In de wereld van e-invoicing is er veel verandering op komst. Peppol zal in 2026 een prominente rol spelen in de manier waarop bedrijven hun facturen elektronisch versturen en ontvangen. Het is van groot belang om je als bedrijf voor te bereiden op deze veranderingen om tijdig aan de nieuwe regelgeving te voldoen. Zo kan je optimaal profiteren van de voordelen van Peppol. In dit blogartikel gaan we dieper in op de Peppol 2026-regelgeving en wat dit betekent voor bedrijven zoals die van jou.
Wat kan je lezen op deze pagina?
Wat is Peppol?
Peppol is een internationaal netwerk voor de elektronische uitwisseling van documenten, met name facturen en creditnota’s. In de toekomst zullen ook andere documenten via Peppol worden uitgewisseld, zoals bestellingen, leveringsbevestigingen, betalingsaanvragen en IMR’s. Het is een open standaard die is ontworpen om de communicatie tussen bedrijven en overheidsinstanties te vergemakkelijken. Peppol maakt het mogelijk om e-facturen en andere zakelijke documenten wereldwijd op een gestandaardiseerde manier te versturen en te ontvangen. Dit vermindert de administratieve last, verhoogt de efficiëntie en minimaliseert de kans op fouten.
Peppol 2026: wat verandert er?
In 2026 zal e-invoicing in veel Europese landen de standaard worden, en bedrijven zullen verplicht zijn om facturen via het Peppol-netwerk te versturen en te ontvangen. De Europese Commissie heeft in het kader van de ViDA-wetgeving (VAT in the Digital Age) aangegeven dat Peppol de voorkeur heeft als de gestandaardiseerde infrastructuur voor e-invoicing, wat een cruciale rol speelt in de bredere digitalisering van belastingrapportage in Europa. Niet elk Europees land kiest echter voor Peppol, aangezien sommige landen mogelijk andere systemen of netwerken kunnen implementeren voor e-invoicing.
Belangrijke wijzigingen in de regelgeving voor 2026:
- Verplichte Peppol-registratie: vanaf 2026 wordt elektronische facturatie via het Peppol-netwerk verplicht voor alle transacties tussen twee btw-plichtige ondernemingen in België (B2B). Dit betekent dat bedrijven hun facturen elektronisch zullen moeten uitwisselen via het gestandaardiseerde Peppol-netwerk. De verplichting voor facturatie aan overheden (B2G) is reeds sinds maart 2024 van kracht.
- Integratie van Peppol in nationale systemen: België heeft zijn nationale e-invoicing infrastructuur al afgestemd op het Peppol-netwerk. Dit betekent dat bedrijven die al actief zijn binnen dit systeem goed voorbereid zijn op de nieuwe regelgeving. Ondernemingen die nog geen gebruikmaken van Peppol doen er goed aan zich tijdig voor te bereiden om compliant te zijn tegen 2026.
- Standaardisatie van factuurformaten: Peppol zorgt voor de standaardisatie van het formaat van elektronische facturen zodat alle betrokken partijen de factuurdata automatisch kunnen verwerken. Dit biedt voordelen voor zowel bedrijven als overheden, zoals snellere verwerking en goedkopere administratieve kosten. Peppol zorgt ervoor dat de factuurgegevens altijd in een gestructureerd (UBL-)formaat worden verzonden, wat de verwerking vergemakkelijkt.
- Veiligheid en privacy: Peppol heeft strikte eisen op het gebied van veiligheid en privacy waardoor bedrijven zich geen zorgen hoeven te maken over de integriteit van de gegevens die via het netwerk worden verstuurd. Dit draagt bij aan het vertrouwen in e-invoicing, omdat er een robuuste infrastructuur bestaat om de veiligheid van alle transacties te waarborgen.
Hoe bereid je je voor op Peppol 2026?
Voor bedrijven die nog niet met Peppol werken, is het van belang om de juiste voorbereidingen te treffen. Hier zijn enkele stappen die je kunt nemen om je organisatie klaar te maken voor de veranderingen die er in 2026 komen:
- Informeer je team: zorg ervoor dat de verantwoordelijke personen binnen je organisatie op de hoogte zijn van de veranderingen in de regelgeving rond Peppol. Dit helpt om verwarring te voorkomen en maakt het makkelijker om over te schakelen naar het nieuwe systeem.
- Kies een Peppol Access Point dat past bij jouw noden: een Peppol Access Point biedt toegang tot het Peppol-netwerk voor het verzenden en ontvangen van e-invoices. Het is belangrijk om een betrouwbare partner te kiezen die voldoet aan de behoeften van jouw bedrijf. Doe daarom grondig onderzoek naar de verschillende aanbieders en kies een Access Point dat naadloos integreert met je bedrijfssoftware en de nodige ondersteuning biedt. Zo vermijd je technische uitdagingen en zorg je voor een efficiënte en veilige e-invoicing oplossing.
- Zorg voor het juiste facturatiesysteem: veel bedrijven zullen hun bestaande facturatiesystemen moeten aanpassen om aan de nieuwe e-invoicing verplichtingen te voldoen. Dit kan betekenen dat je moet upgraden naar een facturatiesysteem dat het Peppol-formaat ondersteunt, of dat je nieuwe systemen moet implementeren voor communicatie met het Peppol-netwerk.
- Testen van het Peppol-systeem: begin op tijd met je e-invoicing project om geleidelijk aan vertrouwd te geraken met Peppol. Dit geeft je de ruimte om je facturatieprocessen aan te passen en eventuele fouten tijdig op te sporen en te corrigeren. Door stapsgewijs over te schakelen, zorg je voor een soepele integratie en vermijd je last minute problemen bij de volledige overstap naar het Peppol-netwerk.
- Volg de ontwikkelingen: de regelgeving rondom Peppol 2026 is niet vaststaand en kan in de toekomst veranderen. Houd de laatste wijzigingen in de wetgeving en technische standaarden in de gaten zodat je bedrijf altijd up-to-date blijft. Kies dus voor een Access Point dat je informeert bij eventuele wijzigingen.
Kosten en ROI van Peppol
Peppol biedt niet alleen voordelen op het gebied van compliance en efficiëntie, maar kan ook aanzienlijke kostenbesparingen opleveren. De overgang naar e-invoicing via Peppol helpt bedrijven om hun administratieve processen te optimaliseren en tegelijkertijd de operationele kosten te verlagen.
- Kostenbesparing: door e-invoicing via Peppol vervalt de noodzaak voor handmatige verwerking van papieren facturen of emails, wat resulteert in lagere administratieve kosten.
- Besparingen op administratie: door gestandaardiseerde e-invoices te gebruiken, worden factuurfouten verminderd, wat bedrijven tijd en middelen bespaart die anders besteed zouden worden aan het corrigeren van fouten en het opvolgen van betalingen.
- ROI: de ROI wordt vooral merkbaar op langere termijn doordat het de efficiëntie verhoogt, administratieve kosten verlaagt en de kans op fouten verkleint.
Hoe omgaan met leveranciers en klanten die nog niet Peppol-ready zijn?
Het is belangrijk om leveranciers en klanten bewust te maken van de verplichtingen rond Peppol en hen te helpen met de implementatie ervan. Dit kan door hen te ondersteunen bij hun softwarekeuze of door te helpen bij de integratie met Peppol Access Points.
Leveranciers die niet voldoen aan de Peppol-regelgeving riskeren vertragingen in betalingen of zelfs sancties. Het is daarom essentieel voor bedrijven om tijdig de overstap naar Peppol te maken.
De voordelen van Peppol voor bedrijven
Naast het voldoen aan de wettelijke verplichtingen biedt Peppol tal van voordelen voor bedrijven:
- Kostenbesparing: door e-invoicing via Peppol vervalt de noodzaak voor handmatige verwerking van papieren facturen en PFD-facturen, wat resulteert in lagere administratieve kosten.
- Snellere betalingen: Peppol maakt het makkelijker om facturen sneller te verwerken, wat kan bijdragen aan snellere betalingen van klanten en leveranciers.
- Minder fouten: doordat facturen in een gestandaardiseerd formaat worden verzonden, worden invoerfouten sterk verminderd, wat het betalingsproces efficiënter maakt.
- Toegankelijkheid: Peppol maakt het voor bedrijven eenvoudiger om elektronische facturen uit te wisselen. Belgische bedrijven met een btw-nummer moeten Peppol-facturen naar elkaar versturen, wat zorgt voor een gestroomlijnd en efficiënt facturatieproces.
Conclusie
Peppol 2026 brengt een belangrijke verandering in de wereld van e-invoicing, waarbij bedrijven verplicht worden om over te schakelen op gestandaardiseerde elektronische facturatie via het Peppol-netwerk. Deze overgang biedt bedrijven de kans om kosten te besparen, administratieve processen te versnellen en fouten te verminderen. Door nu de juiste stappen te zetten en je organisatie voor te bereiden, kun je ervoor zorgen dat je voldoet aan de regelgeving en optimaal profiteert van de voordelen die Peppol biedt.
Ben je op zoek naar hulp om je bedrijf klaar te maken voor Peppol 2026? Nymus biedt advies, implementatie en integratie van Peppol naar jouw systemen, zodat jij je kunt focussen op wat echt belangrijk is: facturen correct versturen en betaald krijgen. Neem contact met ons op voor meer informatie!
E-invoicing zonder problemen?
UITGELICHTE ARTIKELS
