Op 8 juli 2025 verscheen het Koninklijk Besluit dat de invoering van verplichte gestructureerde elektronische facturen vanaf 1 januari 2026 definitief maakt. Daarmee wordt België een van de landen die de Europese ViDA-richtlijn snel omzet in wetgeving.
Wat deze wetgeving zo opvallend maakt? Boetes tot €5.000 voor bedrijven die niet technisch klaar zijn of de regels niet naleven.
In dit artikel vatten we samen wat het KB inhoudt, welke standaarden gelden, en wat deze verplichting betekent voor finance, IT en ERP-partners.
Wat kan je lezen op deze pagina?
Wat verandert er precies?
Het KB concretiseert de wet van 6 februari 2024 en legt de technische en juridische spelregels vast voor B2B e-invoicing in België. De belangrijkste punten op een rij:
1. Verplichte e-invoicing voor B2B
Vanaf 1 januari 2026 moeten btw-plichtige bedrijven in België gestructureerde elektronische facturen uitreiken wanneer ze aan andere btw-plichtigen factureren. Dit geldt dus voor alle B2B-transacties.
2. Enkel gestructureerde elektronische facturen zijn toegelaten
Facturen in PDF zijn niet langer voldoende. Enkel elektronische facturen in een machineleesbaar formaat conform de Europese norm EN 16931 worden aanvaard.
3. Peppol wordt de standaard
De Belgische overheid stelt Peppol BIS (UBL-formaat) via het Peppol-netwerk als standaard vast. Dit is niet vrijblijvend.
4. Andere formaten enkel mits voorwaarden
Bedrijven mogen andere formaten of overdrachtskanalen gebruiken, maar alleen als:
- beide partijen akkoord gaan, én
- ze ook technisch in staat zijn om Peppol-facturen te verzenden én te ontvangen.
5. Afronding btw: niet meer per lijn
Bij elektronische facturen volgens de norm mag btw enkel nog afgerond worden op het totaalbedrag, niet meer per factuurlijn. ERP-systemen moeten hierop afgestemd zijn.
Boetes bij niet-naleving: wat riskeer je?
Het Koninklijk Besluit van 8 juli 2025 voert niet alleen de verplichting tot e-invoicing in, maar koppelt daar ook duidelijke en afdwingbare sancties aan. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen structurele non-compliance (technisch niet in staat zijn om e-facturen te verzenden/ontvangen) en inhoudelijke fouten in de facturen zelf.
Niet beschikken over de juiste technische infrastructuur
Bedrijven die geen toegang hebben tot de minimale technische middelen om een gestructureerde elektronische factuur uit te reiken of te ontvangen, riskeren een niet-proportionele fiscale geldboete, volgens een oplopende schaal:
- 1ste overtreding: €1.500
- 2de overtreding: €3.000
- 3de en volgende overtredingen: €5.000
Deze boetes gelden voor bedrijven die structureel niet in staat zijn om hun wettelijke verplichting na te leven. Bijvoorbeeld doordat ze niet aangesloten zijn op het Peppol-netwerk of hun ERP geen conform formaat ondersteunt.
Opmerkelijk detail:
De regelgeving voorziet in een grace period van drie maanden. Een tweede (of derde) overtreding telt pas mee als dusdanig wanneer die minstens drie maanden na de vorige werd vastgesteld. Zo krijgen ondernemingen de kans om hun systeem op orde te brengen na een eerste waarschuwing.
Inhoudelijke of procedurele fouten in e-facturen
Daarnaast blijven ook de klassieke btw-sancties van kracht voor wie:
- Geen factuur uitreikt binnen de wettelijke termijn;
- Een gestructureerde elektronische factuur uitreikt die niet voldoet aan de vereiste structuur (bijv. fout formaat, ontbrekende velden);
- De afrondingsregels niet correct toepast (zoals afronding per lijn in plaats van op totaalbedrag).
Afhankelijk van de ernst en frequentie kunnen deze ook oplopen tot enkele duizenden euro’s per overtreding. Deze boetes gelden niet alleen voor grote bedrijven – elke btw-plichtige onderneming die onder de verplichting valt, kan gecontroleerd en gesanctioneerd worden.
Wat betekent dit voor finance?
Voor CFO’s, controllers en finance managers betekent dit:
1. Controleer of je systeem e-facturen in Peppol-formaat kan uitsturen
Ga na of je huidige boekhoud- of ERP-systeem gestructureerde elektronische facturen in Peppol BIS (UBL) kan aanmaken en verzenden.
2. Stel na of afrondingsregels correct zijn toegepast
E-facturen mogen vanaf 2026 de btw enkel op totaalniveau afronden – niet langer per lijn. Zorg dat dit technisch juist is ingesteld.
3. Breng facturatiestromen in kaart
Overzicht nodig van welke klanten en leveranciers onder de verplichting vallen? Breng alle B2B-transacties in kaart.
4. Check contractuele afspraken met leveranciers en klanten
Wil je (tijdelijk) een ander formaat gebruiken dan Peppol BIS? Dat mag enkel mits expliciet akkoord van beide partijen én mits je alsnog Peppol-facturen kan verwerken.
5. Stel een compliance-deadline op met IT
Stem intern af tegen wanneer je operationeel conform wil zijn. Wacht niet tot december 2025.
Wat betekent dit voor IT?
IT-managers en integratiepartners zullen moeten:
1. Verifieer technische ondersteuning voor Peppol BIS en het Peppol-netwerk
Je organisatie moet gestructureerde e-facturen kunnen verzenden én ontvangen via Peppol. Is dat al technisch mogelijk?
2. Kies (of bevestig) een erkend Peppol Access Point
Werk je met een externe provider of heb je een eigen aansluiting? In beide gevallen moet deze voldoen aan de Belgische eisen.
3. Test verwerking van facturen volgens EN 16931
De structuur, syntax en semantiek moeten kloppen. Laat technische tests uitvoeren op bestaande UBL-bestanden.
4. Zorg voor fallback naar Peppol, ook bij gebruik van alternatieve formaten
Andere formaten zijn enkel toegelaten bij onderling akkoord, maar je moet altijd kunnen terugvallen op Peppol. Dat vereist flexibiliteit in je systeemarchitectuur.
5. Plan nu al voor integratie met toekomstige digitale rapportering
De overheid positioneert Peppol ook als transmissiekanaal voor real-time btw-rapportering. Kies dus voor een oplossing die meegroeit.
Wat betekent dit voor ERP- en softwarepartners?
Softwareleveranciers spelen een sleutelrol:
1. Implementeer standaardondersteuning voor Peppol BIS (UBL)
Vanaf 2026 is dit geen nice-to-have meer. Zorg dat het facturatiegedeelte van je platform voldoet aan de Europese standaard.
2. Stem afrondingsregels af op de nieuwe norm
Laat gebruikers niet afronden per lijn als ze een e-factuur uitsturen via Peppol. Dit kan leiden tot boetes.
3. Voorzie validatie op verplichte velden
E-facturen mogen niet verstuurd worden met ontbrekende of fout gestructureerde informatie. Bouw automatische validatie in vóór verzending.
4. Informeer je klanten proactief over de nieuwe verplichtingen
Veel gebruikers zijn nog niet op de hoogte van wat er op hen afkomt. Transparantie is een meerwaarde.
5. Werk samen met een erkende Peppol Access Point provider (of word er zelf één)
Koppel je platform aan een betrouwbare provider, of bied een geïntegreerde end-to-end oplossing aan waarin Peppol standaard zit ingebouwd.
Lees meer: Het Peppol Access Point – Alles wat je moet weten
Conclusie: dit is geen toekomstmuziek meer
De inwerkingtreding is op 1 januari 2026. Dat lijkt nog even, maar in IT- en ERP-land is dat morgen. De combinatie van verplichting, controleerbaarheid én boetes maakt dat geen enkele partij dit kan negeren.
📩 Heb je vragen over hoe je dit best aanpakt? We bekijken het graag samen.
Download onze gratis e-invoicing whitepaper!
UITGELICHTE ARTIKELS
