt naar de verzender. In plaats van enkel een stille ontvangst of een losse e-mailbevestiging, krijg je via IMR een formeel bericht binnen een e-invoicing flow.
Met een IMR kan de ontvanger bijvoorbeeld aangeven:
- dat de factuur ontvangen is,
- dat de factuur is afgekeurd (bijvoorbeeld door een fout bedrag of een ontbrekend PO-nummer),
- dat de factuur is geaccepteerd,
- of dat de factuur klaarstaat voor betaling.
Kort samengevat: IMR’s maken de communicatie over facturen transparanter, gestructureerder en volledig geautomatiseerd.
Waarom zijn IMR's belangrijk?
In een traditionele omgeving, denk aan papieren facturen of pdf’s via e-mail, ontbreekt een gestructureerde terugkoppeling. Je verstuurt een factuur en vervolgens is het wachten in het ongewisse: “Is ze goed aangekomen? Wordt ze verwerkt? Moet je opvolgen?”
Vaak merk je pas iets op wanneer een betaling uitblijft of een klant een probleem meldt. Dat leidt tot vertraging, miscommunicatie en manuele opvolging.
Met IMR’s verandert dat fundamenteel: je ontvangt gestructureerde feedback over elke stap in het verwerkingsproces, van ontvangst tot goedkeuring of foutmelding.
De voordelen van IMR's
IMR’s zijn belangrijk omdat ze zorgen voor snellere en transparantere communicatie in het facturatieproces. De voordelen op een rij:
- Bevestiging van ontvangst
Je weet meteen of een factuur correct is aangekomen, wat onzekerheid en onnodige opvolging voorkomt. - Snelle foutdetectie
Als een factuur wordt afgekeurd (bv. door een ontbrekend PO-nummer), krijg je directe feedback en kun je snel corrigeren. Dat voorkomt lange betaalvertragingen. - Efficiënter cashflowbeheer
Door sneller inzicht te krijgen in de status van je factuur kan je nauwkeuriger inschatten wanneer betalingen binnenkomen. - Automatisering en minder handmatig werk
IMR’s worden automatisch verwerkt in je ERP- of boekhoudsysteem — op voorwaarde dat je software dit ondersteunt én je e-invoicingprovider de koppeling correct heeft opgezet. Zo bespaar je aanzienlijk op manuele opvolging.
Kortom: IMR’s vermijden miscommunicatie, versnellen betalingen en maken je facturatieproces efficiënter.
Checklist: waar moet je op letten bij IMR's?
✅ Gebruik hetzelfde Peppol Access Point voor versturen en ontvangen
IMR’s worden altijd teruggestuurd naar het Access Point dat jouw bedrijf gebruikt voor het ontvangen van facturen. Verstuur je via een ander Access Point? Dan ontbreekt de referentie naar de oorspronkelijke factuur en kan het IMR-bericht niet correct gekoppeld worden.
✅ Controleer of je klanten IMR’s versturen
Niet alle bedrijven gebruiken IMR’s standaard. Stem dit af met je klanten en hun Access Point om onverwachte problemen te vermijden.
✅ Zorg dat je ERP-, boekhoudsysteem of e-invoicingprovider IMR’s kan verwerken
Een IMR ontvangen is niet genoeg, je moet deze ook correct kunnen interpreteren en verwerken binnen je systeem.
✅ Begrijp de verschillende IMR-statussen
Een bevestiging van ontvangst betekent niet dat de factuur al betaald is. Zorg dat je team het verschil kent tussen ‘ontvangen’, ‘verwerkt’, ‘afgekeurd’ en ‘klaar voor betaling’.
✅ Test je proces voordat je live gaat
Voer een testfacturatie uit en controleer of je de juiste IMR’s ontvangt. Zo voorkom je verrassingen in je liveproces.
Wat verandert er concreet voor bedrijven?
IMR’s verplichten bedrijven om anders naar facturatie te kijken: niet langer eenrichtingsverkeer, maar een interactief proces. Bedrijven die e-invoicing via Peppol implementeren, zullen steeds vaker merken dat klanten of overheden een IMR verwachten, of zelfs eisen.
Dat betekent:
- Je e-invoicingprovider of ERP-systeem moet IMR’s kunnen ontvangen en verwerken;
- Je interne processen moeten ingericht zijn om snel te reageren op foutmeldingen of afkeuringen.
Wie nu proactief inzet op IMR-integratie, voorkomt problemen en verhoogt zijn efficiëntie.
Hoe kan Nymus je hierbij helpen?
Nymus biedt schaalbare e-invoicingoplossingen die IMR’s volledig ondersteunen binnen Peppol. Dankzij automatische interpretatie, naadloze koppeling met je ERP of boekhoudpakket en realtime opvolging van je facturatiestroom, garanderen we niet alleen compliance. We zorgen er ook voor dat je sneller betaald wordt en meer grip krijgt op je cashflow.
Benieuwd wat IMR’s kunnen betekenen voor jouw organisatie?
UITGELICHTE ARTIKELS
