In dit digitale tijdperk lijkt het versturen van een factuur via e-mail met een bijgevoegd PDF-bestand misschien een snelle oplossing. Maar wist je dat dit vaak niet voldoet aan de wettelijke vereisten voor digitale facturatie? Laten we eens dieper ingaan op waarom een e-mail met PDF vaak niet aan de wetgeving voldoet en waarom een e-invoice een veel betere optie is.
Wat is een e-factuur of e-invoice?
Een e-factuur is een gestructureerd elektronisch bestand in een XML-formaat (Extensible Markup Language). Dit bestand volgt een universele structuur, de UBL of Universal Business Language, waardoor alle e-facturen volautomatisch kunnen worden verwerkt in softwarepakketten.
Het versturen van deze XML- of UBL-bestanden gebeurt idealiter via het Peppol-netwerk, dat sterk beveiligd is. Kortom, een factuur is pas een e-factuur als de verwerking volledig automatisch verloopt.
Een e-mail met PDF valt onder de noemer digitale facturatie. Het verschil met e-invoicing is dat digitale facturatie niet volledig geautomatiseerd is.
Lees meer: wat is het verschil tussen digitale facturatie en e-invoicing?
Waarom voldoet een PDF vaak niet aan de wetgeving?
Een van de belangrijkste aspecten van een factuur is de authenticiteit en integriteit ervan. Bij een e-mail met PDF is het moeilijk om de authenticiteit van de afzender te verifiëren en te garanderen.
Hoe weet je bijvoorbeeld wie er achter het e-mailadres ikeetgraagchoco@gmail.com zit? En hoe bewijs je dat de inhoud van het PDF-bestand niet is gewijzigd na verzending? Dit kan leiden tot juridische complicaties en problemen bij het bewijzen van de geldigheid van de factuur.
De enige manier om een wettelijke e-mail met PDF te versturen, is als deze digitaal ondertekend en verzegeld is. Uit ervaring weten we dat dit meestal niet het geval is.
Bij een e-factuur of e-invoice is de authenticiteit en integriteit van de factuur wel bewezen. De e-invoice wordt verstuurd via een beveiligd netwerk, in België het Peppol-netwerk.
Om toegang te krijgen tot dat netwerk moet de ontvanger zich verifiëren en daardoor is de authenticiteit van de ontvanger bevestigd. Wanneer de inhoud van de e-factuur na het verzenden is gewijzigd, is dit altijd zichtbaar. Hierdoor weet je dat de integriteit is aangetast en kun je actie ondernemen.
Een e-mail met PDF is niet veilig
Een ander belangrijk aspect van digitale facturatie is de veiligheid van de gegevens. Bij het gebruik van een e-mail met een PDF-bijlage zijn de gegevens mogelijk niet voldoende beschermd.
QR-codes, die vaak worden gebruikt om snel toegang te krijgen tot factuurinformatie, kunnen bijvoorbeeld gemakkelijk worden gewijzigd of gemanipuleerd als ze worden verzonden als onderdeel van een PDF-bestand via e-mail.
Dit kan leiden tot risico’s zoals identiteitsdiefstal, fraude en ongeautoriseerde toegang tot gevoelige financiële gegevens. Als je als verzender je factuur niet digitaal ondertekent en verzegelt, ben je zelf aansprakelijk. Dat kan je al gauw duizenden euro’s kosten.
In tegenstelling hiermee zijn e-invoices of e-facturen vaak voorzien van geavanceerde beveiligingsmaatregelen, zoals digitale handtekeningen en versleuteling.
Ze worden verstuurd via het beveiligde Peppol-netwerk, waar hackers ze niet kunnen onderscheppen. Hierdoor is de integriteit en vertrouwelijkheid van de gegevens gewaarborgd. Dit verhoogt niet alleen de veiligheid van de factuur, maar ook het vertrouwen van alle betrokken partijen in het factureringsproces.
De voordelen van een e-factuur
Veel mensen denken dat het versturen van een factuur via e-mail gratis is. Echter, wanneer we rekening houden met de verwerking van die factuur, dan zien we dat een e-mail duurder is dan een e-invoice.
Bij een e-mail moet je herkenningssoftware gebruiken en zelf de gegevens controleren, bevestigen of aanvullen. Dit betekent dat er nog veel werk en tijd verloren gaat hieraan, en time is money.
Bovendien is het zowel duurder voor de verzender, alsook voor de ontvanger van de factuur. Vaak worden e-mails nog afgedrukt, waardoor de kosten verder oplopen. Als we het totaalplaatje bekijken, zien we dat een e-invoice de goedkoopste manier is om een factuur te versturen.
Vanaf 1 januari 2026 is een e-mail met PDF niet wettelijk
Wat vaststaat, is dat facturen versturen via een e-mail binnenkort verboden is. Minister Van Peteghem heeft onlangs e-invoicing verplicht gesteld in de B2B-sector vanaf 1 januari 2026. Deze verplichting komt voornamelijk voort uit de noodzaak om de strijd tegen btw-fraude aan te gaan.
Het verzenden van facturen naar de overheid is al verplicht sinds 1 maart 2024. Daarom raden we bedrijven aan om de overstap naar e-invoicing niet uit te stellen.
Wanneer iedereen op hetzelfde moment overschakelt, zal de implementatietijd van elektronische facturatie veel hoger zijn. Dat kan betekenen dat je niet op tijd klaar bent voor de nieuwe wetgeving en dat bedrijven kunnen weigeren om je factuur te betalen.
Conclusie
Hoewel het versturen van een factuur via e-mail met PDF misschien snel en gemakkelijk lijkt, voldoet dit niet altijd aan de wettelijke vereisten en kan het leiden tot problemen op het gebied van authenticiteit, integriteit en efficiëntie.
Voor bedrijven die willen voldoen aan de moderne factureringswetten en streven naar automatisering en efficiëntie, is het gebruik van e-invoices de beste oplossing. Naast de voordelen van e-invoicing, is het binnenkort verplicht. Daarom raden we bedrijven aan om snel de overstap te maken.
Heb je vragen over e-invoicing? Neem contact met ons op en we helpen je graag verder. Als Nymus niet de juiste oplossing is voor jouw behoeften, zullen we dit ook eerlijk aangeven.
UITGELICHTE ARTIKELS
