E-invoicing zit sterk in de lift. Binnen netwerken zoals Peppol is elektronisch factureren niet alleen sneller en eenvoudiger, maar vanaf 2026 wordt het ook wettelijk verplicht voor B2B-transacties in België. Bedrijven zullen onderling verplicht moeten factureren via erkende netwerken zoals Peppol. Papieren of gewone pdf-facturen zullen dan niet langer volstaan.
Toch zien we in de praktijk dat veel bedrijven in dezelfde valkuilen trappen. Kleine fouten kunnen grote gevolgen hebben,afgekeurde facturen, betalingsvertragingen of zelfs documenten die nooit aankomen. In dit artikel ontdek je welke fouten je zeker moet vermijden en hoe je een solide en toekomstbestendige e-invoicingflow opzet.
Waarom e-invoicing cruciaal is voor je facturatieproces
E-invoicing via Peppol zorgt voor meer transparantie, snellere betalingen en minder manueel werk. Maar dat geldt alleen als het proces correct is opgezet. Een slecht afgestemde flow kan leiden tot niet-afgeleverde facturen, betwistingen die je cashflow onder druk zetten en frustratie bij je klanten én je financiële teams.
Het goede nieuws? Veel problemen zijn eenvoudig te vermijden – zolang je aandacht besteedt aan een aantal essentiële aandachtspunten.
De 5 grootste valkuilen bij e-invoicing
1️⃣ Een PDF verwarren met een e-factuur
Een e-mail met een PDF lijkt digitaal, maar is géén e-factuur. Alleen gestructureerde formaten zoals UBL of Peppol BIS voldoen aan de norm en kunnen automatisch verwerkt worden door boekhoud- of ERP-systemen. Een PDF vereist manuele verwerking – foutgevoelig en inefficiënt.
2️⃣ Niet controleren of de ontvanger bereikbaar is op Peppol
Een e-factuur via Peppol kan enkel afgeleverd worden als de ontvanger correct geregistreerd is op het netwerk. Niet alle Access Points voeren deze controle automatisch uit. Zorg dus altijd voor een up-to-date Peppol-adresboek of integreer een automatische validatie in je proces om ‘verloren’ facturen te vermijden.
3️⃣ Gebrekkige datakwaliteit
Een e-factuur is zo slim als de data die erin zit. Fouten in btw-nummers, IBAN’s of verplichte velden zoals orderreferenties leiden tot afkeuringen of manuele verwerking. Slechte masterdata betekent hogere foutenmarges en meer administratie. Zorg voor een centrale databron, valideringsregels en regelmatige controles.
4️⃣ Geen rekening houden met buitenlandse regelgeving
Werk je met buitenlandse klanten of overheden? Dan moet je rekening houden met lokale e-invoicingvereisten die sterk kunnen verschillen. In Italië geldt bijvoorbeeld een verplicht clearance-model waarbij facturen eerst langs een overheidsplatform moeten passeren. Informeer je grondig en werk met een oplossing die deze complexiteit aankan.
5️⃣ Geen grondige test- of monitoringsfase opzetten
Een implementatie is nooit ‘plug & play’. Zonder testtraject mis je cruciale fouten in de opmaak, mapping of verzending van e-facturen. En ook na livegang is monitoring cruciaal: komen facturen effectief aan, worden ze aanvaard en kloppen de gegevens? Door te testen en te monitoren voorkom je vertragingen in betalingen.
Conclusie: e-invoicing loont – op voorwaarde dat je het goed aanpakt
E-invoicing via Peppol biedt grote voordelen: snellere betaling, minder administratie, hogere nauwkeurigheid en een sterkere cashflow. Maar die voordelen realiseer je pas als je het proces structureel en doordacht inricht.
Door slim te investeren in de juiste tools, processen en partners, maak je van e-invoicing een strategisch voordeel in plaats van een operationele uitdaging.
Klaar om e-invoicing écht goed aan te pakken?
Bij Nymus nemen we het hele e-invoicingproces voor onze rekening. We zorgen ervoor dat jouw bedrijf correct wordt aangesloten op Peppol, integreren IMR’s moeiteloos in je facturatieflow en koppelen alles vlekkeloos aan je ERP- of boekhoudsysteem. Daarna blijven we actief ondersteunen en monitoren we jouw processen continu, zodat jij zonder zorgen kan rekenen op een vlot en foutloos facturatieproces.
Wil je zeker zijn van een foutloos e-invoicingproces?
UITGELICHTE ARTIKELS
