Vanaf maart zal België de laatste stap zetten in de digitalisering van zijn overheidsdiensten. Bedrijven zijn sinds 1 mei 2023 verplicht om elektronisch te factureren voor nieuwe contracten boven €30.000,00 (excl BTW). Dit zal vanaf maart 2024 ook gelden voor nieuwe contracten vanaf €3.000,00 (excl BTW).
Deze wijziging markeert een significante verschuiving in de manier waarop zakelijke transacties met de overheid zullen afgehandeld worden. In deze artikel belichten we de voordelen van deze veranderingen en hoe je deze overgang als bedrijf soepel kan laten verlopen.
Achtergrond van de verplichte e-invoicing
Zoals daarnet reeds aangehaald zijn bedrijven verplicht bij bedragen boven €30.000,00 om e-facturen in te dienen bij de federale overheid. Deze drempel werd ingesteld om kleinere bedrijven te ontzien en hen de tijd te geven om zich aan te passen aan de nieuwe digitale normen.
Echter, met de voortschrijdende digitalisering van de samenleving en de toenemende efficiëntie van elektronische factureringssystemen, heeft de Belgische overheid besloten om dit bedrag te verlagen naar 3.000 euro.
Deze verandering is niet alleen bedoeld om de administratieve last voor de overheid te verminderen, maar ook om bedrijven aan te moedigen om efficiënter en milieuvriendelijker te opereren.
Staatssecretaris voor digitalisering, Mathieu Michel, benadrukt dat e-facturatie tal van voordelen biedt, met inbegrip van snelheid, kostenbesparing en een positieve impact op het milieu.
Voordelen van e-invoicing
- Tijdsbesparing
Een van de meest opvallende voordelen van e-facturering is de snelheid waarmee transacties kunnen worden verwerkt. In tegenstelling tot papieren facturen, worden e-facturen in enkele uren of zelfs minuten afgehandeld. Dit betekent dat bedrijven sneller toegang hebben tot hun geld, wat de cashflow verbetert en financiële planning vergemakkelijkt.
- Kostenbesparing
Elektronische facturatie biedt een aanzienlijke kostenbesparing voor zowel bedrijven als voor de overheid. Het elimineert de behoefte aan papier, postzegels en handmatige verwerking, waardoor de operationele kosten worden verlaagd. Bovendien vermindert het de kans op fouten en vertragingen die vaak gepaard gaan met handmatige facturatie.
- Nauwkeurigheid
E-factureringssystemen zijn nauwkeuriger dan handmatige processen. Ze verminderen de kans op menselijke fouten en stellen bedrijven in staat om gegevens efficiënter te beheren. Dit leidt tot een hogere mate van transparantie en betrouwbaarheid in financiële transacties.
- Begeleiding voor bedrijven
Het verlagen van de drempel voor verplichte e-facturering tot 3.000 euro is een belangrijke verandering die bedrijven van elke omvang zal beïnvloeden. De Belgische overheid begrijpt echter dat sommige bedrijven terughoudend zijn om deze nieuwe digitale normen te omarmen. Om deze reden heeft de FOD BOSA een begeleidingscel in het leven geroepen.
De begeleidingscel zal dienen als een bron van informatie en ondersteuning voor bedrijven die vragen hebben over e-factureratie en de implementatie ervan. Dit omvat het verstrekken van richtlijnen voor het opstellen en indienen van e-facturen, het aanbieden van training en opleiding en het verstrekken van technische ondersteuning dit met als doel bedrijven naadloos laten overschakelen naar elektronische factureringssystemen.
Een van de belangrijkste doelstellingen van de begeleidingscel is om kleinere bedrijven te helpen die mogelijk beperkte middelen en expertise hebben op het gebied van e-facturering. Door toegankelijke ondersteuning en educatieve middelen aan te bieden, hoopt de overheid dat deze bedrijven hun koudwatervrees kunnen overwinnen en de voordelen van e-facturering volledig kunnen benutten.
Staatssecretaris Mathieu Michel over e-invoicing
Staatssecretaris voor Digitalisering, Mathieu Michel, heeft herhaaldelijk benadrukt dat e-factureratie een positieve verandering is voor bedrijven en de samenleving als geheel. Hij wijst op de drie belangrijkste voordelen die e-facturatie met zich meebrengt: snelheid, kostenefficiëntie en milieuvriendelijkheid.
Michel legt uit dat snellere betalingen bedrijven in staat stellen om hun cashflow te verbeteren en financiële stabiliteit te bereiken. Dit is met name van belang voor kleinere bedrijven die afhankelijk zijn van tijdige betalingen om hun activiteiten draaiende te houden.
Daarnaast wijst Michel op de kostenbesparingen die voortvloeien uit e-facturatie. Het elimineren van papieren facturen en handmatige verwerking vermindert overheadkosten.
Ten slotte benadrukt Michel het belang van milieuvriendelijkheid en duurzaamheid. Door de overstap naar e-facturering kunnen bedrijven hun ecologische voetafdruk verminderen, wat overeenkomt met de groeiende maatschappelijke verantwoordelijkheid om duurzaam te handelen.
Conclusie
Overstappen naar e-invoicing voor 2024 is een slimme zet!
De verplichte overgang naar e-facturering voor overheidsopdrachten met een waarde van meer dan 3.000 euro markeert een belangrijke stap in de digitalisering van zakelijke transacties. Deze verandering belooft voordelen op het gebied van snelheid, kostenbesparing en milieuvriendelijkheid, die zowel de overheid als bedrijven ten goede zullen komen.
Om bedrijven te helpen bij deze overgang, heeft de Belgische overheid een begeleidingscel opgericht die ondersteuning en educatie biedt aan bedrijven van alle groottes. Het is de hoop van de overheid dat deze maatregelen bedrijven in staat zullen stellen om e-facturering volledig te omarmen en te profiteren van de kansen die het biedt.
Als staatssecretaris Mathieu Michel benadrukt, is e-facturering de toekomst van zakelijke transacties en zal het bedrijven helpen om efficiënter, kostenefficiënter en milieuvriendelijker te opereren. Het is een evolutionaire stap die de Belgische zakelijke wereld zal helpen om te gedijen in het digitale tijdperk.
Geen idee hoe je moet overstappen op e-invoicing? Druk dan op onderstaande knop.
Uitgelichte blogposts
