Vanaf 1 januari 2026 wordt e-invoicing verplicht voor bedrijven in België. Dit betekent dat je vanaf die datum gestructureerde elektronische facturen moet versturen, wat het facturatieproces een stuk efficiënter maakt. De overheid heeft deze stap gezet om btw-fraude te verminderen en het hele proces eenvoudiger te maken. Voor veel bedrijven betekent dit een verandering in de manier van facturen uitwisselen. Benieuwd wat de wet precies inhoudt en hoe je de overstap makkelijk maakt? Lees snel verder!
Wat kan je lezen op deze pagina?
Wat is e-invoicing?
E-invoicing, oftewel elektronische facturatie, is dé manier om facturen slimmer en sneller te versturen en ontvangen. Vergeet papieren facturen en ongestructureerde e-mails: met gestandaardiseerde formaten zoals UBL (Universal Business Language) wissel je gegevens veilig en moeiteloos uit tussen systemen.
De Europese Unie heeft met de ViDA-richtlijn (VAT in the Digital Age) een duidelijke stap gezet naar de toekomst. Tegen 2030 wordt e-invoicing verplicht in alle lidstaten. Waarom? Om btw-aangiftes te moderniseren en eenvoudiger te maken. Dit betekent minder gedoe, minder fouten en meer tijd om je te focussen op wat écht belangrijk is: je bedrijf laten groeien.
Elektronische facturen: snel, slim en foutloos
Elektronische facturen, of e-facturen, zijn veel meer dan alleen een digitale versie van papieren facturen. Ze zijn gestructureerde gegevensbestanden, zoals UBL, die het mogelijk maken om facturen automatisch te verwerken. Dit maakt het facturatieproces niet alleen sneller, maar ook veel nauwkeuriger.
Door over te stappen op e-invoicing kunnen bedrijven hun administratieve processen vereenvoudigen, wat resulteert in minder handmatige invoer en dus minder kans op fouten. Het geautomatiseerde systeem zorgt ervoor dat je facturen in een mum van tijd correct worden verwerkt en gecontroleerd. Dit betekent minder gedoe met papierwerk en meer efficiëntie in je dagelijkse werkzaamheden. En met de toekomstige verplichting van e-invoicing in de EU, is dit de perfecte tijd om je bedrijf klaar te maken voor de toekomst.
Waarom wordt elektronische facturatie verplicht?
De Belgische overheid schat dat jaarlijks zo’n 11 miljard euro aan btw-inkomsten verloren gaat door btw-fraude. Dit maakt België één van de slechtste leerlingen van de klas. Het is dan ook niet verwonderlijk dat de overheid naar een oplossing heeft gezocht: e-invoicing, oftewel elektronische facturatie.
Met de groeiende verplichtingen voor bedrijven en overheden om e-facturatie te implementeren, wordt de druk steeds groter. Vanaf 2026 zijn alle belastingplichtige bedrijven in België verplicht om B2B facturen elektronisch te versturen en te ontvangen. Sinds maart 2024 geldt dit al voor facturen naar overheidsinstanties. Een e-factuur wordt in dit geval verstuurd als een UBL-bestand via een beveiligd netwerk.
“Weeral een nieuwe wet voor bedrijven“, hoor ik je misschien denken. Klopt, maar deze wet biedt ook veel voordelen als je het goed aanpakt. Het uitwisselen van facturen tussen bedrijven wordt hierdoor gestandaardiseerd, geautomatiseerd en vooral veiliger. Elektronisch factureren bespaart bedrijven niet alleen tijd, maar ook geld, door de verhoogde efficiëntie en de kostenbesparing die het met zich meebrengt.
Wie is verplicht om e-invoicing te gebruiken?
Vanaf 1 januari 2026 is het dus zover: alle Belgische btw-plichtige bedrijven moeten e-invoicing gebruiken voor hun uitgaande facturen naar andere bedrijven. Dit geldt voor alle B2B-handelingen, maar niet voor leveringen aan particulieren voor privégebruik (B2C). En ja, er zijn wat uitzonderingen voor bedrijven in bepaalde sectoren of die al gebruik maken van een ander systeem, zoals EDI.
Het is belangrijk om je als bedrijf goed voor te bereiden, zodat je niet voor verrassingen komt te staan. Door nu al in actie te komen, maak je de overgang naar e-invoicing een stuk makkelijker en kun je meteen profiteren van de voordelen: minder administratieve rompslomp, snellere verwerking en minder kans op fouten. Zorg ervoor dat je klaar bent voor de nieuwe regels, zodat je met een gerust hart kunt blijven factureren.
Wat moet je doen als Belgische btw-plichtige onderneming?
Stap 1: Sluit je aan bij het Peppol-netwerk
Vanaf 2026 moet je toegang hebben tot het Peppol-netwerk om te voldoen aan de Belgische wetgeving. Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) is een veilig, internationaal netwerk waarmee je elektronische documenten zoals facturen kunt uitwisselen. De federale overheid speelt een belangrijke rol in de uitrol van dit netwerk.
Om het Peppol-netwerk te gebruiken, heb je een Peppol Access Point nodig. Er zijn al heel wat Access Points, dus het is slim om goed te onderzoeken welke oplossing het beste past bij jouw bedrijf. Denk hierbij aan zaken zoals ondersteuning, betrouwbaarheid en integratiemogelijkheden.
Stap 2: Maak facturen in UBL-formaat
Via het Peppol-netwerk worden facturen verstuurd in het UBL-formaat (Universal Business Language). Dit formaat zorgt ervoor dat gegevens tussen systemen gestandaardiseerd en gestructureerd worden uitgewisseld. Het is alsof al je facturen dezelfde taal spreken, zodat computers ze makkelijk kunnen begrijpen.
Om je facturen om te zetten naar UBL, kun je gebruik maken van een e-serviceprovider of een ERP-systeem. Als je een technisch sterk IT-team hebt, kunnen zij dit eventueel ook zelf bouwen.
En wat is nu het verschil tussen XML en UBL? Zie het zo: XML is het alfabet en UBL is de taal die gebruik maakt van dat alfabet. XML biedt de basisstructuur, terwijl UBL de specifieke regels geeft voor het maken van een e-invoice.
België heeft een eigen UBL-standaard opgesteld, zodat iedereen op dezelfde manier werkt. Dit maakt het makkelijker om je facturatieproces te automatiseren en te standaardiseren.
Waarom zou je nu overstappen?
We snappen het: verandering kan lastig zijn. Maar geloof ons, je gaat blij zijn dat je af bent van e-mails met PDF-bijlagen. Elektronisch factureren via UBL is sneller, veiliger en zorgt voor minder fouten. Bovendien zijn er fiscale maatregelen die bedrijven ondersteunen bij de technische aanpassingen.
Kortom: begin op tijd, kies de juiste tools en maak je klaar voor een efficiëntere manier van werken!
Hoe helpt Nymus jou?
Wanneer je kiest om over te stappen op e-invoicing met Nymus, ontzorgen we jou volledig. We zijn niet zomaar een Peppol Access Point, wij gaan dat stapje verder.
Ons team ontwikkelde een eigen platform waarbij we de factuur verwerken en verzenden (via brief, e-mail, EDI en Peppol). 100% rechtsgeldig en in het gewenste formaat. Integreerbaar op alle boekhoudsystemen en ERP-pakketten, zowel nationaal als internationaal. Het enige wat we van jou nodig hebben is een UBL/XML-bestand of PDF-formaat.
Met Nymus maak je je volledig facturatieproces sneller en efficiënter. Onze klanten worden gemiddeld 8 dagen sneller betaald en boeken 20% tijdwinst op administratie.
Wat onderscheidt ons van andere oplossingen
Al 12 jaar zijn we experts in het optimaliseren van het facturatieproces. In die 12 jaar hebben we nog nooit een klant verloren, en daar zijn we heel trots op. Onze klanten hoeven niet wakker te liggen over hun facturatieproces want wij beschikken over alle kennis en middelen om het voor jou te doen. Dit zijn de factoren die ons onderscheiden van andere oplossingen:
- We zorgen ervoor dat je zonder veel interne wijzigingen aan de nieuwe e-invoicing regels voldoet.
- We denken mee met jou om een oplossing te bieden voor je huidige problemen.
- We ontzorgen jou volledig. Je hoeft niet wakker te liggen van alle veranderingen in technologie, wetgeving en fiscale of financiële verplichtingen.
- Dankzij onze innovatieve ingesteldheid zijn we mee met de AI en blockchain ontwikkelingen. Hierdoor staat onze technologie op punt.
- Bij Nymus staat een persoonlijke aanpak centraal. We zijn snel bereikbaar, spelen kort op de bal en kennen de organisatie van onze klanten.
Nymus staat voor jou klaar
Heb je nog vragen of hulp nodig? Geen zorgen, we beschikken over een sterk support-team. We begeleiden je door de transitie en helpen waar nodig.
E-invoicing zonder problemen?
UITGELICHTE ARTIKELS
