De wetgeving omtrent e-facturatie in Duitsland is de afgelopen jaren sterk gewijzigd. Alle Duitse bedrijven moeten in staat zijn om e-facturen te ontvangen. De regels voor handel met Duitse overheidsinstanties zijn wat ingewikkelder.
Ontdek hier alle info over e-facturatie of e-invoicing Duitsland.
E-facturatie voor Duitse bedrijven (B2B)
Hoe verloopt de uitrol van e-facturatie in Duitsland?
- Vanaf 1 januari 2025 moeten alle bedrijven in Duitsland in staat zijn om elektronische facturen te ontvangen die voldoen aan de EN 16931-norm.
- Verzenden van e-facturen wordt gefaseerd verplicht:
- 1 januari 2027: Grote en middelgrote Duitse bedrijven (met een omzet van meer dan 800.000 €) moeten e-facturen verzenden.
- 1 januari 2028: Alle Duitse bedrijven moeten e-facturen verzenden.
Netwerken en formaten
- Bedrijven kunnen kiezen voor ZUGFeRD, XRechnung, of Peppol BIS 3.0, die allemaal voldoen aan de EN 16931-norm.
- Andere EDI-formaten kunnen ook worden gebruikt, zolang de factuurinformatie later kan worden geëxtraheerd volgens de EN 16931-norm.
- Het belangrijkste punt is dat de factuurinhoud moet voldoen aan de Europese norm EN 16931, die de structuur van de factuur regelt.
Wat is ZUGFeRD?
Wat is het? ZUGFeRD is een hybride formaat dat zowel een PDF als een XML-bestand bevat. De PDF is leesbaar voor mensen, terwijl de XML gestructureerde gegevens bevat die door computers kunnen worden verwerkt.
Wanneer te gebruiken? ZUGFeRD wordt vaak gebruikt voor B2B-transacties, vooral wanneer de factuur zowel menselijk leesbaar als machineleesbaar moet zijn. Het is een goede keuze voor bedrijven die zowel handmatige als geautomatiseerde processen willen combineren.
Gebruik in Duitsland: ZUGFeRD wordt veel gebruikt voor facturatie tussen bedrijven in Duitsland, omdat het compatibel is met de nationale normen en ook de EN 16931-norm ondersteunt.
Wat is XRechnung?
Wat is het? XRechnung is een XML-gebaseerd formaat dat specifiek is ontwikkeld voor elektronische facturatie naar de Duitse overheid. Het is volledig gestructureerd en bevat alle verplichte gegevens die de Duitse overheid vereist.
Wanneer te gebruiken? XRechnung is aangeraden voor alle facturen die naar de Duitse overheid worden gestuurd. Het is dus de juiste keuze voor B2G-transacties (Business to Government).
Gebruik in Duitsland: XRechnung is het standaardformaat voor facturatie naar de Duitse overheid sinds november 2020 en wordt ook steeds meer gebruikt in de privé-sector, vooral wanneer bedrijven zaken doen met de overheid.
Wat is Peppol BIS 3.0?
Wat is het? Peppol BIS 3.0 is een open standaard die is gebaseerd op de UBL (Universal Business Language) en CII (Cross Industry Invoice) XML-formaten. Het is een gestandaardiseerd formaat dat door veel Europese landen wordt ondersteund en via het Peppol-netwerk kan worden verzonden.
Wanneer te gebruiken? Peppol BIS 3.0 is geschikt voor bedrijven die internationaal zaken doen, vooral als ze gebruik willen maken van het Peppol-netwerk voor veilige en gestandaardiseerde facturatie.
Gebruik in Duitsland: Peppol BIS 3.0 is een van de formaten die door de Duitse overheid wordt geaccepteerd voor B2G-transacties, en het wordt ook steeds vaker gebruikt in B2B-transacties, vooral voor internationale handel.
Wanneer kies je welk formaat?
- XRechnung: Aangeraden voor B2G in Duitsland, kan ook voor B2B worden gebruikt.
- ZUGFeRD: Geschikt voor B2B in Duitsland, vooral als een hybride oplossing gewenst is.
- Peppol BIS 3.0: Geschikt voor zowel B2B als B2G, vooral voor internationale transacties en bedrijven die het Peppol-netwerk gebruiken.
E-facturatie voor de Duitse overheid (B2G)
Het versturen van elektronische facturen naar overheidsinstanties (B2G e-facturatie) in Duitsland is complex omdat de regels per deelstaat verschillen. Hier is een overzicht van wat je moet weten.
Verplichtingen:
- Sinds november 2020 is het verplicht voor alle Duitse overheidsinstellingen om elektronische facturen te accepteren. Dit geldt voor federale, staats- en lokale overheden.
- Er zijn verschillende formaten toegestaan, zoals XRechnung, ZUGFeRD, en Peppol. Deze formaten zijn allemaal compliant met de Europese norm EN 16931.
- Afhankelijk van de overheidseenheid kan het zelfs verplicht zijn om elektronische facturen te sturen.
Overzicht van verplichtingen per niveau:
- Federale overheden:
- Verplicht om e-facturen te accepteren via specifieke portals (bijvoorbeeld ZRE voor federale administraties met een Leitweg-ID beginnend met 991).
- Staten:
- Alle Duitse deelstaten moeten in staat zijn om elektronische facturen te ontvangen. De verplichtingen verschillen per deelstaat:
- Verplichting: In de deelstaten Bremen, Baden-Württemberg, Hamburg, Hessen, Mecklenburg-Vorpommern en Saarland is het versturen van e-facturen al verplicht.
- Aankomende verplichtingen: In Rheinland-Pfalz wordt e-facturatie verplicht vanaf 1 april 2025.
- Optioneel: In de andere deelstaten is het versturen van e-facturen momenteel mogelijk, maar niet verplicht.
- Lokale administraties (gemeenten) kunnen ook e-facturen accepteren, maar dit is vaak optioneel.
- Alle Duitse deelstaten moeten in staat zijn om elektronische facturen te ontvangen. De verplichtingen verschillen per deelstaat:
Wat is een Leitweg-ID?
Elke factuur naar een overheidsinstantie moet een Leitweg-ID bevatten, die wordt gebruikt om de factuur naar de juiste instantie te sturen. Dit is een unieke identifier voor de ontvangende instantie.
Archivering
Alle e-facturen moeten 10 jaar worden gearchiveerd.
Via welk netwerk?
In Duitsland zijn er meerdere mogelijkheden om e-facturen te versturen. De toegestane platformen zijn XRechnung, ZUGFeRD of Peppol.
Alle B2G facturen moeten een Leitweg-ID bevatten. Dat is een officieel identificatienummer voor Duitse overheidsinstanties.
Hoe verstuur ik als Belgisch bedrijf een factuur naar Duitsland?
Wanneer je als Belgisch bedrijf zaken doet met een Duits bedrijf, moet je factureren volgens de Belgische regels. In België is het Peppol-netwerk de standaard.
Om e-facturen te versturen, moet je je registreren via een gecertificeerd Peppol Access Point zoals Nymus. Zowel eenmanszaken, als multinationals kunnen gebruik maken van het Peppol-netwerk. De keuze van een Peppol Access Point is niet onbelangrijk en hangt sterk af van jouw bedrijfsbehoeftes. Kies je voor een Peppol knop in je ERP- of facturatiepakket, of kies je voor een e-serviceprovider die je volledig ontzorgt?
Waarom kiezen voor Peppol met Nymus?
Wanneer je kiest voor Peppol met Nymus, ontzorgen we jou volledig. We zijn geen standaard Peppol Access Point maar een totaaloplossing voor je facturatieproces. Ons doel is om Peppol naadloos te integreren in je volledige proces.
Onze klanten hoeven niet wakker te liggen over hun facturatieproces want wij beschikken over alle kennis en middelen om het voor jou te doen. Dit zijn de factoren die ons onderscheiden van andere oplossingen.
- We zorgen ervoor dat je zonder veel interne wijzigingen aan alle regels voldoet.
- We denken mee met jou om een oplossing te bieden voor je huidige problemen.
- We ontzorgen jou volledig. Je hoeft niet wakker te liggen van alle veranderingen in technologie, wetgeving en fiscale of financiële verplichtingen.
- Dankzij onze innovatieve ingesteldheid zijn we mee met de AI en blockchain ontwikkelingen. Hierdoor staat onze technologie op punt.
- Bij Nymus staat een persoonlijke aanpak centraal. We zijn snel bereikbaar, spelen kort op de bal en kennen de organisatie van onze klanten.
Nymus staat voor jou klaar
Heb je nog vragen of hulp nodig? Geen zorgen, we beschikken over een sterk support-team. We begeleiden je door de transitie en helpen waar nodig.
UITGELICHTE ARTIKELS
